С 2021 года в России активно внедряется электронный вариант трудовой книжки (ЭТК). Однако многие индивидуальные предприниматели (ИП) всё ещё используют традиционный бумажный документ. В статье разберём, какие обязанности у ИП по ведению трудовой книжки, какие нормы регулируют процесс, когда можно использовать электронный вариант, а когда – только бумажный, и какие подводные камни могут возникнуть.

Содержание

1. Законодательная база
2. Обязанности ИП как работодателя
3. Бумажная трудовая книжка: когда её вести
4. Электронная трудовая книжка: порядок оформления
5. Отказ работника от бумажной книжки
6. Пошаговая процедура при приёме на работу
7. Типичные ошибки и как их избежать
8. FAQ

Законодательная база

Основные нормативные акты, регулирующие ведение трудовых книжек:

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 66, 67, 68, 69.
• Федеральный закон от № 439‑ФЗ – в пункте 8 ст. 2 указано формирование сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
• Приказ Минтруда России от № 394н – вводит порядок использования электронных трудовых книжек (ЭТК).
• Письмо Минтруда России от № 09‑20/140554 – разъясняет подтверждение страхового стажа при одновременном представлении бумажной и электронной книжки.

С 2021 года при приёме на работу кадровые специалисты обязаны заполнять ЭТК. Тем не менее, в ряде ситуаций допускается ведение бумажной книжки (см. ниже).

Обязанности ИП как работодателя

Индивидуальный предприниматель, нанимающий работников, считается работодателем в рамках ТК РФ. Поэтому он обязан:

1. Оформить трудовой договор с каждым сотрудником.
2. Внести запись в трудовую книжку (бумажную или электронную) о приёме на работу.
3. Своевременно оформить и подать форму ЕФС‑1 в Пенсионный фонд РФ.
4. Вести учёт рабочего времени, отпусков, больничных и т.д.
5. Соблюдать порядок оформления записей при увольнении, переводе, изменении условий труда.

Нарушения могут привести к штрафам, начислению пени за несвоевременную уплату страховых взносов и даже к административной ответственности.

Бумажная трудовая книжка: когда её вести

Бумажный вариант по‑прежнему обязателен в следующих случаях:

• Работник отказался от ведения электронной трудовой книжки. Отказ оформляется письменным заявлением, которое вносится в его личное дело.
• Работник уже имеет бумажную трудовую книжку, а в ней сделана запись об отказе от её дальнейшего ведения. При приёме такого сотрудника ИП не может продолжать вести электронную книжку.
• Для некоторых категорий работников (например, пенсионеров, получающих пенсию по старому пенсионному возрасту) может потребоваться бумажный документ для подтверждения стажа.
• Если в организации нет доступа к системе «Госуслуги» или к сервису «Электронная трудовая книжка», а также при отсутствии технической возможности вести ЭТК.

В остальных случаях допускается одновременное ведение бумажной и электронной книжек, если работник не подал заявление об отказе.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): порядок оформления

ЭТК хранится в личном кабинете сотрудника на портале Госуслуги. Процесс её создания выглядит так:

1. Регистрация ИП в системе «Электронная трудовая книжка» – необходимо получить сертификат электронной подписи (ЭП) или использовать Госуслуги с подтверждённым уровнем доступа.
2. Создание личного кабинета работодателя и привязка к нему ИНН ИП.
3. При приёме нового сотрудника в системе выбирается пункт «Создать электронную трудовую книжку» и заполняются обязательные реквизиты (ФИО, дата рождения, СНИЛС, паспортные данные).
4. После подтверждения данных сотрудником (через SMS‑код) в его личном кабинете появляется запись о приёме на работу.
5. Все последующие изменения (перевод, отпуск, увольнение) вносятся в ЭТК тем же способом.

ЭТК имеет несколько преимуществ:

• Отсутствие риска потери бумажного документа.
• Автоматическое формирование справок о стаже для Пенсионного фонда.
• Упрощённый доступ сотрудника к своей трудовой истории.
• Сокращение бумажной работы для ИП.

Отказ работника от бумажной (или электронной) трудовой книжки

Согласно п. 8 ст. 2 закона № 439‑ФЗ, работник имеет право отказаться от ведения бумажной трудовой книжки. При этом:

• Отказ оформляется письменно (заявление работника).
• Заявление вносится в личное дело и в трудовую книжку (если она уже существует).
• Работодатель обязан вести ЭТК вместо бумажного варианта.
• Если работник отказывается от обеих форм (что практически невозможно), он теряет возможность получать официальные справки о стаже.

Важно помнить, что отказ от бумажной книжки не освобождает ИП от обязанности вести ЭТК. Если ИП не имеет технической возможности вести ЭТК, он обязан предоставить работнику бумажную книжку.

Пошаговая процедура при приёме на работу в ИП

Если работник отказывается от бумажной книжки, шаг 3 выполняется только в электронном виде.

Типичные ошибки и как их избежать

• Неоформленное заявление об отказе – без письменного заявления нельзя перейти на ЭТК.
• Запись в бумажную книжку после отказа от её ведения – приводит к конфликту с Трудовым кодексом.
• Отсутствие подписи работодателя в записи – запись считается недействительной.
• Несвоевременная подача ЕФС‑1 – штраф за несвоевременное уведомление о приёме.
• Неправильный формат даты/подписи – в бумажной книжке требуется подпись руководителя и печать (если есть).
• Отсутствие доступа к «Госуслугам» – без доступа невозможно вести ЭТК; рекомендуется оформить электронную подпись.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовые книжки?

Да, если работник не подал заявление об отказе от бумажного варианта. Записи в обеих книжках должны совпадать.

Что делать, если у работника уже есть бумажная книжка с записью об отказе от её дальнейшего ведения?

В этом случае ИП обязан вести только электронную трудовую книжку. Приём на работу оформляется через ЭТК, а в бумажную книжку новых записей вносить нельзя.

Какие сведения больше не требуются в трудовой книжке после реформы 2023‑го года?

Минтруд планирует исключить из книжки избыточные сведения, такие как информация о прохождении воинской службы, сведения о семейном положении и т.п. Оставляются только данные, необходимые для подтверждения трудового стажа и расчёта пенсии.

Как подтвердить наличие у работника ЭТК при проверке со стороны инспекции?

Работодатель может вывести из личного кабинета работодателя справку о наличии и содержимом ЭТК, либо попросить сотрудника показать запись в личном кабинете на портале «Госуслуги».

Можно ли отказаться от ЭТК и вернуться к бумажной книжке?

Да, но только по инициативе работника. Он подаёт заявление об отказе от ЭТК, после чего ИП обязан оформить бумажную трудовую книжку и вести её дальше.

Для индивидуального предпринимателя, который нанимает сотрудников, правильное ведение трудовой книжки – это не просто формальность, а обязательный элемент трудового законодательства. С 2021 года приём на работу подразумевает обязательное использование электронной трудовой книжки, однако в ряде ситуаций (отказ работника, технические ограничения) допускается ведение традиционного бумажного документа.

Ключевые рекомендации для ИП:

1. Заранее уточняйте у соискателя, есть ли у него бумажная трудовая книжка и подавал ли он заявление об отказе от её ведения.
2. Оформляйте ЭТК через портал «Госуслуги», используя электронную подпись.
3. Своевременно подавайте форму ЕФС‑1 и уплачивайте страховые взносы.
4. Ведите чёткую документацию: копии заявлений, приказов, договоров – они могут потребоваться при проверке.
5. Следите за изменениями в нормативных актах (Минтруд регулярно обновляет правила).

Соблюдая эти простые, но важные правила, ИП сможет избежать штрафов, обеспечить сотрудникам надёжное подтверждение трудового стажа и упростить собственный кадровый учёт.

Автор: Ваш полезный помощник.
Дата публикации: 23 мая 2026 г.