В современном бизнес‑окружении правильное ведение, хранение и выдача трудовых книжек и их вкладышей становится неотъемлемой частью кадровой политики любой организации. Директор несёт прямую ответственность за обеспечение надлежащих условий хранения, а также за назначение и контроль работы ответственного лица.

Законодательная база

• Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках»
• Пункт 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек
• Трудовой кодекс РФ (ст. 122, 123, 124)
• Федеральный закон «О персональных данных» (обеспечение сохранности документов)

Согласно пункту 45 Правил, работодатель обязан обеспечить надлежащие условия хранения трудовых книжек в специально оборудованных шкафах (сейфах) и вести их учёт. Нарушение этих требований влечёт за собой административную ответственность работодателя.

Роль директора в процессе хранения

Директор организации имеет следующие ключевые обязанности:

1. Обеспечить наличие соответствующего оборудования (шкафов, сейфов) для хранения трудовых книжек.
2. Назначить ответственное лицо (обычно сотрудника отдела кадров) и оформить это приказом.
3. Установить и контролировать порядок учёта, выдачи и возврата трудовых книжек.
4. Обеспечить защиту от потери, кражи, повреждения и утраты документов.
5. Проводить регулярные контрольные проверки и аудит состояния хранения.
6. Обеспечить обучение персонала, работающего с трудовыми книжками.
7. В случае нарушения порядка – инициировать дисциплинарные меры в соответствии с законодательством.

Процедура назначения ответственного за хранение трудовых книжек

Ниже приведён примерный порядок действий, который можно адаптировать под конкретные условия организации.

Подготовка приказа

Приказ должен содержать:

• Наименование организации и дата издания.
• Ссылку на нормативный акт (Постановление Правительства РФ № 225).
• ФИО и должность назначаемого лица.
• Перечень обязанностей (ведение, хранение, учёт, выдача).
• Условия и сроки исполнения.
• Ответственность за нарушение.
• Подпись руководителя.

Пример приказа (2025 г.)

ПРИКАЗ № 123/2025
О назначении ответственного за ведение, хранение, учёт и выдачу трудовых книжек

В соответствии с пунктом 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утверждённых постановлением Правительства РФ от  № 225, приказываю:

Назначить ответственным за ведение, хранение, учёт и выдачу трудовых книжек Ф. И. Петрова, руководителя отдела кадров.

Обязать Ф. И. Петрова:
 a) вести учёт всех трудовых книжек и вкладышей;
 b) обеспечивать надёжное хранение в специально оборудованных шкафах;
 c) контролировать выдачу и возврат документов;
 d) проводить ежеквартальные проверки состояния хранения;
 e) сообщать о любых инцидентах (потеря, кража, повреждение) в течение 24 ч.

За нарушение установленного порядка Ф. И. Петрова несёт ответственность, предусмотренную законодательством РФ.

Приказ вступает в силу с момента его подписания.

Генеральный директор
А. А. Агеев
(подпись)

Утверждение и распространение приказа

Приказ подписывается директором и копии направляются:

• Отделу кадров
• Отделу юриспруденции
• Службе безопасности
• Сотрудникам, работающим с трудовыми книжками

Технические требования к хранению

• Шкафы/сейфы должны быть противогазовыми, водонепроницаемыми, огнеупорными.
• Внутреннее пространство должно быть разделено на секции, каждая из которых имеет собственный код доступа.
• В шкафах обязательно наличие системы видеонаблюдения и контроль доступа (карточки, биометрия);
• Внутри шкафов – сухой, без запаха, без прямого солнечного света.
• Регулярно проверять состояние документов (проверка на наличие повреждений, плесени).

Учёт и контроль

Для эффективного управления трудовыми книжками необходимо вести электронный реестр:

1. Вводить данные при поступлении книги (номер, дата выдачи, имя сотрудника).
2. Отслеживать текущий статус (в наличии, в отпуске, в ремонте).
3. Сохранять сканы вкладышей для резервного копирования.
4. Проводить регулярные сверки с бумажным учётом.

Ответственность за нарушение порядка

Нарушения могут привести к:

• Административной ответственности работодателя (штрафы, запрет на ведение кадровой деятельности).
• Дисциплинарным взысканиям для ответственного лица (трудовое взыскание, увольнение).
• Жалобам со стороны сотрудников (потеря трудовой книжки).
• Юридическим искам (возмещение убытков).

Практические рекомендации для директора

• Провести инвентаризацию всех трудовых книжек в начале года.
• Обеспечить регулярные тренинги для сотрудников отдела кадров.
• Разработать политику «Безопасность документов» и включить её в корпоративный кодекс.
• Ввести контрольные списки (проверка наличия, проверка состояния).
• Обеспечить доступ к резервным копиям (сканы, электронные копии).
• Периодически обновлять оборудование (смена сейфов, обновление систем доступа).
• Проводить автоматизированный мониторинг (сигнализация при открытии сейфа в нерабочее время).

Директор, как руководитель организации, несёт прямую ответственность за правильное хранение трудовых книжек. Это включает в себя не только обеспечение надёжного физического хранения, но и организацию учёта, контроль доступа, обучение персонала и соблюдение законодательных требований. Эффективная система хранения снижает риски потери документов, повышает доверие сотрудников и защищает организацию от юридических и финансовых последствий.

Следуя приведённым рекомендациям и примерам приказов, вы сможете создать надёжную и прозрачную систему управления трудовыми книжками, которая будет соответствовать требованиям российского законодательства и обеспечит безопасность кадровой информации.