Ведение приходно‑расходной книги по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них – обязательный элемент внутреннего контроля любого работодателя.
Согласно Постановлению Минтруда РФ от  № 69 и последующим нормативным актам, каждый работодатель обязан вести отдельный учёт и ежемесячно представлять бухгалтерии отчет о наличии и использовании бланков трудовых книжек. Ниже приведена подробная инструкция по подготовке, оформлению и хранению такого отчёта.

Законодательная база

• Постановление Минтруда РФ от  № 69 «Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них».
• Постановление Минтруда РФ от  № 69 (приложение № 2) – правила оформления приходно‑расходной книги.
• Порядок ведения и хранения трудовых книжек (п. 41) – обязательность представления отчёта о наличии бланков и вкладышей.
• Государственная инспекция труда (Калужская область) – контроль за соблюдением требований к учёту трудовых книжек.
• Нормативные документы КонсультантПлюс и «Моё дело» (образцы форм 2024‑2026 гг.) – практические шаблоны для работы.

Цели отчёта

1. Контроль за движением бланков трудовых книжек и вкладышей.
2. Предотвращение потерь, краж и несанкционированного использования.
3. Обеспечение прозрачности расходов на бланки и вкладыши.
4. Подготовка к проверкам Государственной инспекции труда и аудиторских проверок.

Формы и образцы отчёта

Существует несколько вариантов оформления отчёта, но все они должны содержать одинаковую структуру:

Образцы форм доступны в формате Word, PDF и RTF на порталах «Моё дело» и «КонсультантПлюс» (редакция 2026 г. – 21 мая 2026 г.).

Пример шаблона отчёта (формат DOCX)

Отчёт об использовании бланков трудовых книжек и вкладышей в них
Месяц: __________ Год: __________

№ п/п | Наименование | В наличии | Выдано | Уничтожено | Сумма (руб.) | Примечание
1 | Бланк № 1 | 120 | 30 | 2 | 15 000 | Поступили новые партии
2 | Вкладыш № A | 200 | 50 | 0 | 5 000 | Переработка
...

Процедура составления отчёта

1. Сбор данных. Ведущий учётный сотрудник собирает информацию о всех бланках и вкладышах, которые находятся в наличии, выданы сотрудникам и уничтожены.
2. Проверка приходно‑расходных ордеров. Для каждой операции необходимо иметь подтверждающий документ (приходный ордер, акт приёма‑передачи, акт уничтожения).
3. Заполнение шаблона. Вводятся данные в таблицу отчёта. При необходимости добавляются примечания.
4. Подпись ответственного лица. Отчёт подписывается лицом, ответственным за ведение учёта трудовых книжек.
5. Передача бухгалтерии. Отчёт сдаётся бухгалтерии в течение 5 рабочих дней после окончания месяца.
6. Хранение. Оригинал отчёта хранится в бухгалтерском архиве не менее 5 лет.

Ключевые моменты

• Отчёт должен быть подготовлен в течение 5 рабочих дней после окончания календарного месяца.
• В отчёте обязательно указать суммы, взысканные за выданные и оформленные бланки с подтверждающими документами приходными ордерами.
• При наличии разногласий (например, бланки отсутствуют в учёте, но есть в наличии) необходимо провести инвентаризацию и внести корректировки;

Ответственные лица

• Ответственный за учёт трудовых книжек. Функция может быть объединена с должностью кадрового специалиста.
• Бухгалтер. Принимает отчёт, сверяет суммы с бухгалтерскими записями и формирует итоговый отчёт для внешнего аудита.
• В случае крупного предприятия – специалист по внутреннему аудиту может проверять корректность учёта.

Хранение и защита данных

Бланки трудовых книжек и вкладыши – это документы, содержащие персональные данные сотрудников. Поэтому:

• Хранить в защищённом помещении с ограниченным доступом.
• Обеспечить резервное копирование электронных копий отчётов.
• При уничтожении бланков соблюдать требования по уничтожению персональных данных (согласно Федеральному закону «О персональных данных»).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Что делать, если бланки потерялись? – Необходимо составить акт утери, уведомить бухгалтерию и, при необходимости, обратиться в отдел кадров для выдачи новых бланков.
2. Можно ли использовать электронные версии трудовых книжек? – В настоящее время закон требует бумажных трудовых книжек, однако электронные версии могут использоваться в качестве вспомогательных документов.
3. Как часто нужно проводить инвентаризацию? – Минимум раз в квартал, но рекомендуется проводить инвентаризацию ежемесячно в рамках подготовки отчёта.
4. Кто несёт ответственность за несоответствия в учёте? – Ответственность лежит на ответственном за учёт трудовых книжек и на бухгалтерии.

Отчёт об использовании бланков трудовых книжек и вкладышей в них – важный инструмент контроля за движением кадровых документов. Соблюдение требований к его подготовке, хранению и передаче бухгалтерии обеспечивает:

• Соблюдение законодательства РФ.
• Прозрачность расходов на кадровые документы.
• Готовность к проверкам Государственной инспекции труда и аудиторских проверок.
• Защиту персональных данных сотрудников.

Следуя приведённой инструкции, любой работодатель сможет систематизировать учёт бланков трудовых книжек, избежать потерь и штрафов, а также повысить эффективность внутреннего контроля.