Ведение точного и своевременного учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, это не только требование законодательства‚ но и важнейшая составляющая кадрового делопроизводства. В этой статье мы подробно рассмотрим‚ как правильно составлять отчет о наличии таких бланков‚ какие документы необходимо оформлять и как обеспечивать их сохранность.
Почему важен учет бланков трудовых книжек?
Согласно пункту 44 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (Приказ Минтруда России от № 320н)‚ работодатель обязан постоянно иметь необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей. Это связано с тем‚ что:
- Трудовая книжка, это основной документ о трудовой деятельности гражданина;
- Бланки являются документами строгой отчетности;
- Необходимо предотвратить хищение или несанкционированное использование бланков;
- Требуется обеспечить прозрачность при выдаче и оплате трудовых книжек сотрудникам.
- Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее — для учета чистых бланков;
- Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них — для учета уже заполненных документов.
Какие документы необходимо оформлять?
Приходно-расходная книга по учету бланков
Этот документ ведется бухгалтерией и содержит:
- Сведения обо всех операциях с бланками (получение‚ выдача‚ списание);
- Серию и номер каждого бланка;
- Дата и основание каждой операции;
- Сведения о лице‚ получившем бланк (ФИО‚ должность).
Книга должна быть:
- Пронумерована;
- Прошнурована;
- Заверена подписью руководителя организации;
- Заверена печатью организации (при наличии).
| № п/п | Дата | Операция | Серия и номер бланка | Количество | Основание | Ответственное лицо |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Получение бланков | АБ 123456 | 10 шт. | Договор № 45 от | Иванов И.И. | |
| 2 | Выдача бланка | АБ 123456 | 1 шт. | Прием на работу Петрова П.П. | Сидорова С.С. |
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей
Этот документ ведется кадровой службой и содержит:
- Дата приема на работу;
- Фамилия‚ имя‚ отчество работника;
- Серия и номер трудовой книжки;
- Дата и причина выдачи вкладыша;
- Сведения о выдаче дубликата;
- Сведения о возврате трудовой книжки при увольнении.
Порядок составления отчета о наличии бланков
Согласно пункту 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек‚ лицо‚ ответственное за ведение трудовых книжек‚ обязано:
- По окончании каждого месяца представлять в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
- Отчет должен содержать:
- Сведения о количестве имеющихся бланков;
- Сведения о выданных бланках;
- Суммы‚ полученные за оформленные трудовые книжки и вкладыши (с учетом п. 47 Правил: плата взимается в размере расходов на приобретение).
Требования к хранению бланков
Бланки трудовых книжек и вкладышей должны храниться:
- В сейфе или металлическом шкафу;
- У лица‚ ответственного за ведение трудовых книжек;
- Выдача бланков производится только по заявке ответственного лица;
- Должна быть обеспечена сохранность бланков (не допускается их повреждение или утеря).
Порядок получения бланков
Для получения бланков трудовых книжек необходимо:
- Оформить заявку на получение бланков;
- Представить копию платежного документа (при безналичной оплате) или оригинал квитанции (при оплате наличными);
- Представить доверенность и документ‚ удостоверяющий личность лица‚ получившего бланки;
- Доверенность должна быть заверена печатью организации.
Ответственность за нарушение учета
Нарушение правил учета и хранения бланков трудовых книжек может повлечь:
- Административную ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ);
- Материальную ответственность за утрату бланков;
- Проблемы при проверках трудовой инспекции или налоговых органов;
- Трудности при оформлении пенсий и других социальных выплат сотрудникам.
Рекомендации по организации учета
Для эффективного ведения учета:
- Назначьте ответственное лицо — сотрудника‚ который будет отвечать за ведение книг и сохранность бланков;
- Регулярно проводите инвентаризацию — не реже одного раза в квартал;
- Используйте электронные системы учета (при возможности) для дублирования бумажных записей;
- Проводите обучение сотрудников‚ ответственных за ведение трудовых книжек;
- Соблюдайте сроки предоставления отчетности, ежемесячно в бухгалтерию.
Правильное ведение учета бланков трудовых книжек и вкладышей, это не только требование закона‚ но и залог надежности кадрового делопроизводства. Следуя приведенным рекомендациям‚ вы сможете избежать ошибок‚ обеспечить сохранность документов и своевременно предоставлять необходимую отчетность.
Помните‚ что ответственность за ведение учета лежит на работодателе‚ поэтому важно уделять этому вопросу должное внимание и регулярно проверять правильность ведения документов.