Ведение трудовой книжки, один из ключевых элементов кадрового учёта в России․
Независимо от того, бумажная она или электронная, работодателю необходимо вести её в строгом соответствии с Трудовым кодексом РФ (ТК РФ) и сопутствующими нормативными актами․ В этой статье разберём, когда и почему возникает обязанность вести трудовую книжку, какие правила и сроки применяются, а также что делать в случае выбора между бумажной и электронной формой․
Правовое основание
Обязанность вести трудовую книжку закреплена в статье 66․1 ТК РФ:
- Запись в трудовую книжку и внесение сведений о трудовой деятельности (об основании и причине прекращения трудового договора) должно производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона․
- Внесение информации должно ссылаться на соответствующую статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ или иного закона․
В 2020 году в ТК РФ был внесён пункт, предусматривающий переход к электронным трудовым книжкам․ При этом работник мог выбрать способ ведения документа до 31 декабря 2020 года․ Если заявление не подано, то по умолчанию ведётся бумажная книжка․
Когда возникает обязанность вести трудовую книжку?
Обязанность появляется в следующих случаях:
- При приёме на работу, если сотрудник проработал у работодателя свыше пяти дней и работа является основной․
- При изменении условий труда, при смене должности, места работы, режима работы и т․д․
- При увольнении — запись о прекращении трудового договора и причинах увольнения․
- При переходе на другой вид трудовой книжки, если работник выбирает электронную форму после 2020 года․
Таким образом, обязанность возникает сразу после начала трудового договора и продолжается до момента его окончательного прекращения․
Формы трудовой книжки
3․1 Бумажная трудовая книжка
Традиционный вариант, который до 2020 года был обязательным․ Ведение осуществляется в бумажном виде, а записи делаются вручную․
3․2 Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2020 года работник может выбрать электронную форму․ При этом:
- Если работник не подал заявление, то по умолчанию ведётся бумажная книжка․
- Выбор способа ведения сохраняется до тех пор, пока работник не примет решение․
- В 2026 года обязанность вести ЭТК сохраняется в двух случаях: работник сам выбрал такой способ ведения документа или ещё не принял соответствующее решение․
Процедура ведения трудовой книжки
4․1 При приёме на работу
Работодатель обязан:
- Внести запись о приёме в трудовую книжку в течение 5 рабочих дней с даты начала работы․
- Указать дату, место работы, должность, вид деятельности, а также сведения о заработной плате․
4․2 При изменении условий труда
При каждом изменении условий труда (смена должности, места работы, режима работы) запись должна быть внесена в течение 5 рабочих дней․
4․3 При увольнении
Запись о прекращении трудового договора и причинах увольнения должна быть внесена в течение 5 рабочих дней с даты увольнения․
4․4 Выдача трудовой книжки работнику
По письменному заявлению работника работодатель обязан выдать трудовую книжку не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления․
Хранение и учёт трудовых книжек
Работодатель обязан:
- Соблюдать порядок хранения трудовых книжек в соответствии с приказом Минтруда РФ от 19 мая 2021 года (Приказ 320н)․
- Обеспечивать сохранность документов и защищать их от потери, порчи, кражи․
- Вести учёт трудовых книжек, включая сведения о месте хранения, сроках проверки и обновления․
Ответственность за нарушение
Нарушение порядка ведения трудовой книжки влечёт за собой:
- Административную ответственность для работодателя (штрафы, предупреждения)․
- Возможность привлечения к уголовной ответственности в случае умышленного искажения сведений․
- Нарушение прав работника, включая трудовые и социальные гарантии․
Практические рекомендации
- Проверьте дату начала работы․ Если сотрудник проработал более пяти дней, сразу начните вести трудовую книжку․
- Уточните у работника выбор формы․ Если он не подал заявление до 31 декабря 2020 года, уточните, хочет ли он перейти на электронную форму․
- Соблюдайте сроки․ Все записи должны вноситься в течение 5 рабочих дней․
- Обучайте персонал․ Регулярно проводите тренинги по правилам ведения трудовой книжки․
- Проверяйте документы․ Периодически проводите внутренние аудиты․
Обязанность вести трудовую книжку — это не просто формальность, а важный элемент защиты прав и интересов как работодателя, так и работника․ Соблюдение всех требований ТК РФ и сопутствующих нормативов обеспечивает прозрачность трудовых отношений, упрощает проверку и минимизирует риски юридических споров․ Независимо от того, выберете ли вы бумажную или электронную форму, главное — вести её в точном соответствии с законодательством․