Ведение трудовой книжки – одна из ключевых задач кадрового специалиста. Правильное оформление и своевременное обновление документа позволяют избежать ошибок при расчёте заработной платы, пенсии и иных выплат, а также упростить работу с персоналом. В статье разберём, как правильно оформить запись, какие нормативные акты регулируют процесс, какие особенности электронных трудовых книжек (ЭТК) и какие ошибки часто допускают кадровики.
Нормативная база
Основным документом, определяющим форму и порядок ведения трудовых книжек, является Приказ Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н. Он устанавливает:
- Требования к содержанию записей;
- Порядок исправления ошибочных данных;
- Форму бумажной и электронной версии трудовой книжки;
- Обязательства работодателя по ведению и хранению документа.
Кроме того, статья 66 ТК РФ фиксирует, что трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовую деятельность работника.
Бумажная vs электронная трудовая книжка
С в России действует закон о ведении трудовых книжек в электронном виде. Начиная с января 2021 года новые сотрудники автоматически получают ЭТК. При этом:
- Сотрудники, принятые до января 2021‑го, могут выбрать форму – бумажную или электронную.
- С 2025‑го года большинство организаций переходят полностью на электронный формат, однако бумажная версия остаётся обязательной для некоторых видов деятельности.
Электронная версия дублирует сведения из бумажной, но упрощает передачу данных в ЕФС‑1 и снижает вероятность ошибок.
Как правильно оформить запись в трудовой книжке
Запись в книжке должна быть выполнена в соответствии с требованиями Приказа 320н. Каждый пункт содержит обязательные элементы:
- Дата начала работы;
- Должность/кадр;
- Подразделение и место работы;
- Сведения о продолжительности работы (полный/частичный день);
- Подпись сотрудника и подтверждение работодателя.
Особое внимание уделяется оформлению записи о приёме на временную работу. В этом случае работодатель обязан лично ознакомить сотрудника с новой записью и получить его подпись в личной карточке.
Приём на должность
При приёме на новую должность в запись вносяться данные о:
- Наименовании должности;
- Классификации по тарифной ставке;
- Условиях труда (режим, график).
После внесения сведений кадровик получает подпись сотрудника в личной карточке, где дублируется запись из трудовой книжки.
Перевод и увольнение
Перевод на другое место работы оформляется отдельной записью, указывающей:
- Новый отдел/подразделение;
- Дата начала работы в новом месте;
- Сведения о сохранении или изменении условий труда.
Увольнение оформляется записью с указанием даты увольнения, причины (по инициативе работника, по сокращению и т.д.) и подписью сотрудника.
Порядок ведения и хранения
Кадровик должен обеспечить:
- Разработку книги учёта бланков и вкладышей;
- Ведение книги движения трудовых книжек (кто, когда и где получал/передавал документы);
- Назначение ответственного лица (чаще всего – сам кадровик, бухгалтер или иной специалист).
Ошибка, часто допускаемая в организации, – делегировать ведение книги отделу кадров, а не бухгалтерии. При таком подходе повышается риск потери или искажения данных.
Исправление ошибок в записи
Если в книжке допущена ошибка, её необходимо поправить в соответствии с Приказом 320н:
- Сделать отметку о внесении исправления (дата, подпись кадровика);
- Внести правильные сведения в соответствующее поле;
- Получить подпись сотрудника на исправленной записи.
Все изменения фиксируются в журнале учёта исправлений, который также хранится в кадровом отделе.
Электронные трудовые книжки: особенности оформления
ЭТК создаётся в электронных системах кадрового учёта. Основные шаги:
- Определение ответственного лица за ведение ЭТК;
- Приём работника с уже готовой электронной книжкой;
- Сдача отчёта ЕФС‑1 в ПФР;
- Регулярное обновление данных (переводы, повышения, увольнения).
Электронный формат позволяет автоматически формировать выписки о стаже, что упрощает расчёт пенсионных выплат.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос: Можно ли сразу оформить запись в электронной книжке без бумажной?
Ответ: С 2021 года новые сотрудники обязаны использовать электронный формат. Для работников, принятых до этого периода, выбор остаётся за ними, однако в случае выбора электронного варианта требуется предварительная запись в бумажной книжке как подтверждения перехода.
Вопрос: Кто подписывает запись о приёме на работу?
Ответ: Подпись должна ставиться и от сотрудника, и от представителя работодателя (кадровика). Это подтверждает согласование условий труда.
Вопрос: Как хранить электронные трудовые книжки?
Ответ: ЭТК хранятся в защищённой базе данных организации, доступ к которой имеет только уполномоченный персонал. При необходимости выписка может быть предоставлена в бумажном виде.
Ведение трудовой книжки – ответственная задача кадрового специалиста. Соблюдение требований Приказа 320н, правильное оформление записей, своевременное исправление ошибок и переход на электронный формат позволяют:
- Сократить количество административных ошибок;
- Упростить расчёт заработной платы и пенсионных выплат;
- Повысить прозрачность кадровых процессов.
Кадровик, следящий за актуальностью данных и правильно оформляющий каждую запись, создаёт надёжную основу для работы с персоналом и минимизирует риск юридических конфликтов.
Автор статьи: кадровый консультант, 2026 г.