Ведение трудовой книжки – это обязательный элемент кадрового учёта в России. С 1 сентября 2021 г. действует новый порядок ведения и хранения трудовых книжек, утверждённый приказом Минтруда РФ от 19 мая 2021 г. (№ 320н). Он предусматривает, что запись в трудовой книжке может быть выполнена штампом. Ниже разберём, что это значит, как правильно оформить штамп, где его ставить и какие ошибки стоит избегать.

Что такое штамп и зачем он нужен

Штамп – это печатная надпись, выполненная с помощью штамповки. В трудовой книжке штамп заменяет ручную запись и считается равнозначной письменной записи. Это позволяет ускорить процесс оформления, особенно при выдаче вкладыша (вкладка) или при внесении сведений о новом сотруднике.

Правовые основания

• Приказ Минтруда РФ от 19 мая 2021 г. № 320н – новый порядок ведения и хранения трудовых книжек.
• Письмо Минтруда России от 01 июля 2021 г. № 14‑6/ООГ‑6075 – подтверждает, что штамп может использоваться для внесения сведений о работе сотрудника.
• Срок действия приказа ограничен до 1 сентября 2027 г. – после чего ожидается переход на полностью электронный формат учёта стажа.

Как оформить штамп

1. Разработка дизайна: Штамп должен содержать полное и при наличии сокращённое наименование организации, а также надпись, указывающую действие (например, «Выдан вкладыш»).
2. Размер: Рекомендуемый размер – 10 × 25 мм. Это обеспечивает достаточную читаемость и удобство размещения.
3. Материал: Используйте качественную резиновую или силиконовую основу, чтобы штамп не стирался со временем.
4. Проверка: Перед массовым использованием протестируйте штамп на пробном листе, чтобы убедиться в чёткости надписи.

Порядок размещения штампа на ьном листе

Штамп ставится в свободное место верхней части ьного листа. Обычно это область над полями с ФИО, датой рождения и другими сведениями о сотруднике.

После размещения штампа необходимо:

• Указать серию и номер документа (например, «Выдан вкладыш серии ТК 1234567»).
• Проверить, что все сведения о работнике (ФИО, дата рождения, образование, профессия) верны.
• Подписать сотрудник в соответствующей графе.

Типы штампов, используемых в трудовой книжке

• Выдан вкладыш – ставится при выдаче вкладыша (вкладки) к трудовой книжке.
• С записями ознакомлен – подтверждает, что сотрудник ознакомлен с содержимым книжки.
• Сведения об образовании – фиксирует наличие диплома, степень, специальность.
• Дубликат – ставится при выдаче дубликата оригинала.
• Печатка организации (печать кадровой службы) – используется при первом заполнении трудовой книжки.

Частые ошибки и как их избежать

1. Неправильное наименование организации – убедитесь, что штамп содержит как полное, так и сокращённое название.
2. Отсутствие серии и номера – всегда указывайте серию и номер документа.
3. Неправильный размер штампа – используйте рекомендованные 10 × 25 мм.
4. Плохая читаемость надписи – проверяйте штамп на пробном листе.
5. Неправильное размещение – ставьте штамп в свободное место верхней части ьного листа.

Перспективы перехода на электронный формат

Согласно новому порядку, к 1 сентябрю 2027 г. планируется завершить переход на электронный учёт стажа. Это позволит:

• Уменьшить количество бумажных документов.
• Сократить время на внесение записей.
• Уменьшить риск ошибок и потери данных.

Однако в период перехода штамп остаётся актуальным инструментом, особенно при выдаче вкладыша и при оформлении дубликатов.

Штамп на ьном листе трудовой книжки – это не просто декоративный элемент, а важный юридический инструмент, подтверждающий факт оформления документа. Следуя рекомендациям по его оформлению, размещению и использованию, вы обеспечите корректность кадрового учёта и соблюдение всех требований законодательства.

Если возникнут вопросы по конкретной ситуации (например, при обнаружении неверной записи после увольнения), обратитесь к специалисту по трудовому законодательству или в кадровую службу вашей организации.