В 2026 году система учета трудового стажа в Российской Федерации окончательно сформировалась как гибридная: параллельно существуют бумажные трудовые книжки (для тех‚ кто не отказался от них до конца 2020 года‚ и для впервые поступающих на работу) и электронные трудовые книжки (ЭТК). Несмотря на цифровизацию‚ требования к бумажному документообороту остаются строгими и регулируются Приказом Минтруда России от № 320н.

В этой статье мы подробно разберем‚ как правильно вести‚ хранить и заполнять трудовые книжки‚ а также предоставим образцы необходимых документов и записей.

Нормативная база и ответственные лица

Основным документом‚ регламентирующим процесс‚ является Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы‚ порядка ведения и хранения трудовых книжек». Именно на него должны опираться кадровые специалисты в 2026 году.

Работодатель обязан назначить ответственное лицо за ведение‚ хранение‚ учет и выдачу трудовых книжек. Для этого издается соответствующий приказ.

Образец приказа о назначении ответственного лица

(Краткая форма)

• ПРИКАЗ о назначении лица‚ ответственного за ведение трудовых книжек.
• Текст: «В целях обеспечения правильного ведения и хранения трудовых книжек‚ ПРИКАЗЫВАЮ:
  1. Возложить обязанности по ведению‚ хранению‚ учету и выдаче трудовых книжек на начальника отдела кадров Иванову И.И.
  2. В период отсутствия Ивановой И.И. (отпуск‚ болезнь) возлагать данные обязанности на специалиста по кадрам Петрову П.П.
  3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Книга учета движения трудовых книжек

Каждый работодатель обязан вести Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В нее вносятся сведения обо всех трудовых книжках‚ принятых от работников при поступлении на работу‚ а также о выданных вновь принятых работникам.

Правила заполнения книги учета:

• Книга должна быть пронумерована‚ прошнурована и скреплена подписью руководителя организации и печатью.
• Записи вносятся чернилами черного или синего цвета.
• Исправления заверяются подписью ответственного лица и печатью организации.

Образец структуры книги учета (Приложение № 3 к Порядку):

Общие правила заполнения трудовой книжки

С 1 сентября 2021 года действуют единые требования к заполнению‚ которые актуальны и в 2026 году:

• Язык: Записи вносятся на русском языке.
• Чернила: Только черные‚ фиолетовые или синие. Использование шариковых ручек допускается‚ если чернила светостойкие.
• Сокращения: Даты указываются арабскими цифрами (день‚ месяц — двузначными‚ год, четырехзначными). Слова «год»‚ «года»‚ «лет» не сокращаются. Запрещено использовать сокращения в должностях и названиях организаций (кроме общепринятых аббревиатур‚ таких как ООО‚ АО‚ РФ).
• Исправления: Зачеркивания в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» запрещены. Неверная запись признается недействительной путем внесения новой записи.

Образцы записей в трудовой книжке

Ситуация 1: Прием на работу

В графе 3 раздела «Сведения о работе»:

Общество с ограниченной ответственностью «Вектор»

10

Принят в отдел продаж менеджером по работе с клиентами.

Приказ от № 15-к

Ситуация 2: Переименование организации

Если изменилось название компании‚ но сотрудник продолжает работать:

Общество с ограниченной ответственностью «Вектор» переименовано в Акционерное общество «Вектор-Групп».

11

Приказ от № 22-к

Ситуация 3: Увольнение

Запись вносится в день увольнения:

Акционерное общество «Вектор-Групп»

12

Трудовой договор расторгнут по инициативе работника‚ пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Приказ от № 45-к

Важно: После внесения записи об увольнении трудовая книжка выдается работнику на руки в день увольнения под подпись в Книге учета движения.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2020 года в России внедрена электронная трудовая книжка. Сведения о трудовой деятельности передаются работодателем в Пенсионный фонд России (СФР) ежемесячно (форма ЕФС-1).

Ключевые моменты для 2026 года:

• Для работников‚ выбравших ЭТК‚ бумажная книжка не ведется (за исключением случаев‚ когда работник подал заявление о ведении бумажной версии до конца 2020 года).
• Работник может в любой момент получить выписку из ЭТК через портал Госуслуг‚ в МФЦ или у работодателя.
• При приеме на работу впервые (после 1 января 2021 года) бумажная трудовая книжка не заводится‚ сведения формируются только в электронном виде.

Образец заявления работника (если требуется подтверждение выбора формы ТК):

Хотя основной срок подачи заявлений истек в 2020 году‚ в 2026 году могут возникать ситуации восстановления или уточнения данных.

Генеральному директору ООО «Пример»
от Иванова И.И.

Заявление

Прошу вести мою трудовую книжку в электронном виде и предоставлять сведения о моей трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ.

Подпись: ___________ /Иванов И.И./

Хранение и выдача

Трудовые книжки хранятся у работодателя как документы строгой отчетности. Они должны находиться в сейфе или металлическом шкафу‚ обеспечивающем их сохранность и защиту от огня.

• Срок хранения невостребованных трудовых книжек — 50 лет (для документов‚ созданных после 2003 года‚ ранее — 75 лет‚ но согласно новым архивным правилам для кадровых документов с 2021 года сроки унифицируются‚ однако для трудовых книжек действует правило 50 лет согласно перечню Росархива).
• При увольнении запись заверяется подписью работодателя и печатью (если печать используется организацией). Выдача производится под роспись в личной карточке работника и в Книге учета.

Правильное ведение трудовых книжек в 2026 году требует внимательности к деталям: от выбора чернил до точности формулировок оснований увольнения. Ошибки в бумажном документе могут создать проблемы работнику при назначении пенсии‚ поэтому соблюдение Приказа Минтруда № 320н является приоритетной задачей для каждого кадровика. Не забывайте также своевременно подавать отчетность в СФР для актуализации электронных сведений.