Ведение бумажных трудовых книжек в 2026 году остается актуальным для определенной категории работников (тех, кто не перешел на электронную версию или чьи данные требуют уточнения). Ошибки в заполнении могут привести к проблемам при назначении пенсии или подтверждении стажа. Данная статья-шпаргалка поможет кадровику быстро сориентироваться в правилах внесения записей согласно актуальным нормам (включая Приказ Минтруда № 320н).
Общие правила заполнения
Прежде чем вносить конкретные данные, необходимо помнить о «золотых стандартах» оформления:
- Чернила: Записи вносятся шариковой, перьевой или гелевой ручкой черного, синего или фиолетового цвета.
- Язык: Все записи делаются на русском языке (для республик РФ допускается дублирование на национальном языке).
- Сокращения: Запрещено использовать сокращения (например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «зав.» вместо «заведующий»).
- Печать: Печать организации не должна закрывать ни подпись владельца трудовой книжки, ни подпись лица, оформившего запись.
- Даты: Даты указываются арабскими цифрами (день и месяц, двузначными, год, четырехзначными).
Оформление ьного листа (для впервые поступающих на работу)
Если сотрудник трудоустраивается впервые, работодатель заводит новую трудовую книжку. На ьном листе заполняются:
- ФИО владельца (без сокращений).
- Дата рождения.
- Образование (на основании документа об образовании).
- Профессия/специальность.
- Дата заполнения.
- Подпись владельца.
- Подпись ответственного лица и печать организации.
Важно: Раздел «Сведения о работе» для впервые трудоустраивающихся начинается с внесения данных о работодателе.
Алгоритм внесения записи о приеме на работу
Запись о приеме вносится в раздел «Сведения о работе». Она состоит из четырех граф:
Порядок заполнения граф:
- Графа 1: Порядковый номер записи (нумерация сквозная).
- Графа 2: Дата приема на работу (фактический день начала работы).
- Графа 3: Сведения о приеме. Указывается: «Принят в [название отдела] на должность [название должности]». Если работа является основной или совместительством, это также может уточняться (хотя чаще статус совместительства виден из контекста или отдельной пометки по желанию).
- Графа 4: Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись (обычно приказ о приеме на работу).
Пример записи:
В графе 3: Принят в отдел продаж на должность менеджера.
В графе 4: Приказ от № 15-к.
Особенности записей при переводе и совместительстве
Перевод: Вносится отдельной строкой. В графе 3 пишется: «Переведен в [новый отдел] на должность [новая должность]». В графе 4 указываются реквизиты приказа о переводе.
Совместительство: Запись о работе по совместительству вносится по желанию работника. Для этого он должен предоставить документ, подтверждающий работу у другого работодателя (справку, копию приказа), и написать заявление о внесении записи.
Увольнение: как сделать запись правильно
Запись об увольнении вносится в день прекращения трудового договора.
- Графа 2: Дата увольнения (последний рабочий день).
- Графа 3: Указывается причина увольнения со ссылкой на статью ТК РФ.
Пример: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». - Графа 4: Реквизиты приказа об увольнении.
После внесения записи она заверяется подписью работника, подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии).
Исправление ошибок и выдача дубликата
Если допущена ошибка:
- Зачеркивать записи запрещено.
- Неверная запись признается недействительной путем внесения новой записи со следующим порядковым номером.
- В графе 3 пишется: «Запись за номером [номер] недействительна». Затем вносится правильная запись.
Дубликат: Если трудовая книжка утеряна работником, по его заявлению оформляется дубликат. В него вносятся данные о стаже на основании документов (справки, архивные выписки), а не просто копируются старые данные «с потолка». Можно использовать бланки как старого, так и нового образца, если они находятся в обороте.
Чек-лист для кадровика перед выдачей книжки
- Проверьте, все ли графы заполнены без сокращений.
- Убедитесь, что даты в графах 2 и 4 соответствуют датам в приказах.
- Проверьте наличие подписи сотрудника в подтверждение внесенных записей.
- Убедитесь, что печать (если используется) стоит четко и не перекрывает подписи.
- Сверьте нумерацию записей (она должна быть сквозной).
Соблюдение этих правил в 2026 году гарантирует юридическую чистоту документов и отсутствие проблем у сотрудников при выходе на пенсию.