Одной из ключевых обязанностей работодателя‚ прямо предусмотренной трудовым законодательством‚ является правильное ведение и хранение трудовых книжек уволенных сотрудников; Несоблюдение этих правил может привести к административной ответственности. Основным документом‚ регулирующим этот процесс‚ является Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы‚ порядка ведения и хранения трудовых книжек» (в действующей редакции).
Обязанность ведения журнала учёта движения трудовых книжек
Пунктом 40 утверждённого Порядка на работодателя возложена строгая обязанность:
- Вести книгу (журнал) по учёту движения трудовых книжек и вкладышей в них.
- Журнал является документом строгой отчётности‚ в котором фиксируется каждый факт выдачи трудовой книжки (или вкладыша) работнику при приёме на работу‚ её возврата при увольнении‚ а также выдачи дубликата.
- Каждая запись в журнале должна содержать дату‚ подпись ответственного лица и‚ при необходимости‚ печать организации.
Этот журнал — главный инструмент для контроля и проверки‚ куда в любой момент может заглянуть проверяющий орган (например‚ Государственная инспекция труда).
Сроки и условия хранения после увольнения работника
После того как сотрудник уволился и получил свою трудовую книжку (или вкладыш) с записью об увольнении‚ работодатель не должен уничтожать свою копию. Порядок устанавливает чёткие сроки:
- Трудовая книжка (основной документ): Хранится у работодателя в течение 75 лет с даты увольнения работника. Этот срок обусловлен тем‚ что информация из трудовой книжки может потребоваться для назначения пенсии или иных социальных выплат.
- Вкладыши в трудовую книжку (если они использовались): Хранятся по тем же правилам‚ что и основная книжка‚ в течение 75 лет.
- Копии трудовых книжек (если они создавались): Хранятся в течение 5 лет со дня увольнения работника‚ если иные сроки не установлены иными нормативными актами (например‚ для бухгалтерских документов).
Хранить документы следует в защищённом от несанкционированного доступа‚ пожара и влаги месте‚ обеспечивающем их сохранность. Часто это специальные шкафы или комнаты для документации.
Порядок оформления дубликата и запрос сведений
Если уволенный работник утратил свою трудовую книжку‚ он имеет право на получение дубликата. Важно помнить:
- Работодатель‚ у которого хранится оригинал (последнего места работы)‚ обязан выдать дубликат на основании заявления работника.
- Действующий порядок (п. 42 Порядка № 320н) предусматривает‚ что для оформления дубликата работодатель может запросить сведения о предыдущей работе у прежних нанимателей непосредственно у самого работника. Это означает‚ что бремя по сбору этих сведений лежит на сотруднике‚ а не на текущем работодателе. Работодатель лишь на основании предоставленных документов делает в дубликате соответствующие записи.
- Все действия по выдаче дубликата (запрос‚ выдача‚ взимание платы‚ если она предусмотрена) должны быть отражены в том же журнале учёта движения.
Что меняется? Планируемые поправки
Как следует из информации‚ Минтруд России работает над изменениями в Порядок. Цель — исключить избыточные требования и устаревшие сведения. Это может коснуться:
- Упрощения некоторых формальностей при заполнении.
- Пересмотра перечня сведений‚ которые обязательно должны содержаться в трудовой книжке.
- Оптимизации процедуры учёта и хранения.
Важно! Пока новые поправки не вступили в силу‚ следует руководствоваться действующей редакцией Приказа № 320н. Все изменения необходимо отслеживать на официальных источниках‚ таких как сайт Минтруда или правовые системы (например‚ «Клерк.ру»).
Ответственность за нарушение порядка хранения
Нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек влечёт административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ. Штрафы могут быть значительными:
- Для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей.
- Для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.
Кроме того‚ неправильное хранение может привести к невозможности восстановить документы при необходимости‚ что создаёт риски для самого работодателя в будущих спорах с бывшими сотрудниками или проверяющими органами.
Краткий итог для работодателя:
- Ведите журнал учёта движения по каждому экземпляру трудовой книжки и вкладыша.
- Храните оригиналы уволенных сотрудников 75 лет в надёжном месте.
- При выдаче дубликата запрашивайте сведения у работника‚ а не у его прежних работодателей.
- Следите за изменениями в Приказе № 320н‚ чтобы упростить документооборот.
- Назначайте ответственных за этот участок работы и проводите инструктажи.
Соблюдение этих простых‚ но строгих правил защитит вашу организацию от штрафов и юридических рисков‚ связанных с кадровым документооборотом.