Ведение трудовой книжки – обязательная процедура для каждого работодателя и сотрудника. Правильное заполнение документа позволяет избежать ошибок при приёме, переводе, увольнении и при получении various бонусов. Ниже – полное пошаговое руководство, основанное на актуальной нормативной базе (Постановление Правительства РФ № 225 от , ТК РФ ст. 66, инструкции КонсультантПлюс и др.).

Нормативно‑правовая база

• Постановление Правительства РФ № 225 «Об трудовых книжках» – регламентирует порядок заполнения, хранения и дублирования.
• Трудовой кодекс РФ, ст. 66 – определяет перечень сведений, которые должны быть внесены в трудовые книжки.
• Инструкции КонсультантПлюс и Контур – практические рекомендации по оформлению.

Ключевые даты

С года вводятся новые правила заполнения, однако старые формы остаются актуальными до полного перехода на электронный формат.

Последний актуальный документ

Обновлённый образец заполнения трудовой книжки 2026 опубликован ;

Основные разделы трудовой книжки

Трудовая книжка состоит из нескольких разделов. Каждый из них заполняется строго по установленным правилам.

1. ьный лист – вводные данные о работнике.
2. Сведения о работе – история занятости, переводы, должности.
3. Сведения о награждении – премии, премии, благодарности.
4. Сведения об увольнении – дата и основания увольнения.
5. Вкладыш (при необходимости) – дополнение, если заполнены все страницы основного раздела.

Пример записи на ьном листе

ФИО: Иванов Иван Иванович
Дата рождения: 
Пол: Мужской
Паспорт: серия 45 02, № 123456, выдан ОУФМС России по г. Москве 
Образование: Высшее, экономика
Должность при приёме: Бухгалтер
Место работы: ООО «Пример», отдел бухгалтерии
Дата приёма: 
Основание: Договор № 123 от 

Заполнение раздела «Сведения о работе»

Все записи должны быть сделаны в день приёма или в день увольнения и строго соответствовать тексту приказа/распоряжения.

• Указываются дата и основание трудоустройства.
• Указывается должность, подразделение.
• Не допускаются формулировки «принят на время».
• При переводе на другую постоянную работу – указывается дата перевода и новая должность.

Сведения о награждении

Вносятся только на основании официального приказа. В записи обязательно указывается:

• Наименование награды (премия, благодарность).
• Дата выдачи.
• Приказ/распоряжение, номер и дата.

Правила внесения записей

Согласно правилу четвертое из Постановления № 225, все записи должны быть оформлены в соответствии с действовавшим на дату их внесения трудовым законодательством.

Общие указания

• Записи делаются чётким шрифтом (без смайлов, сокращений).
• Ошибки не стираются, а зачеркиваются и подписывается «Ошибка», указав правильную информацию.
• Все изменения фиксируются в журнале учета.

Особенности заполнения при увольнении

При прекращении трудового договора в трудовой книжке указываются:

1. Дата увольнения.
2. Основание увольнения (по статье ТК РФ, по соглашению сторон и т.д.).
3. Последний рабочий день.
4. При переводе на другую организацию – указывается «перевод в другую организацию» и дата перехода.

Заполнение вкладыша

Вкладыш используется, когда все страницы одного из разделов полностью заполнены. Он является неотъемлемой частью трудовой книжки и оформляется так же, как и основной документ.

Частые ошибки и как их избежать

• Неуказание даты основания – всегда указывайте точную дату приказа/договора.
• Заполнение «на время» – в трудовой книжке нельзя писать «принят на временную должность». Нужно указывать тип занятости (постоянная, временная) только в трудовом договоре, а в книжке – фактическую должность.
• Несоответствие записи приказу – текст записи должен полностью совпадать с текстом приказа.
• Отсутствие подписи при исправлении – при корректировке ошибок подпишите «Исправление», укажите дату и ФИО ответственного.

Пошаговая инструкция по оформлению при приёме на работу

1. Подготовка ьного листа – заполнить все реквизиты работника.
2. Оформление раздела «Сведения о работе» – указать дату и основание трудоустройства, должность, подразделение.
3. Запись о приеме – оформить в день приёма, подписать руководителя.
4. Заполнение раздела «Награждения» – при наличии премий или благодарностей.
5. Контроль заполнения – проверить соответствие всех записей приказам и датам.
6. Сохранение документа – хранить в архиве организации в установленном порядке.

Обновления 2026 года

В 2026 году вступили в силу новые требования, опубликованные :

• Усилена ответственность за точность записи даты увольнения.
• Введено обязательное указание кодa ОКПД2 при изменении квалификации.
• Повышены требования к оформлению вкладыша – теперь он должен иметь уникальный номер и дату выдачи.

Пример нового формата записи о переводе:

Дата перевода: 
Основание: Приказ № 45 от 
Сотрудник переводен в отдел маркетинга на должность «Специалист по маркетингу».

Как исправить ошибку в трудовой книжке

1. Зачеркните ошибочную запись двумя параллельными линиями.
2. Подпишите «Ошибка», укажите дату и ФИО ответственного.
3. Внесите правильную информацию рядом.
4. Запишите в журнале учета факт исправления.

Важно: исправления могут быть сделаны только до момента выдачи дубликата или до окончания срока хранения оригинала.

Правильное оформление записи в трудовой книжке – залог юридической чистоты отношений между работодателем и сотрудником. Соблюдайте:

• Точность дат и оснований.
• Соответствие приказам.
• Корректное оформление вкладыша.
• Своевременное исправление ошибок.

Следуя рекомендациям, вы избежите спорных ситуаций при проверках трудовой инспекции и обеспечите прозрачность кадровых процессов.

Помните: трудовая книжка – это не просто форма, а важный документ, отражающий весь трудовой путь сотрудника.