Ведение кадрового документооборота — одна из ключевых обязанностей работодателя, нарушение которой может привести к серьезным финансовым и юридическим последствиям. Несмотря на активный переход на электронные трудовые книжки, бумажный формат и строгий учет бланков остаются актуальными для многих категорий работников и работодателей. Отсутствие или неправильное ведение книг учета движения трудовых книжек и учета бланков строгой отчетности приравнивается инспекторами Роструда к грубому нарушению трудового законодательства.

В данной статье мы подробно разберем, какие именно нарушения считаются критическими, каков размер штрафов по состоянию на май 2026 года и как правильно организовать учет, чтобы избежать санкций.

Обязанность ведения учетных книг

Согласно п. 39 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, каждый работодатель обязан вести две основные формы учета:

1. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В ней фиксируются все операции по приему книжек от работников при трудоустройстве и их выдаче при увольнении.
2. Книга учета бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. Этот документ необходим для контроля за поступлением и расходованием чистых бланков, которые работодатель закупает для первичного оформления или замены утерянных документов.

Важно помнить: даже если в организации нет бумажных трудовых (все сотрудники перешли на электронные), но работодатель обязан выдавать бумажные копии по запросу или у него остались старые бланки, требование по учету может сохраняться в зависимости от специфики деятельности и наличия бумажного документооборота. Однако, если бумажные книжки ведутся, отсутствие указанных книг — это гарантированный повод для штрафа.

Административная ответственность и размеры штрафов в 2026 году

За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек предусмотрена ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ. По данным на май 2026 года, штрафные санкции составляют:

• Для должностных лиц (например, руководителя организации, главного бухгалтера или начальника отдела кадров): предупреждение или штраф в размере от 1 000 до 5 000 рублей.
• Для индивидуальных предпринимателей: штраф от 1 000 до 5 000 рублей.
• Для организаций (юридических лиц): штраф в размере от 30 000 до 50 000 рублей.

Стоит отметить, что при повторном нарушении размеры штрафов могут быть существенно выше. Для должностных лиц повторное нарушение грозит штрафом от 10 000 до 20 000 рублей или даже дисквалификацией на срок от 1 до 3 лет, что означает запрет занимать руководящие должности.

Дополнительные риски

Помимо штрафов от трудовой инспекции, работодатель может столкнуться с другими проблемами:

• Материальная ответственность. Если из-за потери трудовой книжки или задержки ее выдачи работник не сможет устроиться на новую работу, работодатель обязан компенсировать ему средний заработок за все время вынужденного прогула.
• Штрафы за задержку выдачи. За несвоевременную выдачу трудовой книжки или формы СТД-Р также предусмотрены отдельные санкции: для малых и микропредприятий — от 1 000 до 5 000 руб., для остальных — выше.
• Дисциплинарная ответственность. Сотрудник, ответственный за ведение книг (кадровик, бухгалтер), может быть привлечен к дисциплинарной ответственности вплоть до увольнения за неисполнение должностных обязанностей.

Как правильно вести книги учета

Чтобы избежать нарушений, работодатель должен самостоятельно разработать и утвердить формы книг учета (если не используются готовые типографские бланки). Книги должны быть:

1. Пронумерованы.
2. Прошнурованы.
3. Скреплены подписью руководителя и печатью организации (при наличии).

В Книге учета движения обязательно отражаются:

• Серия и номер трудовой книжки.
• Дата приема книжки от работника.
• Дата выдачи книжки работнику при увольнении.
• Подпись работника в получении книжки.

В Книге учета бланков фиксируется приход бланков от поставщика и их расход (выдача ответственному лицу или оформление конкретной трудовой).

Отсутствие книг учета трудовых книжек — это не просто формальная ошибка, а нарушение, которое легко выявляется в ходе плановых и внеплановых проверок ГИТ. Штрафы для организаций достигают 50 000 рублей за один эпизод, не считая возможных исков от работников. Регулярный аудит кадровой документации и правильное оформление учетных форм помогут защитить бизнес от расходов и репутационных рисков.

Помните: своевременное наведение порядка в документах обходится дешевле, чем оплата штрафов и судебных издержек.