С введением электронных трудовых книжек (ЭТК) процесс кадрового учета в России претерпел значительные изменения. Программа 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) стала ключевым инструментом для автоматизации этих процессов. Данная статья подробно разбирает, как правильно вести как бумажные, так и электронные трудовые книжки с помощью 1С:ЗУП, какие документы формировать и на что обращать особое внимание.

Основные понятия и законодательная база

Ведение трудовых книжек регулируется Трудовым кодексом РФ (ст. 66.1, 66.2) и Постановлением Правительства № 906. В 1С:ЗУП это реализовано через:

• Электронную трудовую книжку (ЭТК) — данные хранятся в базе 1С и направляются в Пенсионный фонд (ПФР).
• Бумажную трудовую книжку — традиционный формат, записи в 1С носят справочно-информационный характер для отчетности.
• Сведения о трудовой деятельности (СТД) — выписка из ЭТК, которую сотрудник может запросить.

Настройка программы для работы с ЭТК

Перед началом работы необходимо провести базовую настройку в конфигурации 1С:ЗУП (редакция 3.1 и выше).

Заполнение классификаторов

Для корректного формирования отчетности (особенно формы ЕФС-1) обязательно заполнение:

• Общероссийского классификатора занятий (ОКЗ) — код профессии/должности.
• Трудовых функций — в соответствии с профессиональными стандартами.

Путь в программе: Настройка → Справочники → Классификаторы → ОКЗ.

Включение функционала ЭТК

В современных версиях 1С:ЗУП (начиная с релиза 3.1.14.208) функционал электронных книжек встроен по умолчанию. Убедитесь, что в настройках параметров учета активирована соответствующая опция.

Работа с заявлением о выборе способа ведения трудовой книжки

Это ключевой документ, который определяет дальнейший порядок учета.

Создание заявления

Заявление создается на основании документа «Прием на работу» или отдельно:

1. Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» → «Электронные трудовые книжки».
2. Нажмите «Создать» и выберите «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».
3. В заявлении укажите:
   • Вид заявления: «Бумажная трудовая книжка» или «Сведения в электронной форме».
   • Дату подачи заявления.
   • Сотрудника и организацию.

Печать и передача заявления

Форма заявления в 1С:ЗУП является типовой, но не утвержденной официально. Ее можно распечатать, подписать с сотрудником и передать в ПФР (при выборе электронного формата) или хранить в личном деле. Кнопка «Заявление» в документе открывает форму для печати.

Отработка кадровых событий и формирование отчетов

Все кадровые действия (прием, перевод, увольнение) отражаются в 1С:ЗУП через соответствующие документы. При этом программа автоматически формирует данные для ЭТК и отчетов.

Документы для отражения событий

• Прием на работу — создает первую запись в ЭТК.
• Кадровый перевод — меняет запись о должности/подразделении.
• Увольнение — формирует запись об увольнении и прекращении действия СТД.
• Документ «СЗВ-ТД» — формируется автоматически при проведении кадровых документов и служит для сведения данных в ПФР.
• Документ «СТД-Р» — формируется при исправлении ранее отправленных сведений.

Формирование и отправка отчета ЕФС-1

Отчет ЕФС-1 (подраздел 1.1) — это основной файл для передачи сведений о трудовой деятельности в ПФР.

1. Перейдите в «Отчетность, справки» → «Электронные трудовые книжки».
2. Выберите период (месяц, квартал, год).
3. Нажмите «Сформировать».
4. Проверьте данные: наличие всех кадровых событий, корректность кодов ОКЗ и дат.
5. Отправьте файл через «Сервис → Отправить в ПФР» или сохраните для ручной отправки.

Просмотр и выдача сведений сотруднику

Сотрудник имеет право на получение выписки из своей ЭТК (СТД).

• В карточке сотрудника найдите вкладку «Трудовая деятельность» или «Электронная трудовая книжка».
• Для формирования выписки используйте обработку «Формирование сведений о трудовой деятельности (СТД)».
• Выписка может быть выдана на бумаге (с электронной подписью) или в электронном виде.

Частые вопросы и типичные ошибки

Можно ли одновременно вести бумажную и электронную книжку?

Нет. Выбор способа исключительный. Если сотрудник подал заявление на электронную книжку, записи в бумажную не вносятся (за исключением случаев, когда у работника уже есть старая бумажная книжка с записями до перехода на ЭТК).

Что делать, если ошибка в отправленном в ПФР отчете СЗВ-ТД?

Необходимо сформировать и отправить корректирующий документ «СТД-Р». В 1С:ЗУП это делается через обработку исправления сведений.

Как отразить стаж, полученный до перехода на ЭТК?

Если у сотрудника есть старая бумажная трудовая книжка с записями, их необходимо внести вручную в раздел «Предыдущий стаж» карточки сотрудника в 1С. Эти данные будут учтены при формировании СТД.

Где найти в 1С:ЗУП уже отправленные файлы СЗВ-ТД?

В разделе «Отчетность, справки» → «Электронные трудовые книжки» есть журнал отправленных отчетов. Также история отправки хранится в «Сервис → Журнал обмена с ПФР».

1С:ЗУП предоставляет комплексный инструмент для соблюдения требований по ведению электронных трудовых книжек. Ключевые шаги:

1. Настроить классификаторы (ОКЗ, трудовые функции).
2. Зарегистрировать заявление сотрудника о выборе способа ведения.
3. Отражать все кадровые события через стандартные документы программы.
4. Формировать и отправлять отчеты СЗВ-ТД и ЕФС-1 в установленные сроки.
5. Контролировать корректность данных и оперативно исправлять ошибки через СТД-Р.

Регулярное обновление конфигурации 1С:ЗУП и внимательное заполнение данных на этапе приема сотрудника — запас успешного и безошибочного ведения кадрового учета в новой цифровой реальности.