Ведение кадрового документооборота — одна из важных обязанностей любого работодателя‚ в т․ч․ и индивидуального предпринимателя․ Несмотря на повсеместное внедрение электронных трудовых книжек (ЕФС-1)‚ бумажный формат все еще остается актуальным для многих сотрудников․ Поэтому каждому ИП важно знать тонкости и правила оформления этого документа․
Ключевые правила: что нужно знать ИП перед заполнением
Прежде чем вносить первую запись‚ необходимо усвоить несколько базовых принципов‚ установленных трудовым законодательством:
- ИП не заводит трудовую книжку на самого себя․ Нормами ТК РФ предусмотрено занесение информации только о деятельности наемных работников (прием‚ увольнение‚ перевод‚ поощрение)․ Индивидуальный предприниматель не состоит с самим собой в трудовых отношениях‚ поэтому заводить себе книжку и вносить туда записи он не имеет права и смысла․
- Срок внесения записи․ Запись о приеме на работу в бумажную трудовую книжку вносят в течение пяти рабочих дней после издания приказа или иного распоряжения о приеме на работу․
- Кто получает бумажную книжку․ Работодатель (ИП) ведет бумажные трудовые книжки на основных сотрудников‚ которые проработали у него свыше пяти дней (то есть шесть и более)․
- Работа по совместительству․ Запись о совместительстве делается только по желанию самого работника․ Если сотрудник изъявил такое желание‚ то запись вносит основной работодатель‚ указывая наименование ООО или ИП‚ где сотрудник работает по совместительству‚ дату‚ должность (профессию)․
Нормативная база: актуальные требования
С года в России действует обновленная форма бумажной трудовой книжки‚ а также новый порядок ее ведения и хранения‚ утвержденный приказом Минтруда № 320н от ․ Именно этим документом должен руководствоваться ИП при оформлении кадровых документов․ Правильно вносить записи в трудовую книжку только при определенных кадровых событиях‚ строго следуя инструкции․
Пошаговая инструкция: как внести запись о приеме на работу
Оформление записи о приеме сотрудника на работу начинается с раздела «Сведения о работе»․ Порядок заполнения граф следующий:
- Графа 1 (№ записи)․ Проставляется порядковый номер записи в соответствии с нумерацией в трудовой книжке․
- Графа 2 (Дата)․ Указывается дата приема на работу арабскими цифрами (например‚ )․
- Графа 3 (Сведения о работе)․ Это самый важный пункт․ В виде заголовка (без номера записи и даты) указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование индивидуального предпринимателя․ Например: «Индивидуальный предприниматель Иванов Иван Иванович (ИП Иванов И․И․)»․ Под этим заголовком пишется сама запись о приеме: «Принят(а) в отдел продаж на должность менеджера»․
- Графа 4 (Основание)․ Указывается документ‚ на основании которого внесена запись — приказ или иное распоряжение работодателя о приеме на работу․ Вписывается наименование документа‚ его дата и номер (например: «Приказ от № 5-к»)․
Важный нюанс: если в компании не оформляют приказы
Некоторые микропредприятия могут не издавать приказы о приеме‚ если отказались от локальной нормативной базы․ В таком случае в графе 4 указываются реквизиты трудового договора‚ на основании которого внесена запись․
Учет и хранение трудовых книжек у ИП
Заполнение трудовой книжки, это лишь часть кадрового дела․ Индивидуальный предприниматель обязан обеспечить правильный учет и хранение документов:
- Книги учета․ У ИП должны быть заведены книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них․ Эти книги обязательно должны быть пронумерованы‚ прошнурованы‚ заверены подписью руководителя (самого ИП) и печатью при её наличии․
- Выдача копий․ По письменному заявлению работника ИП обязан выдать ему копию трудовой книжки․ Сделать это нужно в течение трех рабочих дней со дня получения заявления․ Копии снимаются со всех заполненных страниц‚ начиная с внутренней стороны обложки․
- Электронная трудовая книжка (ЕФС-1)․ Не стоит забывать‚ что электронная трудовая книжка хранится в Социальном фонде․ При приеме нового сотрудника ИП обязан не только заполнить бумажный бланк (если сотрудник от него не отказался)‚ но и своевременно направить отчет ЕФС-1 в СФР‚ где будет отражена информация о личных данных сотрудника (ФИО‚ СНИЛС‚ дата рождения) и его трудовой деятельности․
Ответственность работодателя
За несоблюдение правил ведения‚ учета и хранения трудовых книжек‚ а также за задержку их выдачи при увольнении работодатель несет материальную и административную ответственность․ Поэтому крайне важно относиться к заполнению трудовой книжки ИП при приеме на работу с максимальным вниманием и аккуратностью․
Соблюдение актуальных правил (Приказ Минтруда № 320н) и своевременная сдача отчетности в СФР позволит индивидуальному предпринимателю избежать штрафов и обеспечить своим работникам правильный учет их стажа․