Вопрос выдачи трудовой книжки (или выписки из электронной трудовой книжки) при увольнении – один из самых часто задаваемых в практике кадрового делопроизводства. Ошибки в этом процессе могут привести к трудовым спорам, штрафам и даже к признанию увольнения недействительным. В статье подробно рассмотрим правовую основу, порядок действий работодателя и права работника.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие порядок увольнения и выдачу трудовой книжки:

• Статья 80 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) – увольнение по собственному желанию работника.
• Статья 84.1 ТК РФ – общий порядок оформления прекращения трудового договора.
• Статья 66.1 ТК РФ – обязанность работодателя предоставить сведения о трудовой деятельности.
• Постановления Правительства РФ о введении электронной трудовой книжки (ЭТК) и формы СТД‑Р.

Все эти нормы указывают, что день увольнения считается датой выдачи трудовой книжки (или выписки из ЭТК). Поэтому правильное оформление записи и своевременная выдача документа – обязательные условия законного прекращения трудовых отношений.

Статья 80 ТК РФ – увольнение по собственному желанию

Работник подаёт письменное заявление об увольнении. Работодатель обязан рассмотреть его в течение трёх рабочих дней и оформить приказ об увольнении. В последний рабочий день (день выдачи трудовой книжки) работник получает все необходимые документы.

Статья 84.1 ТК РФ – порядок оформления прекращения трудового договора

После подписания приказа работодатель обязан:

1. Внести запись об увольнении в трудовую книжку (или в ЭТК).
2. Выдать трудовую книжку (или выписку из ЭТК) в день увольнения.
3. Предоставить справки и расчётные документы в сроки, установленные законом.

Когда считается день увольнения?

Согласно практике и разъяснениям КонсультантПлюс, днём увольнения считается день выдачи трудовой книжки. Если трудовая книжка находится у работодателя, она должна быть передана работнику в тот же день, когда вступает в силу приказ об увольнении. При этом запись об увольнении в книге делается до её выдачи.

Обязанности работодателя по выдаче трудовой книжки

Работодатель обязан выполнить следующие действия:

• Подготовить запись об увольнении в трудовой книжке (или в ЭТК) с указанием:
  • Дата и номер приказа об увольнении;
  • Ф.И.О. работника;
  • Должность и основание увольнения;
  • Подпись ответственного лица и печать организации.
• Выдать трудовую книжку (или выписку из ЭТК) в тот же день, когда работник отрабатывает последний рабочий день.
• Если трудовая книжка находится у работодателя, обеспечить её передачу в руки работника без задержек.
• При невозможности выдать книгу в тот же день (например, её нет в наличии) предоставить сведения о трудовой деятельности в форме СТД‑Р не позднее трёх рабочих дней со дня обращения работника.

Порядок оформления записей в трудовой книжке

Бумажная трудовая книжка

Для традиционной (бумажной) книги запись вносится вручную. Примерный порядок:

1. Открыть страницу, где фиксируются сведения о трудовой деятельности.
2. Внести запись в раздел 1.1 «Трудовая деятельность»:
   • Дата начала работы;
   • Должность;
   • Основание (приказ №, дата).
3. В отдельной строке указать «Уволен(а)» с указанием даты увольнения и основания (по заявлению работника).
4. Подписать запись руководитель (или уполномоченное лицо) и поставить печать организации.
5. Выдать книгу работнику.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) и форма СТД‑Р

С 2025 года большинство организаций перешли на электронный формат. В этом случае:

• Запись вносится через специальную форму ЕФС‑1 (Единая форма сведений о трудовой деятельности).
• Сведения автоматически передаются в Социальный фонд РФ.
• Работнику предоставляется выписка из ЭТК (форма СТД‑Р) – документ, подтверждающий трудовую историю.
• Выдача выписки считается днём увольнения, если она передана работнику в последний рабочий день.

Факт выдачи СТД‑Р необязательно фиксировать в журнале учёта трудовых книжек, однако многие организации ведут отдельный журнал для контроля.

Сроки выдачи и возможные отклонения

Согласно ТК РФ и рекомендациям КонсультантПлюс:

• Трудовая книжка (или выписка из ЭТК) должна быть выдана в день увольнения.
• Если по объективным причинам (отсутствие книги, технические сбои) выдача невозможна, работодатель обязан предоставить сведения о трудовой деятельности в течение трёх рабочих дней после обращения работника.
• В случае задержки более чем на три дня работник имеет право обратиться в инспекцию труда или в суд.

Перечень документов, которые работник получает при увольнении

1. Приказ об увольнении (копия).
2. Трудовая книжка с записью об увольнении или выписка из ЭТК (форма СТД‑Р).
3. Справка 2‑НДФЛ.
4. Расчётный лист (выплата заработной платы, компенсаций, отпускных).
5. Справка о заработной плате за последний месяц.
6. При необходимости – справка о размере компенсации за неиспользованный отпуск.

Типичные ошибки работодателей и как их избежать

• Не выдана трудовая книжка в день увольнения. Решение: подготовить книгу заранее, вести её у себя в отделе кадров.
• Запись об увольнении внесена после выдачи книги. Решение: вносить запись до передачи книги работнику.
• Отсутствие подписи руководителя или печати. Решение: установить чёткую схему подписи и контроля в отделе кадров.
• Не оформлена форма СТД‑Р при отсутствии бумажной книги. Решение: иметь готовый шаблон формы и обучить персонал её заполнять.
• Задержка выплаты расчётных документов. Решение: автоматизировать расчётные листы и проводить выплаты в последний рабочий день.

Что делать, если работодатель не выдал трудовую книжку?

1. Обратиться к руководителю или в отдел кадров с требованием выдать книгу.
2. Если ответ не получен, написать официальное письмо‑претензию в адрес работодателя.
3. При отсутствии реакции – подать жалобу в Государственную инспекцию труда (ГИТ).
4. В случае игнорирования требований – обратиться в суд с иском о принудительном выдаче трудовой книжки и возмещении морального вреда.

Пример заполнения записи об увольнении в трудовой книжке (бумажный вариант)

После внесения записи книга передаётся работнику, а в журнале учёта фиксируется факт выдачи.

Выдача трудовой книжки (или выписки из ЭТК) при увольнении – обязательный элемент завершения трудовых отношений. Правильный порядок оформления записи, соблюдение сроков и наличие всех сопутствующих документов защищают интересы обеих сторон и позволяют избежать трудовых споров.

Ключевые рекомендации для работодателей:

• Подготовьте трудовую книжку заранее и держите её в отделе кадров.
• Вносите запись об увольнении до выдачи книги.
• Обеспечьте наличие подписи руководителя и печати.
• При работе с ЭТК используйте форму ЕФС‑1 и своевременно формируйте СТД‑Р.
• Соблюдайте срок – в день увольнения (или не позднее трёх рабочих дней при невозможности выдачи).

Соблюдая эти правила, вы гарантируете законность прекращения трудового договора и сохраняете репутацию организации.