Ведение и учет бланков строгой отчетности — критически важная задача для любого работодателя․ Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним подлежат строгому контролю․ Ежемесячный отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее — это ключевой документ, подтверждающий этот учет и обеспечивающий прозрачность для бухгалтерии и проверяющих органов․
Кто и когда обязан составлять отчет?
Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, лицо, ответственное за ведение трудовых книжек (обычно это специалист отдела кадров или уполномоченный работник), обязано представить отчет․ Сроки четко определены:
- По окончании каждого календарного месяца․
- Отчет представляется в бухгалтерию работодателя (организации, предприятия)․
Для чего нужен этот отчет?
Отчет выполняет несколько функций:
- Контроль за движением бланков․ Позволяет отслеживать, сколько бланков получено, issuance (оформлено), осталось в наличии․
- Финансовый учет․ В отчете указываются суммы, полученные за оформленные трудовые книжки и вкладыши (если их продажа или оформление осуществляеться за плату, например, при замене утерянной книжки)․
- Основание для бухгалтерских записей; Отчет является первичным документом для отражения операций с бланками строгой отчетности на забалансовом счете 006․
- Документ для проверок․ При инспекциях трудовой инспекции, налоговой или аудита отчет подтверждает законность и порядок работы с бланками․
Структура и содержание отчета (образец)
Отчет составляется в свободной форме, но должен содержать обязательные реквизиты и информацию․ Ниже представлен типовой образец с пояснениями․
Образец отчета о наличии бланков
ОТЧЕТ о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее за ___________ 20__ г․ Составлен ___________________________ (ФИО, должность ответственного за кадровый учет) «___» ___________ 20__ г․ На основании приходного ордера кассы № ___ от «___» ___________ 20__ г․ Наличие бланков на начало месяца: ౼ Бланков трудовых книжек: ____ шт․ ౼ Бланков вкладышей в трудовую книжку: ____ шт․ Поступление бланков в течение месяца: ― Получено бланков трудовых книжек: ____ шт․ (на основании накладной № ___ от ___) ― Получено бланков вкладышей: ____ шт․ (на основании накладной № ___ от ___) Расход бланков в течение месяца: ― Оформлено трудовых книжек: ____ шт․ (на основании приказов о приеме, увольнении и т․д․) ― Оформлено вкладышей: ____ шт․ (на основании заявок, приказов) ౼ Сумма, полученная за оформление: ___________ руб․ (прилагается копия приходного ордера кассы) Наличие бланков на конец месяца: ― Бланков трудовых книжек: ____ шт․ ౼ Бланков вкладышей: ____ шт․ Испорченные бланки: ౼ Бланков трудовых книжек, признанных недействительными и подлежащих уничтожению: ____ шт․ ౼ Бланков вкладышей, признанных недействительными и подлежащих уничтожению: ____ шт․ (Уничтожение производится на основании Акта об уничтожении бланков строгой отчетности № ___ от «___» ___________ 20__ г․) Приложения: Копия приходного ордера кассы № ___ от «___» ___________ 20__ г․ Копия Акта об уничтожении бланков (при наличии)․ ____________________ / ___________________________ /(подпись) (расшифровка подписи, ФИО)
Ключевые моменты, которые нельзя упустить
- Приложение приходного ордера кассы․ Это обязательное требование․ Отчет должен быть подкреплен документом, подтверждающим поступление денежных средств (если они были)․
- Учет испорченных бланков․ Любой бланк, испорченный при заполнении (опечатка, неправильные данные), не подлежит использованию․ Он должен быть изъят и уничтожен с составлением Акта об уничтожении бланков строгой отчетности․ В акте указываются серии и номера уничтоженных бланков, причина, состав комиссии․ Копия акта прилагается к отчету․
- Связь с журналом учета․ Данные отчета должны полностью соответствовать записям в Журнале учета движения бланков трудовых книжек и вкладышей в них․ Этот журнал ведется оперативно, по каждой операции (выдача, возврат, уничтожение)․ Отчет — это ежемесячная сводка по этому журналу․
- Бухгалтерский учет․ Бланки учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности»․ При поступлении бланков делается запись по дебету счета 006, при списании (оформлении в книжку или уничтожении) — кредит счета 006․ Отчет служит основанием для этих проводок․
Практические советы и типичные ошибки
- Не откладывайте на последний день․ Составляйте отчет заранее, сверяя данные с журналом учета и остатками бланков в сейфе․
- Проверяйте серии и номера․ В отчете и акте об уничтожении должны быть точные номера․ Ошибка здесь — серьезное нарушение․
- Храните отчеты вместе с другими кадровыми документами․ Они являются частью документации по трудовым книжкам и подлежат хранению в соответствии с установленными сроками (75 лет для трудовых книжек)․
- Свободная форма ≠ отсутствие структуры․ Даже в произвольной форме отчет должен быть четким, логичным и содержать все перечисленные выше данные․ Используйте таблицы для наглядности․
Ежемесячный отчет о наличии бланков — это не формальность, а важный элемент системы внутреннего контроля․ Его грамотное составление и своевременное предоставление в бухгалтерию защищают работодателя от претензий, обеспечивают корректный финансовый и кадровый учет и демонстрируют порядок в документации․ Ответственный за кадры должен четко знать алгоритм действий: сверка журнала → расчет остатков → указание поступлений и расходов → приложение кассовых документов и актов → подписание и передача в бухгалтерию․
Примечание: Настоящая статья носит информационно-справочный характер․ Для решения конкретных ситуаций необходимо обращаться к актуальным редакциям Правил ведения и хранения трудовых книжек, Положению о бухгалтерском учете и внутренним документам организации․