В России ведение трудовых книжек – это не просто формальность, а важный элемент кадрового учёта, который напрямую влияет на права и обязанности работников. С 1 января 2026 г. завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК), и теперь все предприятия обязаны использовать электронный формат. В этой статье мы разберём, какие обязанности возлагаются на бухгалтера, как правильно вести учёт, и какие нюансы следует учитывать в новом режиме.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

• ЭТК – это цифровая версия традиционной бумажной трудовой книжки, размещённая в системе «Электронный персональный файл» (ЭПФ) Федеральной службы по труду и занятости.
• Она содержит все сведения о трудовой деятельности сотрудника: даты начала и окончания работы, должности, начисления, отчисления, а также сведения о стаже и пенсионном учёте.
• Переход на ЭТК позволяет ускорить процессы оформления, уменьшить бумажный документооборот и повысить прозрачность учёта.

Кто отвечает за ведение трудовых книжек?

В большинстве организаций ответственным за ведение трудовых книжек является бухгалтер (или специалист по кадрам, если в компании есть отдельный отдел кадров). Его основные обязанности включают:

1. Подготовка и проверка данных о сотрудниках.
2. Внесение сведений в электронную систему.
3. Контроль за соблюдением сроков и корректностью записей.
4. Обеспечение сохранности данных и резервного копирования.
5. Сотрудничество с отделом кадров и руководством по вопросам трудового стажа.

Квалификационные требования

Бухгалтер, отвечающий за трудовые книжки, должен иметь:

• Профессиональную квалификацию бухгалтера (степень 4‑го уровня).
• Знание законодательной базы: Трудового кодекса РФ, Федерального закона «Об электронных документах» и нормативных актов по ЭТК.
• Опыт работы с бухгалтерскими программами и системами электронного документооборота (например, 1С:Бухгалтерия, SAP, Oracle).
• Навыки работы с электронными подписями и цифровыми сертификатами.

Основные обязанности бухгалтера по ведению трудовых книжек

Сбор и проверка данных о сотрудниках

Перед тем как внести информацию в ЭТК, бухгалтер должен:

• Получить от отдела кадров копии документов: трудового договора, справки о стаже, справки о переводе.
• Проверить правильность указанных дат, должностей и начислений.
• Удостовериться, что все данные соответствуют требованиям ТК РФ.

Внесение записей в ЭТК

Внесение данных осуществляется через портал «Электронный персональный файл»:

1. Авторизация бухгалтера с использованием цифрового сертификата.
2. Выбор сотрудника и переход к разделу «Трудовой стаж».
3. Заполнение полей: дата начала работы, должность, начисления, отчисления, даты увольнения.
4. Проверка корректности заполнения и подтверждение записи.

Контроль сроков и корректности записей

Бухгалтер обязан следить за тем, чтобы:

• Все записи в ЭТК были внесены в течение 30 календарных дней с момента изменения в трудовом статусе сотрудника.
• Стаж начислялся правильно, учитывая все периоды работы и перерывы.
• При наличии ошибок в данных бухгалтер оперативно инициирует корректировку.

Сохранность и резервное копирование

Для защиты данных бухгалтер должен:

• Настроить автоматическое резервное копирование базы данных.
• Обеспечить доступ к резервным копиям только уполномоченным лицам.
• Периодически проверять целостность резервных файлов.

Сотрудничество с другими подразделениями

Бухгалтер взаимодействует с:

• Отделом кадров – для получения актуальных сведений о сотрудниках.
• Отделом по персоналу – для согласования изменений в должностях и начислениях.
• Руководством – для предоставления отчётов о стаже и начислениях.

Как правильно вести учёт стажа в ЭТК

Учёт стажа при приёме на работу

При приёме нового сотрудника бухгалтер:

• Заполняет поле «Дата начала работы».
• Указывает должность и подразделение.
• Вводит сведения о предыдущем стаже, если сотрудник имеет опыт работы в другой компании.

Учёт стажа при переводе и перемещении

При переводе сотрудника в другое подразделение бухгалтер:

• Записывает дату перевода.
• Обновляет должность и подразделение.
• Учитывает изменения в начислениях и отчислениях.

Учёт стажа при увольнении

При увольнении сотрудника бухгалтер:

• Записывает дату увольнения.
• Вычисляет общий стаж, учитывая все периоды работы.
• Обеспечивает корректность начислений по выходу (премии, компенсации).

Частые ошибки и как их избежать

• Неправильные даты начала/окончания работы – всегда сверяйте с трудовым договором.
• Ставка по стажу не учтена – проверяйте начисления в системе 1С.
• Отсутствие цифровой подписи – убедитесь, что сертификат актуален.
• Несвоевременное внесение записей – настройте напоминания о сроках.
• Неполный резервный копии – регулярно проверяйте резервные файлы.

Как подготовится к переходу на ЭТК (если вы ещё не в системе)

1. Обучитесь работе с порталом «ЭПФ» и 1С:Бухгалтерия.
2. Получите цифровой сертификат для подписи.
3. Проведите аудит существующих бумажных трудовых книжек.
4. Создайте план миграции: сроки, ответственные лица, контрольные точки;
5. Обеспечьте резервное копирование данных до и после миграции.

Ведение трудовых книжек – это ключевая функция бухгалтера, требующая точности, ответственности и глубокого понимания законодательства. С переходом на электронный формат в 2026 г. роль бухгалтера становится ещё более важной, так как ошибки в ЭТК могут привести к юридическим и финансовым рискам для компании. Следуя рекомендациям, описанным выше, вы сможете обеспечить надёжный и законный учёт трудового стажа ваших сотрудников.

Если у вас возникли вопросы по конкретным аспектам работы с ЭТК, не стесняйтесь обращаться к специалистам по кадровому учёту или к официальным руководствам Федеральной службы по труду и занятости.