Ведение и оформление трудовых книжек регулируется Трудовым кодексом РФ, а также отдельными нормативными актами (Правила заполнения трудовых книжек, Инструкция по выдаче и ведению трудовых книжек и др.). В этой статье подробно разберём, кто имеет право вносить записи в трудовые книжки, какие процедуры должны соблюдаться и какие ошибки часто допускаются.

Кто может вносить записи в трудовые книжки?

Согласно п. 2.2 Инструкции по выдаче и ведению трудовых книжек и п. 35 Правил, в первую очередь в titulльный лист (первую страницу) трудовой книжки вносятся сведения о работодателе, месте работы, дате начала работы и подписи ответственного лица.

• Ответственное лицо за ведение трудовых книжек – это лицо, на которое выдано официальное указание (приказ, распоряжение) о ведении трудовых книжек.
• Если такой приказ не издавался, то специалист по кадрам (HR‑менеджер) не имеет полномочий самостоятельно вносить записи и заверять их.
• Все последующие записи (переводы, награждения, увольнения и т.п.) вносятся администрацией предприятия или другими уполномоченными лицами после издания соответствующего приказа.

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек

Без официального приказа лицо, которое должно вести трудовые книжки, не может:

1. Вносить записи в книжку.
2. Поставить свою подпись в качестве подтверждения записи.
3. Заверять записи печатью организации.

Поэтому, если приказ не издавался, все записи в трудовой книжке делаются некорректно и могут быть оспорены в случае проверки.

Как правильно оформлять записи в трудовых книжках?

Ниже перечислены основные правила, которые следует соблюдать при внесении сведений.

• Записи вносятся после издания приказа (распоряжения) о переводе, награждении, увольнении и т.д.
• Записи должны быть подписаны работодателем или лицом, ответственным за ведение трудовых книжек.
• В конце каждой записи ставится печать организации (если она имеется).
• Все изменения в книжке фиксируются в книге учёта движения трудовых книжек и в книге учёта бланков.

Примеры типовых записей

В зависимости от ситуации в книжку могут быть внесены следующие сведения:

1. Назначение на должность.
2. Перевод в другую постоянную работу.
3. Награждение (приказ о премировании, благодарности и т.п.).
4. Увольнение.
5. Сведения о стаже работы.

Для каждой из этих ситуаций существуют образцы и примеры, которые можно посмотреть в официальных источниках (КонсультантПлюс, ЦБУиНП и др.).

Кто отвечает за контроль и проверку записей?

Контроль за правильностью заполнения трудовых книжек возлагается на несколько субъектов:

• Работодатель – обязан обеспечить правильное оформление и своевременное внесение всех необходимых записей.
• Ответственное лицо за ведение трудовых книжек – отвечает за соблюдение регламента, своевременность внесения записей и их подпись.
• Специалист по кадрам – может assists в подготовке документов, но не имеет права самостоятельно заверять записи, если ему не выдан официальный приказ.

В случае выявления ошибок или нарушений, работодатель обязан исправить запись в соответствии с установленными правилами, а также обеспечить её подтверждение подписью и печатью.

Что делать, если запись в книжке составлена неправильно?

Если в трудовой книжке допущена ошибка (например, запись сделана без приказа, подпись поставлена без полномочий и т.п.), то:

1. Необходимо своевременно исправить запись в соответствии с Правилами.
2. Исправление может быть выполнено только тем лицом, которое имеет право вносить записи (обычно – работодатель или назначенный ответственный).
3. После исправления запись должна быть новая подпись и печать, подтверждающие её корректность.

Важно сохранять книгу учёта движений и книгу учёта бланков, где фиксируются все изменения, чтобы обеспечить прозрачность и контроль.

Краткое резюме

Для того чтобы ответы на вопрос «Кто контролирует записи в трудовых книжках?» были однозначными, следует помнить о следующих ключевых моментах:

• Записи в трудовых книжках вносятся только после официального приказа.
• Право вносить записи и ставить подпись имеет лицо, на которое выдано официальное указание (приказ) о ведении трудовых книжек.
• Если такой приказ не издавался, специалист по кадрам не может самостоятельно заверять записи.
• Все изменения фиксируются в специальных учетных книгах и подтверждаются подписью и печатью организации.
• Контроль за соблюдением правил лежит на работодателе и назначенном ответственном лице.

Соблюдение этих требований гарантирует юридическую корректность оформления трудовых книжек и защищает интересы как работодателя, так и работников.