Ведение электронной трудовой книжки (ЭТК) – обязательный процесс при приёме новых сотрудников с 2021 года. В программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и 1С:Бухгалтерия предприятия информацию о выборе способа ведения трудовой книжки можно оформить с помощью специального документа и автоматически отразить в отчёте ЕФС‑1. Ниже – пошаговая инструкция, примеры заполнения и рекомендации.

Какие документы используются

Журнал «Электронные трудовые книжки»

Этот журнал находится в разделе Кадры → Электронные трудовые книжки. В нём фиксируются все действия, связанные с переходом сотрудника на электронный формат.

Документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности» (СТД‑Р)

Документ используется для формирования официального заявления сотрудника о выборе способа ведения трудовой книжки. В 1С он реализован как Сведения о трудовой деятельности работника, СТД‑Р.

Отчёт «ЕФС‑1»

Отчёт подаётся в Пенсионный фонд России и содержит сведения о трудовой деятельности работников. Автоматическая выгрузка происходит после заполнения документа СТД‑Р.

Пошаговая инструкция по подаче сведений

1. Создать заявление
   • Откройте журнал Электронные трудовые книжки.
   • Нажмите кнопку «Новый документ» → «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».
2. Заполнить реквизиты заявления
   • Сотрудник – выберите ФИО из справочника «Физические лица».
   • Дата заявления – текущая дата (или дата подачи).
   • Способ ведения – укажите «Электронный». Если сотрудник отказывается от бумажной формы, ставьте галочку «Только электронный».
   • Причина отказа от бумажной формы (при необходимости) – укажите «Не требуется», если заявление подаёт работодатель.
3. Сохранить документ
   Нажмите кнопку «Записать». Документ автоматически привязывается к выбранному сотруднику.
4. Автоматическая генерация отчёта ЕФС‑1
   После сохранения заявления система сформирует необходимые сведения, которые будут включены в отчёт ЕФС‑1. Для проверки откройте Отчёты → ЕФС‑1 → Сведения о трудовой деятельности.
5. Отправить отчёт в ПФР
   В меню Отчёты → ПФР → Подача отчётов выберите нужный период и нажмите «Отправить». Система сформирует файл в требуемом формате и передаст его в ПФР.

Как выглядит форма СТД‑Р в 1С

Форма состоит из следующих блоков:

• Реквизиты документа – номер, дата, организация.
• Сведения о работнике – ФИО, табельный номер, подразделение.
• Выбор способа ведения – список вариантов: «Бумажный», «Электронный», «Только электронный».
• Подпись работодателя – автоматическое заполнение ФИО руководителя (при наличии прав).

Пример заполнения:

Номер: 2026-001
Сотрудник: Иванов Иван Иванович, таб. № 00123
Способ ведения: Электронный
Подпись: Петров П.П.

Особенности при приёме новых сотрудников

С 2021 года для всех новых работников автоматически вводится электронный формат. Однако:

• Если сотрудник уже имеет бумажную трудовую книжку, он может оформить заявление о переходе на электронный вариант.
• Если работник не подаёт заявления, ведётся одновременно и бумажный, и электронный варианты (двойное ведение допускается только в этом случае).
• При увольнении необходимо закрыть электронную запись, указав дату увольнения и основание (по ТК РФ).

Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки

Для подтверждения используйте:

1. Печать документа Сведения о трудовой деятельности работника, СТД‑Р – в нём отражаются все сведения, включённые в ЭТК.
2. Экспорт в файл .xml или .pdf – можно отправить в ПФР или в сам отдел кадров.
3. Проверка в журнале Электронные трудовые книжки – в списке сотрудников будет указан статус «Электронный».

Преимущества и недостатки ведения электронной трудовой книжки

Часто задаваемые вопросы

Как правильно заполнить заявление, если сотрудник меняет способ ведения?

Нужно создать новый документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности» с датой изменения и указать новый способ (например, «Только электронный»). Предыдущий документ оставляем без изменений – он будет архивирован.

Когда необходимо подавать отчёт ЕФС‑1?

Отчёт подаётся за каждый календарный месяц, в котором произошли изменения в статусе сотрудников (приём, перевод, увольнение). Периодичность – ежемесячная или ежеквартальная, в зависимости от регламента ПФР.

Что делать, если в системе отображаеться ошибка «Отсутствует подпись»?

Проверьте, что у пользователя, создающего документ, есть права подписи. При необходимости назначьте ответственного в настройках «Пользователи и права».

Как оформить увольнение сотрудника, уже находящегося в электронной книжке?

Создайте документ «Увольнение» в модуле «Кадры», укажите дату увольнения и основание. Система автоматически закрывает электронную запись и формирует соответствующую строку в отчёте ЕФС‑1.

Подача сведений о ведении электронной трудовой книжки в 1С – это простой, но важный процесс, который позволяет соблюсти требования законодательства и автоматизировать взаимодействие с Пенсионным фондом. Правильное заполнение документа СТД‑Р, своевременная генерация отчёта ЕФС‑1 и корректное оформление увольнения – ключевые шаги, от которых зависит корректность кадрового учёта и отсутствие штрафов.

Для более детального ознакомления рекомендуется посмотреть видеоинструкцию по работе с сервисом «Электронные трудовые книжки» и проконсультироваться с экспертом по 1С.