Дата публикации: 21 мая 2026 года
Самое главное помнить: Ведение и хранение трудовых книжек регулируется целым комплексом нормативных актов, которые постоянно эволюционируют. С 2020 года в России активно внедряются электронные трудовые книжки, но бумажные аналоги продолжают использоваться. Работодатели должны строго соблюдать все требования законодательства, чтобы избежать административной и юридической ответственности.
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и стаже работы работника. В Российской Федерации ведение и хранение трудовых книжек регулируется множеством нормативных документов, включая Трудовой кодекс РФ, федеральные законы, приказы Министерства труда и социальной защиты, а также подзаконные акты.
С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), что потребовало внесения изменений в действующее законодательство. В 2025 году продолжается параллельное существование бумажных и электронных трудовых книжек, что требует от работодателей особой внимательности при ведении документации.
Основные нормативные акты
Федеральные законы
- Федеральный закон от № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части совершенствования регулирования вопросов, связанных с ведением трудовой книжки» — положил начало внедрению электронных трудовых книжек в России.
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) — статья 66 определяет понятие трудовой книжки, порядок ее ведения и хранения.
Постановления Правительства Российской Федерации
- Постановление Правительства РФ от № 1250 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», определяет порядок ведения и хранения трудовых книжек, требования к их оформлению.
- Постановление Правительства РФ от № 1793 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации по вопросам ведения электронных трудовых книжек» — регулирует вопросы ведения ЭТК.
Приказы Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации
- Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении форм, порядка ведения и хранения трудовых книжек» — устанавливает формы трудовых книжек нового образца, правила их заполнения и хранения.
- Приказ Минтруда России от № 595н «Об утверждении Порядка ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде», определяет порядок работы с электронными трудовыми книжками.
Инструкции и разъяснения
- Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена Приказом Минтруда России от № 320н), содержит подробные указания по оформлению записей в трудовой книжке.
- Письмо Минтруда России от № 14-6/В-1049 — разъясняет отдельные вопросы ведения трудовых книжек.
Электронные трудовые книжки: особенности ведения
С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки. Основные положения регулируются:
- Федеральным законом № 439-ФЗ — определяет правовые основы ЭТК;
- Приказом Минтруда России от № 595н — устанавливает порядок ведения ЭТК;
- Постановлением Правительства РФ от № 1793 — регулирует хранение данных в Социальном фонде России (СФР).
Очень важно чтобы:
- Работодатели своевременно передавали сведения об изменениях в трудовой деятельности в СФР;
- Сотрудники были уведомлены о переходе на ЭТК и имели возможность получить бумажную трудовую книжку по запросу;
- Все записи в ЭТК соответствовали требованиям законодательства и были заверены электронной подписью;
- Работники имели доступ к своим данным в личном кабинете на портале Госуслуг.
Правила ведения и хранения бумажных трудовых книжек
Несмотря на развитие электронных технологий, бумажные трудовые книжки продолжают использоваться. Основные требования к их ведению и хранению содержатся в:
- Постановлении Правительства РФ от № 1250 — определяет порядок ведения и хранения;
- Приказе Минтруда России от № 320н — устанавливает формы и правила заполнения;
- ТК РФ (ст. 66) — определяет статус трудовой книжки как основного документа о трудовой деятельности.
Основные требования:
- Трудовая книжка должна быть оформлена на бланке установленного образца;
- Все записи должны вноситься в хронологическом порядке, разборчиво, без помарок;
- Записи должны заверяться подписью ответственного лица и печатью организации;
- Хранение трудовых книжек осуществляется в сейфах или металлических шкафах;
- Доступ к трудовым книжкам имеют только уполномоченные лица.
Ответственность за нарушение правил ведения и хранения
Нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек может повлечь за собой:
- Административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства);
- Дисциплинарную ответственность для должностных лиц;
- Материальную ответственность в случае причинения ущерба работнику;
- Уголовную ответственность в случае фальсификации документов (ст. 292 УК РФ).
Часто задаваемые вопросы
Можно ли отказаться от бумажной трудовой книжки в пользу электронной?
Да, с 2020 года работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки. Однако работник может по-прежнему получать бумажную трудовую книжку по запросу.
Как работник может получить доступ к своей электронной трудовой книжке?
Через личный кабинет на портале Госуслуг или на сайте Социального фонда России (СФР).
Какие записи нельзя вносить в трудовую книжку?
Согласно п. 13 Правил ведения и хранения трудовых книжек, в них не вносятся:
- Сведения о дисциплинарных взысканиях;
- Сведения о поощрениях;
- Сведения о временных переводах на другую работу;
- Сведения о неполном рабочем времени.
Что делать, если в трудовой книжке допущена ошибка?
Ошибку необходимо исправить, зачеркнув неверную запись и внеся правильную. Исправление должно быть заверено подписью ответственного лица и печатью организации.
Можно ли выдать дубликат трудовой книжки?
Да, при утере или повреждении трудовой книжки работодатель обязан выдать дубликат в течение 15 дней со дня обращения работника.
Ведение и хранение трудовых книжек — это ответственная задача, требующая от работодателей соблюдения всех нормативных требований. С 2020 года в России активно внедряются электронные трудовые книжки, что требует от работодателей дополнительных знаний и навыков. Однако бумажные трудовые книжки продолжают использоваться, и их ведение также должно соответствовать законодательству.
Работодателям необходимо:
- Своевременно обновлять сведения в ЭТК;
- Соблюдать правила ведения и хранения бумажных трудовых книжек;
- Информировать работников о их правах в части трудовых книжек;
- Своевременно реагировать на обращения работников по вопросам трудовой книжки.
Соблюдение всех нормативных требований позволит избежать административной и юридической ответственности, а также сохранить доверие сотрудников.
Невероятно важно помнить: Нормативные документы по ведению и хранению трудовых книжек постоянно обновляются. Работодатели должны следить за изменениями в законодательстве и своевременно приводить свою документацию в соответствие с новыми требованиями.
Список основных нормативных документов
- Федеральный закон от № 439-ФЗ;
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66);
- Постановление Правительства РФ от № 1250;
- Постановление Правительства РФ от № 1793;
- Приказ Минтруда России от № 320н;
- Приказ Минтруда России от № 595н;
- Письмо Минтруда России от № 14-6/В-1049;
- Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях (ст. 5.27);
- Уголовный кодекс Российской Федерации (ст. 292).
Источники информации: Официальные сайты Министерства труда и социальной защиты РФ, КонсультантПлюс, Правительство РФ.