Для индивидуального предпринимателя (ИП) ведение кадровых документов, в т.ч. трудовой книжки, регулируется Трудовым кодексом РФ и специальными нормативными актами. Ниже подробно рассматривается, как правильно оформить запись в трудовой книжке при приёме на работу новых сотрудников.
Какой документ используется для оформления приёма на работу?
Для внесения сведений в трудовую книжку ИП может использовать:
- Унифицированную форму Т-1 (утверждена постановлением Госкомстата от № 1).
- Самодеveloped форму приказа, но она должна соответствовать требованиям ТК РФ.
Приказ о приёме на работу подписывается руководителем ИП (самого предпринимателя) и фиксирует:
- ФИО работника.
- Должность/какое место занимает.
- Дата начала работы.
- Сведения о прохождении медицинского осмотра (если требуется).
- Договор о труде (номер, дата заключения).
Как проверить подлинность бумажной трудовой книжки?
Перед тем как вносить записи, ИП обязан убедиться, что документ подлинный:
- Бумажный бланк должен быть изготовлен Гознаком.
- На каждой странице указаны серия и номер.
- В книжке нет признаков подделки (неправильные шрифты, отсутствие водяных знаков и т.п.);
Что именно вносится в трудовую книжку?
Записи делаются в соответствии с ст. 66 ТК РФ и включают:
- ФИО работника.
- Дата рождения.
- Место рождения.
- Сведения о семейном положении (по желанию, но не обязательны).
- Дата приёма на работу.
- Должность/специализация.
- Сведения о прохождении медицинского осмотра.
- Номер и дата трудового договора.
- Отметка о том, что запись сделана с согласия работника.
Все записи оформляются без сокращений, а в конце каждой записи ставятся подпись ответственного лица (самого ИП) и, при наличии, печать организации/кадровой службы.
Электронная трудовая книжка: особенности и требования
С года для всех новых работников вводится обязательное ведение электронной трудовой книжки. Это значит, что:
- Бумажный бланк не оформляется.
- Сведения заносятся в электронную базу, доступную работодателю и контролируемым органам.
- Записи подписываются электронной подписью ИП.
Для ИП, которые ещё не перешли на электронный формат, действует переходный период – до года допускается использовать бумажный вариант, но только при условии, что он полностью соответствует требованиям ТК РФ.
Как оформить запись при увольнении сотрудника?
Процедура аналогична записи при приёме, но в ней указываются:
- Дата увольнения.
- Причина увольнения (по статье ТК РФ – по инициативе работника, по желанию работодателя, по сокращению штата и т.д.).
- Сведения о расчёте заработной платы и иных выплатах.
- Подпись работника и ИП (или уполномоченного лица).
Частые ошибки ИП при оформлении трудовой книжки
Чтобы избежать проблем с контролирующими органами, следует помнить о следующих нюансах:
- Отсутствие подписи – каждая запись должна быть подписана ответственным лицом.
- Неправильный порядок записей – записи делаются в хронологическом порядке, без пропусков.
- Сокращения и неверные сокращения – в полях указываются полные наименования и данные.
- Отсутствие печати (если она требуется) – в случае наличия печати её необходимо поставить.
- Неучтённый переход на электронный формат – после новые сотрудники должны быть внесены в электронную форму.
Что делать, если у работника нет бумажной трудовой книжки?
В этом случае ИП обязан:
- Предоставить работнику вкладыш (дополнительный лист) с необходимыми полями.
- Внести сведения в вкладыш и подписать его.
- Сохранить копию документа в кадровой документации.
Вкладыш может быть оформлен в свободной форме, но должен содержать те же сведения, что и обычная запись.
Как вести журнал учёта трудовых книжек ИП?
Для контроля за тем, какие книжки находятся в организации, ИП должен вести:
- Приходно‑расходную книгу по бланкам трудовой книжки.
- Книгу учёта движения трудовых книжек.
Формы этих книг указаны в приложениях к Инструкции по ведению кадровых документов. Они позволяют быстро находить необходимые записи и проверять их наличие.
Краткое резюме
Для ИП важно помнить, что:
- Трудовую книжку оформляют только для своих сотрудников, а не для самого предпринимателя.
- Записи вносятся в унифицированную форму Т-1 или в электронный аналог.
- Все записи подписываются, заверяются подписью ИП и, при наличии, печатью.
- С новые сотрудники оформляются исключительно в электронном виде.
- Неправильное оформление может привести к штрафам и проблемам при проверках.
Соблюдая эти правила, ИП гарантирует корректное оформление трудовых отношений и избегает рисков, связанных с нарушением трудового законодательства.