На дворе май 2026 года, и электронная трудовая книжка (ЭТК) уже стала неотъемлемой частью кадрового делопроизводства в России. Прошло более пяти лет с момента внедрения этого формата, и вопросы о том, как правильно вести учет, передавать данные в Социальный фонд России (СФР) и избегать ошибок, остаются актуальными. Программа 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) является одним из самых популярных инструментов для автоматизации этих процессов.
В этой статье мы подробно разберем, как настроить и вести электронные трудовые книжки в 1С:ЗУП, какие документы оформлять и как контролировать корректность передаваемых сведений.
Что нужно знать об ЭТК в 2026 году
Электронная трудовая книжка — это формат хранения сведений о трудовой деятельности работника в информационном ресурсе СФР. Бумажный вариант для новых сотрудников (принятых на работу впервые после 1 января 2021 года) не ведется вообще. Для тех, кто работал ранее, бумажные книжки сохраняются, но все актуальные записи дублируются в электронном виде.
Ключевые преимущества работы через 1С:ЗУП:
- Автоматическое формирование отчетов (форма ЕФС-1).
- Контроль заполнения обязательных полей.
- История изменений и возможность проверки данных перед отправкой.
- Интеграция с сервисами 1С для прямой передачи данных в СФР.
Настройка программы 1С:ЗУП для работы с ЭТК
Прежде чем начать вносить записи, необходимо убедиться, что система настроена корректно. Это критически важный этап, так как ошибки на старте могут привести к отказу в приеме отчетов.
Проверка параметров учета
Перейдите в раздел «Настройка» -> «Параметры учета». Убедитесь, что установлена галочка «Ведутся электронные трудовые книжки». Если программа обновлена до актуальной версии (что важно в 2026 году), этот функционал должен работать штатно.
Настройка подключения к СФР
Для отправки данных необходимо настроенное подключение через сервис 1С-Отчетность или возможность выгрузки файла для передачи через сторонние шлюзы. Проверьте настройки в разделе «Администрирование» -> «Настройки программы» -> «Обмен электронными документами».
Пошаговый алгоритм ведения ЭТК в 1С:ЗУП
Процесс ведения электронной трудовой книжки в 1С неразрывно связан с оформлением кадровых событий. Программа сама формирует необходимые записи на основе введенных документов.
Прием на работу
При создании документа «Прием на работу» в 1С:ЗУП необходимо:
- Указать дату приема и должность.
- В поле «Трудовая книжка» выбрать вариант ведения: «Электронная» или «Бумажная и электронная» (для тех, кто сохранил бумажный вариант).
- Если сотрудник впервые принят на работу, бумажная книжка не заводится, и выбор автоматически встает на «Электронная».
После проведения документа система сформирует запись в регистре сведений о трудовой деятельности.
Переводы и переименования
Любые изменения должности, отдела или названия организации оформляются соответствующими документами («Перевод», «Изменение названия организации»). 1С:ЗУП автоматически создаст запись в электронной трудовой книжке с указанием основания (приказа) и даты события.
Увольнение
Документ «Увольнение» является финальным для текущего места работы. Важно правильно указать основание увольнения согласно ТК РФ. После проведения документа 1С сформирует запись об увольнении, которую необходимо передать в СФР.
Формирование и сдача отчетности (ЕФС-1)
С 2023 года (и актуально в 2026 году) вместо отдельного отчета СЗВ-ТД используется единая форма ЕФС-1 (подраздел 1.1). В 1С:ЗУП этот процесс максимально автоматизирован.
Алгоритм действий:
- Перейдите в раздел «Отчетность» -> «1С-Отчетность» (или аналогичный путь в вашей версии).
- Создайте новый отчет формы ЕФС-1.
- Укажите период, за который формируются данные (обычно отчет сдается на следующий день после издания приказа, но в рамках месяца можно группировать, если события были в один день, однако safest practice, отправлять сразу).
- Нажмите кнопку «Заполнить». Программа выберет все кадровые события, по которым еще не были переданы сведения в СФР.
- Выполните проверку отчета. 1С подсветит ошибки (например, отсутствие СНИЛС или неверный код профессии).
- Отправьте отчет в СФР.
Типичные ошибки и как их избежать
Несмотря на автоматизацию, человеческий фактор играет роль. Вот частые проблемы:
Ошибки в СНИЛС
Неверный номер страхового свидетельства приведет к отказу в приеме отчета. Всегда проверяйте актуальность СНИЛС в карточке сотрудника перед формированием ЕФС-1.
Несвоевременная подача
Законодательство требует передавать сведения о приеме и увольнении не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. Опоздание грозит штрафами. Используйте в 1С:ЗУП отчет «Анализ состояния учета ЭТК» для контроля.
Несоответствие записей в бумажной и электронной версии
Если у сотрудника ведется бумажная трудовая, записи в ней и в базе 1С (которая уходит в ЭТК) должны быть идентичны. Любое расхождение может создать проблемы работнику при подтверждении стажа.
Как проверить статус ЭТК сотрудника?
Работодатель может сформировать выписку из электронной трудовой книжки прямо из 1С:ЗУП (раздел «Сотрудники» -> «Выписки из ЭТК»). Это полезно для сверки данных с самим работником. Также сотрудник всегда может самостоятельно проверить свой стаж через портал Госуслуг или в клиентском сервисе СФР, что повышает прозрачность отношений.
Ведение трудовых книжек в электронном виде в 1С:ЗУП к 2026 году стало отлаженным, но требующим внимательности процессом. Правильная настройка программы, своевременное оформление кадровых документов и регулярная проверка отчетов ЕФС-1 позволяют работодателю избегать штрафов и обеспечивать сотрудникам корректный учет стажа.
Помните: электронная трудовая книжка — это не просто «цифровой файл», это юридически значимый документ, от которого зависит пенсия и социальный статус работника. Доверяйте автоматизации 1С, но всегда осуществляйте двойной контроль перед отправкой данных в государственные органы.