Ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей – обязательное требование для всех работодателей, нанимающих граждан, имеющих трудовые книжки․ Правильное оформление и своевременное обновление документа позволяют избежать штрафов при проверке трудовой инспекции, а также обеспечить прозрачность кадровых отношений․
Что такое книга учета движения трудовых книжек и вкладышей?
Это официальный документ, в котором фиксируются все операции, связанные с выдачей, возвратом, заменой и хранением трудовых книжек и их вкладышей (дополнительных листов)․ Книга состоит из двух частей:
- Приходно‑расходная книга – отражает движение чистых бланков․
- Книга учета трудовых книжек (и вкладышей) – содержит сведения о конкретных сотрудниках и их трудовых книжках․
Обе части оформляются в соответствии с Приложением N 2 и Приложением N 3 к Постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г․ № 69․
Образец заполнения книги учета движения трудовых книжек
ьный лист
На ьном листе указываются:
- Наименование организации․
- Номер и дата приказа/распоряжения, которым создана книга․
- Наименование книги (журнала) – «Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них»․
- Инициалы и фамилия ответственного лица․
- Год действия книги (например, 2025‑2026)․
Основные поля формы
Внутри книги заполняются следующие столбцы (см․ Приложение N 2):
- № п/п – порядковый номер записи․
- Дата приема на работу – дата, когда сотрудник получил трудную книжку․
- Фамилия, имя, отчество – данные работника․
- Дата выдачи/получения – дата выдачи оригинального бланка или вкладыша․
- Основание – номер и дата приказа/приказа о приёме на работу․
- Кем выдано – ФИО руководителя или ответственного лица․
- Примечание – сведения о замене, возврате, утрате и т․п․
Пример строки заполнения
№ п/п | Дата приема | ФИО | Дата выдачи | Основание | Кем выдано | Примечание --------------------------------------------------------------------------- 1 | | Иванов И․И․ | | Приказ № 15 от | Директор Петров П․П․ | Выдан оригинальный бланк
В случае возврата или замены в колонку «Примечание» указывается дата и причина․
Сроки хранения книги
Согласно действующему законодательству, оригиналы книг учета движения трудовых книжек и вкладышей хранятся в архиве организации в течение:
- 5 лет – после окончания работы сотрудника (если он уволен)․
- 10 лет – если сотрудник ушел в пенсионный возраст или умер․
После истечения срока хранения документ можно уничтожить в соответствии с установленными процедурами․
Как правильно вести книгу: пошаговая инструкция
- Подготовка формы․ Скачайте актуальный бланк (PDF, DOC, XLS) с официального сайта или из портала Минтруда․ При необходимости отредактируйте в Excel․
- Заполнение ьного листа․ Укажите реквизиты организации и ответственного лица․
- Регистрация новых сотрудников․ При приёме в компанию выдавайте оригинальный бланк трудовой книжки и вносите данные в книгу․
- Обновление при замене․ При потере, краже или повреждении книжки оформляйте замену, фиксируя дату и причину в колонке «Примечание»․
- Ведение приходно‑расходной книги․ Отслеживайте поступление и расход чистых бланков, фиксируя дату, номер и основание․
- Регулярный контроль․ Раз в квартал проверяйте соответствие записей документам (приказам, приказам об увольнениях)․
- Хранение․ Оригиналы книг храните в архиве с ограниченным доступом, а копии – в кадровом отделе․
Частые ошибки и как их избежать
- Неправильное оформление дат․ Все даты указывайте в формате ДД․ММ․ГГГГ․
- Отсутствие подписи ответственного․ На каждой странице должна быть подпись руководителя или уполномоченного лица․
- Неучёт возвратов․ Любой возврат или замена книжки обязательно фиксируется в колонке «Примечание»․
- Пропуск обновления формы․ При изменении формы (например, в 2025 году) необходимо перейти на новую редакцию и обновить все записи․
Где скачать готовый образец и формы
Бесплатные образцы и шаблоны доступны на следующих ресурсах:
- Официальный сайт Министерства труда и социальной защиты РФ – раздел «Формы и бланки»․
- Contract‑Law․Ru – «Образец․ Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей»․
- Моё Дело – «Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей, редакция 1 от »․
- nalog-nalog․ru – «Журнал учета трудовых книжек – образец заполнения»․
Все перечисленные ресурсы предоставляют документы в форматах DOC, PDF, RTF, XLS, что упрощает их редактирование и печать․
Корректное ведение книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей – это не только формальная обязанность, но и важный элемент эффективного кадрового менеджмента․ Соблюдая требования законодательства, используя официальные образцы и следя за своевременным обновлением данных, вы защитите свою организацию от штрафов и упростите работу с персоналом․
Помните, что актуальная форма и правильный порядок заполнения – залог безошибочного документооборота и спокойной работы вашего предприятия․