Работа по совместительству (частичная занятость) оформляется в трудовой книжке точно так же, как и основное место работы, но есть несколько нюансов, которые важно соблюсти, чтобы запись была корректной и имела юридическую силу.
Нормативная база
- Трудовой кодекс Украины – ст. 32‑34 (о совместительстве).
- Постановление Кабинета Министров Украины № 122 от «Об утверждении Порядка ведения трудовых книжек».
- Закон Украины «Об электронном реестре застрахованных лиц» (от ) – обязательная оцифровка трудовых книжек до 10 июня 2026 г.
Что считается работой по совместительству?
Совместительство – это выполнение работы у другого работодателя (или у того же, но в другом подразделении) в свободное от основной работы время, при условии:
- Согласия основного работодателя (если иное не предусмотрено коллективным договором).
- Ограничения по продолжительности: не более половины нормы рабочего времени по основному месту работы (в среднем – не более 20 часов в неделю).
- Оформления отдельного трудового договора (соглашения о совместительстве).
Подготовка документов перед внесением записи
Перед тем как сделать запись в трудовую книжку, необходимо собрать следующие документы:
- Трудовой договор (или соглашение) о работе по совместительству.
- Приказ о приёме на работу (с указанием вида занятости – «совместительство»).
- Копия паспорта и идентификационного кода работника.
- Справка о среднем заработке (при необходимости для расчёта пособий).
- Если трудовая книжка ведётся в электронном виде – доступ к личному кабинету в системе «Реестр застрахованных лиц».
Порядок внесения записи в бумажную трудовую книжку
Шаг 1. Определение места записи
Запись о работе по совместительству вносится в тот же раздел трудовой книжки, где фиксируются все трудовые отношения – обычно это раздел «Сведения о работе».
Шаг 2. Формулировка записи
Запись состоит из четырёх обязательных пунктов:
- Дата приёма – день, месяц, год, когда сотрудник фактически приступил к работе по совместительству.
- Наименование организации – полное название работодателя (как в учредительных документах).
- Должность, профессия или specialty – точно как указано в трудовом договоре.
- Основание записи – номер и дата приказа о приёме на работу (с указанием, что работа выполняется по совместительству).
Пример записи:
– принят на работу в ООО «ТехноСервис» по совместительству на позицию инженера‑программиста.
Основание: Приказ № 45 от г. о приёме на работу по совместительству.
Шаг 3. Подпись и печать
После внесения записи:
- Запись подписывает уполномоченное лицо отдела кадров (или непосредственный руководитель).
- Ставится печать организации (если она предусмотрена внутренними регламентами).
- В графе «Подпись работника» ставится подпись сотрудника, подтверждающая получение сведений о записи.
Внесение сведений в электронную трудовую книжку (Реестр застрахованных лиц)
С 10 июня 2026 г. все трудовые книжки должны быть оцифрованы. Процесс внесения записи о совместительстве в электронный вид выглядит так:
- Работодатель заходит в личный кабинет системы «Реестр застрахованных лиц» (через портал Минюста или через «Дию»).
- Выбирает раздел «Трудовая деятельность» → «Добавить запись».
- Заполняет поля:
- Дата приёма;
- Наименование работодателя;
- Должность;
- Тип занятости – выбирает «Совместительство»;
- Номер и дата приказа;
- При необходимости – загружает скан приказа и трудового договора.
- После сохранения запись автоматически появляется в электронной трудовой книжке сотрудника.
- Работник получает уведомление (SMS/e‑mail) о внесении записи и может проверить её в личном кабинете.
Важно: электронная запись имеет равную юридическую силу с бумажной, поэтому после оцифровки бумажный экземпляр можно хранить как резервную копию, но основным доказательством трудовой деятельности считается запись в реестре.
Частые ошибки и как их избежать
- Отсутствие указания «совместительство» в приказе. Если в приказе не указано, что работа выполняется по совместительству, запись может быть расценена как основное место работы, что повлияет на расчёт отпусков и больничных.
- Неправильная дата. Дата приёма должна совпадать с днём фактического начала работы, а не с днём подписания договора.
- Отсутствие подписи работника. Без подписи сотрудника запись считается недействительной.
- Несоблюдение ограничения по времени. Если совместительство превышает допустимую норму, трудовая инспекция может оштрафовать работодателя.
- Отказ от оцифровки до срока. После 10 июня 2026 г. бумажная трудовая книжка без электронного дубликата будет считаться недействительной для целей соцстрахования.
Полезные советы для работников и работодателей
Для работника
- Всегда требуйте копию приказа и трудового договора о совместительстве – они понадобятся при внесении записи.
- Проверяйте запись в трудовой книжке сразу после её внесения: правильно ли указаны даты, наименование организации и должность.
- Если трудовая книжка ведётся электронно, периодически заходите в личный кабинет и убедитесь, что запись отображается без ошибок.
Для работодателя
- Ведите отдельный журнал приказов о приёме на работу по совместительству – это упрощает подготовку данных для внесения в трудовую книжку.
- Обучайте сотрудников отдела кадров особенностям оформления совместительства (внутренние инструкции, регулярные тренинги).
- При переходе на электронный реестр заранее сканируйте все приказы и договора, чтобы избежать задержек при внесении записей.
- Своевременно информируйте работника о внесении записи (SMS, e‑mail) – это повышает прозрачность и снижает количество споров.
Внесение сведений о работе по совместительству в трудовую книжку – процесс, требующий внимательности к деталям и соблюдения нормативных требований. Правильно оформленная запись гарантирует работнику корректный учёт стажа, прав на отпуск, больничные и пенсионные начисления, а работодателю – защиту от возможных штрафов и трудовых споров.
С учётом предстоящей обязательной оцифровки трудовых книжек до 10 июня 2026 г., рекомендуется уже сейчас переходить на электронный формат ведения трудовых записей, используя возможности системы «Реестр застрахованных лиц». Это не только упростит процесс внесения данных о совместительстве, но и обеспечит их надёжное хранение и быстрый доступ в любое время.