Ведение бумажной трудовой книжки по‑прежнему остаётся обязательным, несмотря на переход большинства кадровых процедур в электронный формат. Правильное заполнение этого документа регламентируется нормативно‑правовыми актами, а именно – подпунктом 25) статьи 16 Трудового кодекса Республики Казахстан от 23 ноября 2015 года и Приказом Минфина от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек». Ниже представлена пошаговая инструкция, которая поможет вам правильно оформить запись в трудовой книжке.
Нормативно‑правовая база
- Пункт 25) ст. 16 ТК РК – основание для оформления трудовых книжек.
- Приказ Минфина РК № 320н от – устанавливает форму и правила ведения.
- Квалификационный справочник должностей (приказ Министра труда № 273‑п от ) – определяет, какие сведения требуются о работнике.
- Постановление Правительства РК № 225 «О трудовых книжках» – порядок заполнения, вкладышей и дубликатов.
Кому и когда заполняется первая страница?
Для лиц, впервые поступивших на работу, трудовая книжка в бумажном виде не заполняется (п. 8 ст. 2 Федерального закона от № 439‑ФЗ). Первая страница (титульный лист) заполняется только при выдаче дубликата или вкладыша в уже существующую книжку.
Что указывается на титульном листе?
- ФИО работника.
- Дата рождения.
- Образование.
- Специальность и квалификация.
Основные требования к заполнению
При заполнении любой записи в книжке следует соблюдать следующие правила:
- Печать не должна закрывать подпись владельца и подпись лица, оформившего запись.
- Записи делаются в разделе «Відомості про роботу» (информация о работе).
- Для новых форм, введённых с и полностью переходящих на новые бланки с 2023 года, следует использовать актуальный образец.
- Все сведения должны быть чёткими, без сокращений и исправлений (если допущена ошибка – делается зачеркивание и подпись уточняющего лица).
Пошаговая инструкция по оформлению записи
Подготовка документа
Убедитесь, что используете актуальный бланк (с 2023 г. – новый образец).
Проверьте, что на листе нет пятен, замятинаний и закрывающих печать.
Заполнение раздела «Відомості про роботу»
Для работников, которые трудоустраиваются впервые, есть особенности:
- Указываются только сведения, предусмотренные Квалификационным справочником.
- Записываются дата начала работы, место работы, должность, тарифная ставка/оклад.
- Если работник уже имеет прежний стаж, необходимо указать его в соответствующем поле (это важно для последующего оформления записи об увольнении).
Оформление записи об увольнении
Запись об увольнении вносится в том же разделе, когда Employment contract прекращается. Требования:
- Указываются дата увольнения, причина (по соглашению сторон, по инициативе работника, по вине работодателя и т.д.).
- В конце записи ставится подпись работодателя и, при необходимости, подпись работника.
- Печать компании не должна закрывать подписи.
Частые ошибки и как их избежать
- Ошибка: заполнение полей «Квалификация» и «Специальность» одинаковыми данными.
Решение: указывайте точные наименования, соответствующие квалификационному справочнику. - Ошибка: отсутствие подписи при оформлении дубликата.
Решение: всегда ставьте подпись лица, которое оформляет документ. - Ошибка: заполнение даты в неверном формате (например, «»).
Решение: используйте формат «ДД.ММ.ГГГГ» или «».
Пример заполнения первой страницы (новый бланк 2023 г.)
Титульный лист ------------------------------------------------- ФИО: ИВАНОВ ИВАН ИВАНОВИЧ Дата рождения: Образование: Бакалавр, экономика Специальность: Экономист Квалификация: 03.01.01 – Экономист ------------------------------------------------- Место работы: ОАО «Компания» Должность: Бухгалтер Табельный номер: 00123 Дата начала работы: Зарплата: 120 000 руб. ------------------------------------------------- Подпись работодателя: ______________________ Подпись работника: ______________________
Правильное оформление записи в трудовой книжке – это гарантия того, что все кадровые события будут зафиксированы в соответствии с законодательством РК. Соблюдайте требования Приказа № 320н, учитывайте особенности заполнения для новых сотрудников и не забывайте о подписях и правильном оформлении дат. Тщательное соблюдение этих правил избавит вашу организацию от возможных проблем при проверках и при оформлении трудовых споров.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы, рекомендуется обратиться к официальным консультациям экспертов или использовать готовые образцы заполнения, которые подготовлены в рамках Приказа Минтруда России от № 320н.