Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. Для индивидуальных предпринимателей порядок её ведения, заполнения и хранения регулируется теми же нормативными актами, что и для юридических лиц, но есть нюансы, связанные с особенностями статуса ИП. Ниже представлен подробный гид, включающий правовые основания, пошаговую инструкцию по заполнению, примеры записей и рекомендации по хранению.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – обязывает работодателя вести трудовую книжку у каждого работника, заключившего трудовой договор.
• Приказ Минтруда России № 69н от «Об утверждении формы трудовой книжки и инструкции по её заполнению» – содержит единый бланк и порядок внесения записей.
• Кодекс об административных правонарушениях РФ (ст. 5.27) – устанавливает штрафы за нарушение правил ведения трудовых книжек (от 1 000 до 5 000 руб.).
• Федеральный закон № 129‑ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» – подтверждает, что ИП вправе выступать в качестве работодателя.

Таким образом, индивидуальный предприниматель обязан вести трудовые книжки своих сотрудников точно так же, как и любая организация.

Когда трудовая книжка обязательна?

• При оформлении трудового договора на постоянную или срочную работу.
• Если работник работает у ИП по совместительству – запись о совместительстве также вносится в основную трудовую книжку (по месту основной работы).
• При переводе сотрудника на другую должность, увольнении или изменении фамилии.

Исключение составляют случаи, когда трудовые отношения оформлены гражданско‑правовым договором (подряд, авторский заказ и т.п.) – в таких ситуациях трудовая книжка не ведётся.

Как правильно заполнять трудовую книжку ИП?

Заполнение производится ручным способом черной или синей пастой, либо печатным способом (при условии, что текст чётко читаемый). Каждая запись состоит из нескольких обязательных реквизитов:

1. Дата (число, месяц, год) – когда произошло событие (приём, перевод, увольнение и т.д.).
2. Номер записи – последовательный номер в трудовой книжке.
3. Сведения о работодателе – полное и сокращённое наименование ИП, его ИНН (по желанию).
4. Должность ( profession ) – точно как указано в трудовом договоре.
5. Основание для записи – номер и дата приказа (или трудового договора).
6. Подпись работодателя и печать (если имеется).

Важно: в графе «Сведения о работодателе» указывается именно индивидуальный предприниматель, а не юридическое лицо. Например:

Полное наименование: Иванов Иван Иванович, индивидуальный предприниматель
Сокращённое наименование: ИП Иванов И.И.
ИНН: 770123456789

Образец заполнения трудовой книжки при приёме на работу к ИП

Ниже представлен типовой блок записи о приёме на работу. Заполняется в разделе «Сведения о работе» (страница 2‑3 трудовой книжки).

Пример записи

• Номер записи: 1
• Сведения о работодателе: Петров Петр Петрович, индивидуальный предприниматель (ИП Петров П.П.), ИНН 770987654321
• Должность (profession): менеджер по продажам
• Основание: Приказ № 5 от о приёме на работу
• Подпись: _____________________ (ИП Петров П.П.)
• Печать: (при наличии)

Если запись делается о увольнении, структура аналогична, но в графе «Должность» указывается «Уволен», а в основании – приказ об увольнении.

Пример записи об увольнении

• Номер записи: 2
• Сведения о работодателе: Петров Петр Петрович, индивидуальный предприниматель (ИП Петров П.П.), ИНН 770987654321
• Должность (profession): уволен
• Основание: Приказ № 12 от об увольнении по собственному желанию
• Подпись: _____________________ (ИП Петров П.П.)

Хранение трудовых книжек

• Трудовые книжки сотрудников хранятся у работодателя (ИП) в течение всего периода работы и после увольнения – не менее 75 лет с даты последней записи (ст. 66 ТК РФ).
• Хранение осуществляется в условиях, обеспечивающих сохранность документа (сухое, защищённое от прямых солнечных лучей место, preferably в металлическом шкафу или архиве).
• При ликвидации ИП или прекращении деятельности трудовые книжки передаются бывшему работнику под расписку; если работник не востребовал документ – ИП обязан хранить его 75 лет.

Ответственность за нарушения

Нарушение порядка ведения трудовых книжек влечёт административную ответственность:

• Штраф от 1 000 до 5 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ) за каждое нарушение (несвоевременное внесение записи, отсутствие записи, неверные данные и т.д.).
• При повторных нарушениях в течение года штраф может увеличиться до 10 000 рублей.
• В случае умышленного подделки или уничтожения трудовой книжки возможна уголовная ответственность (ст. 327 УК РФ).

Поэтому рекомендуется:

1. Вести журнал учёта issued трудовых книжек (номер, дата выдачи, ФИО сотрудника).
2. Периодически (раз в год) проводить внутреннюю проверку правильности заполнения.
3. При сомнениях консультироваться с юристом или кадровым специалистом.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли ИП вести трудовую книжку самому себе?

Да, если индивидуальный предприниматель оформляет трудовые отношения с самим собой (например, заключает трудовой договор с собственной ИП‑структурой). В этом случае запись делается так же, как и для любого другого работодателя.

Можно ли использовать электронную трудовую книжку (ЭТК) при работе у ИП?

С 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек. ИП может сдавать сведения в ПФР через ЭТК, но бумажная книжка всё равно должна вестись, пока сотрудник не отказался от бумажного варианта и не дал согласие на ведение исключительно в электронном виде.

Что делать, если сотрудник потерял трудовую книжку?

ИП выдаёт дубликат на основании заявления работника и внутреннего приказа о выдаче дубликата. В дубликате делаются все записи, имеющиеся в оригинале (по данным кадрового учёта).

Нужно ли ставить печать ИП на трудовой книжке?

Печать не является обязательным requisitem, но если у ИП есть печать, её ставить рекомендуется для большей официальности записи.

Ведение трудовых книжек индивидуальным предпринимателем ничем не отличается от ведения их юридическими лицами, однако требует внимательного отношения к деталям: правильное указание собственных данных (ФИО, ИНН), своевременное внесение записей и соблюдение сроков хранения. Соблюдение установленного порядка защищает ИП от штрафов и обеспечивает законные права работников на подтверждение своего трудового стажа.

Для удобства рекомендуется скачать готовый бланк трудовой книжки и образец заполнения (доступны на официальных сайтах Минтруда, сервисах «Моё дело», «КонсультантПлюс» и других правовых базах). При наличии сомнений всегда лучше проконсультироваться с квалифицированным кадровиком или юристом.

Автор статьи: специалист по кадровому делопроизводству, 2026 год.