Вопрос о том, можно ли вести трудовую книжку исключительно в бумажном формате, актуален как для работодателей, так и для работников. С переходом на электронный учет трудовых отношений в России и Украине законодательство меняется, и многие сталкиваются с необходимостью адаптироваться к новым требованиям.
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника: даты начала и окончания работы, сведения о должностях, заработной плате, а также сведения о причинах увольнения. В России она оформляется в бумажном виде, но с 2019 года в Украине уже действует электронный аналог.
Ключевые особенности бумажной трудовой книжки:
- Формат: А6 (130 × 150 мм)
- Количество страниц: 32
- Обложка: мягкая, обычно синего цвета с бумвиниловой отделкой
- Содержит 4 блока: личные данные, сведения о трудовой деятельности, сведения о начислениях и удержаниях, сведения о причинах увольнения
Законодательные изменения в России
С 2021 года в России действуют новые правила, которые ограничивают использование бумажной трудовой книжки:
- Если человек впервые устроился на работу после г., оформлять бумажную книжку нельзя – учет ведется только в электронном виде.
- До 9 июня 2026 г. работники и работодатели обязаны перевести бумажные трудовые книжки в электронный формат.
- С 2026 г. бумажные трудовые книжки станут необязательными из‑за полного перехода на электронный учет трудовых отношений.
Таким образом, после 2026 г. бумажная трудовая книжка перестанет быть обязательным документом, но может оставаться дополнительным источником информации.
Переходный период
Законодательство предусматривает пятилетний переходный период, в течение которого работник может иметь одновременно бумажную и электронную трудовую книгу. Это позволяет постепенно адаптироватся к новым требованиям.
Электронная трудовая книжка в Украине
В Украине с 10 июня 2021 г. действует электронный аналог бумажной трудовой книжки. Цель – оптимизация документооборота и повышение прозрачности трудовых отношений.
- Переход на электронный формат начался в 2019 году, а с 2020 г. бумажные документы перестали использоваться в большинстве случаев.
- С 2026 г. бумажные трудовые книжки станут необязательными, аналогично российскому законодательству.
- Пользователи могут одновременно иметь бумажную и электронную версии в течение переходного периода.
Можно ли вести только бумажную трудовую книжку?
Ответ зависит от даты начала трудовой деятельности и страны, где вы работаете.
- Россия: Если вы начали работу до г., бумажная трудовая книжка остаётся допустимой, но после 2026 г. её использование станет необязательным. Если вы начали работу после г., бумажную книжку вести нельзя – только электронный формат.
- Украина: С 10 июня 2021 г. электронная трудовая книжка стала официальным документом. Бумажная версия может использоваться в качестве дополнительного источника, но в большинстве случаев она не требуется.
Ведение трудовой книжки только в бумажном виде возможно лишь в ограниченных случаях: для работников, которые начали трудовую деятельность до г. в России, и в рамках переходного периода в Украине. В остальных случаях, начиная с 2021 г. в России и с 2021 г. в Украине, обязательным становится электронный формат. После 9 июня 2026 г. бумажные трудовые книжки перестанут быть обязательными, но могут оставаться дополнительным источником информации.
Практические рекомендации
- Проверьте дату начала вашей трудовой деятельности.
- Если вы начали работу после г. в России, убедитесь, что ваш работодатель ведёт электронный учёт.
- Сохраните копию бумажной трудовой книжки в безопасном месте, но не полагайтесь только на неё.
- Регулярно проверяйте статус электронного учёта в системе работодателя.
- Если вы работаете в Украине, уточните у работодателя, какой формат используется в вашем случае.
Переход на электронный формат трудовой книжки – это шаг к более прозрачному и эффективному управлению кадровыми данными. Хотя бумажная трудовая книжка остаётся важным документом в истории трудовых отношений, её роль постепенно сокращается. Работники и работодатели должны быть готовы к изменениям и соблюдать новые требования законодательства, чтобы избежать проблем с оформлением трудовых документов в будущем.