Актуально на 22 мая 2026 г. Ведение трудовой книжки – обязательный элемент оформления отношений между работником и работодателем. С 2021 г. у сотрудника есть выбор: вести запись в бумажном виде или в электронном (ЭТК) виде. Для выбора необходим письменный заявленный запрос от работника.
Нормативная база
Основные правовые акты, регулирующие порядок подачи заявления:
- Статья 66.1 Трудового кодекса РФ – требования к подаче заявления о ведении трудовой деятельности;
- Порядок № 255‑н «Об порядке ведения трудовой книжки» (утв. );
- Методические рекомендации Министерства труда и социальной защиты РФ (2024‑2026 гг.).
1.1 Ключевые положения
- Заявление может быть подано в любой форме, однако в нём должны быть указаны: ФИО работника, место работы, дата подачи и тип ведения (бумажный/электронный).
- Для перехода на ЭТК заявление необходимо подать не позднее 31 декабря 2020 г. (для лиц, которые уже работают, – до 31 декабря 2020 г;; для новых – в день приёма).
- После подачи заявления работодатель обязан оформить запись в трудовой книжке (бумажной или электронной) о получении заявления.
Типы заявлений
В зависимости от выбранного способа ведения, работник может подать одно из следующих заявлений:
- Заявление о ведении бумажной трудовой книжки – традиционный вариант, когда все записи вносятся в бумажный документ.
- Заявление о ведении электронной трудовой книжки (ЭТК) – позволяет формировать сведения в электронном виде и хранить их в единой базе Пенсионного фонда.
- Заявление о переходе с бумажной на электронную форму – подаётся, когда работник уже имеет бумажную запись, но желает перейти на ЭТК.
2.1 Примерный шаблон заявления (бумажный)
Заявление о ведении трудовой книжки в бумажном виде Я, _______________________ (ФИО), паспорт: ___________, выдано ____________, дата выдачи ___________, заявил(а) о ведении моей трудовой деятельности в бумажном виде в организации «_______________________» (наименование работодателя). Дата подачи: «__» __________ 2026 г. Подпись: ______________________
2.2 Пример заявления (электронный)
Заявление о ведении электронной трудовой книжки Я, _______________________ (ФИО), паспорт: ___________, выдано ____________, дата выдачи ___________, заявил(а) о ведении моей трудовой деятельности в электронном виде в организации «_______________________». Дата подачи: «__» __________ 2026 г. Электронная подпись (при наличии): ______________________
Как правильно заполнить заявление
Согласно абз. 2 п. 35 Порядка, в заявлении необходимо указать:
- Порядковый номер записи (если уже есть предыдущие записи).
- Дата выдачи трудовой книжки (для бумажного варианта – дата получения).
- Тип ведения – «бумажный» или «электронный».
- Сведения о месте работы – название организации, ОГРН, адрес.
- Подпись работника и, при необходимости, электронная подпись.
Важно не позже чем за три рабочих дня до предполагаемого увольнения подать заявление, иначе выдача книжки может быть отложена до дня увольнения.
Последствия несоблюдения сроков
Если работник не подаст заявление в установленный срок, работодатель обязан вести трудовую книжку в бумажном виде по умолчанию. При этом:
- Работник лишается возможности пользоваться преимуществами ЭТК (например, автоматическое формирование сведений из СЗВ‑ТД).
- В случае увольнения без подачи заявления трудовая книжка выдаётся только в день увольнения, что может задержать оформление расчётов.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Вопрос: Можно ли подать заявление в электронном виде, если у меня нет электронной подписи?
Ответ: Да, заявление можно подать в произвольной форме, в т.ч. на бумажном носителе, и передать его работодателю лично или по почте. - Вопрос: Что делать, если я начал работу, а заявление забыл подать?
Ответ: В этом случае необходимо срочно подать заявление в течение первых трёх рабочих дней, иначе будет вестись бумажный вариант. - Вопрос: Как отследить, когда будет готова электронная трудовая книжка?
Ответ: После подачи заявления работодатель вносит запись о её получении, после чего в течение нескольких дней формируется ЭТК и отправляеться на портал Пенсионного фонда.
Где скачать формы и образцы
На официальных ресурсах доступны готовые бланки:
- Сайт Министерства труда и социальной защиты РФ – раздел «Электронная трудовая книжка».
- КонсультантПлюс – библиотека образцов заявлений (2025‑2026 гг.).
- Портал «Моё дело» – бесплатные формы в Word и PDF (редакция от , ).
Заявление работника о ведении трудовой книжки – ключевой документ, определяющий форму хранения сведений о трудовой деятельности. Правильное и своевременное оформление позволяет:
- Избежать задержек при увольнении;
- Пользоваться преимуществами электронного документооборота;
- Обеспечить точность и актуальность данных в Пенсионном фонде.
При возникновении вопросов рекомендуется обращаться в отдел кадров или в консультационные службы Министерства труда.
Источник: Сводка нормативных актов и официальных рекомендаций, актуальных на 22 мая 2026 г.