Дата подготовки статьи: г.
Ведение книги (журнала) учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них – обязательная процедура для всех работодателей в России. Правильное оформление графика движения книжек позволяет избежать штрафов, упростить работу кадровой службы и гарантировать сохранность трудовых документов работников.
Правовая основа
- Постановление Правительства РФ от № 225 «Об обязательном учёте трудовых книжек».
- Постановление Минтруда России от № 69 «О форме книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них» (Приложение N 3).
- Порядок ведения и хранения трудовых книжек (приказ Минтруда и соцзащиты РФ № 320н от г.).
- С порядок ведения журнала изменён – теперь в него вносятся сведения о переходе на электронную трудовую книжку.
Все эти нормативные акты требуют фиксировать каждое действие с трудовой книжкой: приём, выдачу, возврат, утерю, уничтожение, а также переход на электронный вариант.
Что такое «график движения трудовых книжек»?
Термин «график движения» часто используют в кадровой практике как синоним книги учёта движения трудовых книжек. Это документ, в котором фиксируются даты и причины всех операций с книжкой и её вкладышами. График позволяет увидеть «трассу» каждой книжки от момента её получения работодателем до момента выдачи работнику и последующего возврата.
Ключевые цели графика
- Контроль наличия и целостности трудовых книжек.
- Соблюдение сроков выдачи (не позднее 3 рабочих дней после заявления работника).
- Документальное подтверждение перехода на электронную трудовую книжку.
- Упрощение аудита со стороны инспекций Трудовой инспекции.
- Возможность быстро восстановить утерянную книжку по записи в журнале.
Структура книги (журнала) учёта
Форма книги регламентирована Приложением N 3 к постановлению Минтруда от г; Ниже – типовые колонки, которые должны присутствовать в каждой строке записи.
| № п/п | Дата операции | ФИО работника | Серия и номер книжки (вкладыша) | Тип операции | Причина (при выдаче/возврате) | Подпись ответственного | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Иванов И.И. | А 123456 | Приём на работу | Получена от работника | Петров П.П. | — | |
| 2 | Иванов И.И. | А 123456 | Выдача | Перевод на электронную книжку | Петров П.П. | Подпись работника в графе 12‑13 |
Обратите внимание, что в графу 12 и 13 (по пункту 40 Порядка 320н) при выдаче книжки работник ставит дату выдачи и свою подпись.
Пошаговая инструкция по заполнению графика
Шаг 1. Приём книжки от работника (при приёме на работу)
- Заполните дату приёма.
- Укажите ФИО, серию и номер книжки.
- В колонке «Тип операции» – «Приём на работу».
- Подпишите запись (ответственный кадровик).
Шаг 2. Выдача книжки работнику
- Записывается дата выдачи.
- Работник ставит подпись в графе 13 и указывает дату в графе 12 (см. п. 40 Порядка 320н).
- В колонке «Причина» укажите, например, «Выдача при переходе на электронную трудовую книжку»;
Шаг 3. Возврат книжки работодателю
- Дата возврата фиксируется в журнале.
- Указываются причины возврата (например, «Увольнение», «Смена места работы»).
- Ответственный подписывает запись.
Шаг 4. Утеря, порча или уничтожение
- Заполняется отдельная строка с указанием причины (утеря, порча).
- При утере оформляется акт, который также фиксируеться в журнале.
Шаг 5. Переход на электронную трудовую книжку
- В графе «Тип операции» – «Перевод на электронную ТК».
- Указывайте дату перехода и номер электронного реестра.
- Работник подписывает акт о переводе (бумажный документ сохраняется).
Практический пример графика за квартал
Ниже – условный график движения трудовых книжек за 1‑й квартал 2026 г. (для иллюстрации).
| № | Дата | ФИО | Серия‑№ | Операция | Причина | Подпись |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Смирнова А.А. | Б 001122 | Приём | Новое трудоустройство | Кузнецов К.К. | |
| 2 | Смирнова А.А. | Б 001122 | Выдача | Перевод на электронную ТК | Смирнова А.А. | |
| 3 | Петров В.В. | В 334455 | Приём | Приём на работу | Кузнецов К.К. | |
| 4 | Петров В.В. | В 334455 | Выдача | Выдача в бумажном виде (заявление) | Петров В.В. | |
| 5 | Иванова Е.Е. | Г 667788 | Утеря | Утеря в результате пожара | Кузнецов К.К. |
Электронные трудовые книжки и их отражение в графике
С 2021 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). При переходе на ЭТК необходимо:
- Внести в журнал запись о переводе (тип операции «Перевод на электронную ТК»).
- Указать номер электронного реестра и дату акта о переводе.
- Сохранить бумажный акт подписи работника – он остаётся подтверждающим документом.
- Если работник выбирает оставаться с бумажной книжкой, в журнале фиксируется «Отказ от перехода».
ЭТК упрощает процесс контроля, однако закон требует вести бумажный журнал до полного отказа от бумажных форм.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос 1: Сколько времени хранить журнал?
Согласно Порядку 320н, журнал следует хранить не менее 5 лет после прекращения трудовых отношений с последним работником, указанным в журнале.
Вопрос 2: Можно ли вести журнал в электронном виде?
Да, при условии, что электронный документ имеет электронную подпись, обеспечивает неизменяемость записей и доступен для проверяющих органов в любой момент.
Вопрос 3: Что делать, если книжка утеряна?
Оформить акт утери, зафиксировать его в журнале, уведомить работника и оформить новую книжку (или перевести на ЭТК). Утеря без оформления акта считается нарушением.
Вопрос 4: Нужно ли указывать причину выдачи книжки?
Да. Совет от редакции указывает включать в журнал графу с причиной выдачи (например, «Переход на электронную ТК», «Выдача по заявлению», «Возврат после увольнения»).
Как скачать образец формы
Образец книги учёта движения трудовых книжек (Приложение N 3) доступен в формате MS‑Word на официальных ресурсах Минтруда и в правовых справочных системах (КонсультантПлюс, Гарант). Ссылка для скачивания (пример): Книга учета движения трудовых книжек (PDF).
График (журнал) движения трудовых книжек – это не просто бюрократический документ, а важный инструмент контроля и защиты прав работников. Правильное оформление записей, своевременное обновление и соблюдение требований законодательства позволяют избежать штрафов и упростить работу кадровой службы.
Помните:
- Заполняйте все колонки полностью, включая причины выдачи и подписи.
- Обновляйте журнал при каждом изменении статуса книжки (приём, выдача, возврат, утеря, переход на ЭТК).
- Храните журнал минимум 5 лет и обеспечьте его доступность для проверяющих органов.
При соблюдении этих простых правил ваш «график движения трудовых книжек» будет полностью соответствовать требованиям Минтруда и поможет поддерживать порядок в кадровой документации.
Автор статьи: виртуальный помощник ChatGPT, 2026 г.