В современной практике кадрового делопроизводства‚ особенно с учетом перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК) и актуальных изменений законодательства РФ по состоянию на май 2026 года‚ вопросы ведения бумажных трудовых книжек остаются крайне важными. Особое внимание уделяется внесению записей о работе по совместительству. В данной статье мы подробно разберем‚ где‚ как и на основании каких документов вносятся такие записи‚ а также коснемся вопроса необходимости печати.

Кто ведет трудовую книжку совместителя?

Самое главное правило‚ которое необходимо помнить работодателю и работнику: трудовая книжка на лиц‚ работающих по совместительству‚ ведется только по месту основной работы.

Работодатель‚ у которого сотрудник трудится по совместительству (внешнее совместительство)‚ не имеет права вносить записи в бумажную трудовую книжку работника‚ даже если она хранится у него на руках (что возможно только в переходный период или при особых обстоятельствах).

Запись вносится по основному месту работы на основании:

• Заявления работника.
• Документального подтверждения работы по совместительству.

Основания для внесения записи

Для того чтобы специалист по кадрам по основному месту работы мог внести сведения о совместительстве‚ работник должен предоставить один из следующих документов (заверенных надлежащим образом):

Копия приказа о приеме на работу по совместительству. Копия должна быть заверена работодателем по совместительству (подпись уполномоченного лица и надпись «Копия верна»).
Справка о работе по совместительству. Этот документ выдается работодателем по месту совместительства и должен содержать реквизиты приказа о приеме‚ должность‚ дату приема и‚ при необходимости‚ дату увольнения.

> Важно: Внесение записи производится по желанию работника. Если сотрудник не обращался с такой просьбой и не предоставил документы‚ работодатель по основному месту работы не обязан (и не имеет права без запроса) вносить данные о совместительстве.

Как правильно оформить запись: пошаговая инструкция

Оформление записи регулируется Приказом Минтруда России от № 320н. Процесс выглядит следующим образом:

Запись о приеме на работу

В разделе «Сведения о работе» вносятся данные в графы:

• Графа 1: Порядковый номер записи.
• Графа 2: Дата приема на работу по совместительству (указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ).
• Графа 3: Наименование работодателя (полное и сокращенное‚ если есть)‚ затем формулировка: «Принят(а) по совместительству в [название отдела/структурного подразделения] на должность [название должности]».
• Графа 4: Реквизиты приказа о приеме (номер и дата).

Запись об увольнении

При прекращении трудовых отношений по месту совместительства работник также может обратиться к основному работодателю для внесения записи об увольнении.

• В графе 3 указывается: «Уволен(а) по совместительству из [название организации]».
• Указывается основание увольнения со ссылкой на статью ТК РФ.
• В графе 4 указываются реквизиты приказа об увольнении.

Нужна ли печать при внесении записи?

Это один из самых частых вопросов. Согласно действующему законодательству РФ (включая нормы‚ актуальные в 2026 году):

Печать организации: С 2016 года наличие круглой печати для коммерческих организаций стало добровольным. Если в локальных нормативных актах компании или в уставе не прописано обязательное использование печати‚ то штамповать запись печатью не требуется. Запись считается действительной‚ если она заверена подписью уполномоченного лица (работодателя или специалиста кадровой службы).
Заверение копии документа: Если вы предоставляете копию приказа о совместительстве‚ то на самой копии должна стоять отметка «Копия верна»‚ подпись и (если организация использует печать) печать работодателя-совместителя. Это подтверждает достоверность документа для основного работодателя.
Запись об увольнении: При внесении записи об увольнении в трудовую книжку (как основную‚ так и о совместительстве) заверение записи печатью организации не требуется‚ достаточно подписи работодателя или уполномоченного лица.

> Обратите внимание: Если организация по каким-то причинам продолжает использовать печать и это закреплено в ее внутренних документах‚ она может ставить оттиск‚ но отсутствие печати не делает запись недействительной‚ если есть подпись.

Особенности в условиях электронных трудовых книжек (ЭТК)

С 2021 года для всех новых работников и тех‚ кто выбрал ЭТК‚ основным форматом стал электронный.

• Сведения о работе по совместительству в ЭТК вносит работодатель по месту совместительства напрямую в систему Пенсионного фонда (СФР) через отчетность (форма ЕФС-1).
• Основному работодателю в бумажную трудовую (если она еще ведется на сотрудника‚ перешедшего на ЭТК ранее‚ или в рамках переходных положений) запись вносить не нужно‚ так как вся информация уже содержится в электронном реестре.
• Однако‚ если у сотрудника сохранилась бумажная трудовая книжка (он не переходил полностью на ЭТК или является исключением)‚ правило внесения записи по основному месту работы на основании документов остается актуальным.

Частые ошибки и как их избежать

• Внесение записи без документов: Нельзя вносить запись со слов работника. Обязательно требуется копия приказа или справка.
• Внесение записи работодателем-совместителем: Это грубое нарушение. Запись в бумажную книжку вносит только основной работодатель.
• Отсутствие даты: В графе 2 всегда должна стоять дата события (приема или увольнения)‚ а не дата внесения записи.
• Неверная формулировка: Важно указывать‚ что работа является «по совместительству»‚ чтобы не возникло путаницы с основным местом работы.

Правильное оформление записей о совместительстве в трудовой книжке — это гарантия корректного подсчета стажа и подтверждения опыта работы сотрудника. Помните‚ что инициатива исходит от работника‚ документы предоставляет он‚ а вносит запись исключительно основной работодатель. Что касается печати‚ то в 2026 году приоритет отдается подписи уполномоченного лица‚ а использование печати зависит от внутренних регламентов конкретной организации‚ но не является строго обязательным требованием для действительности записи в трудовую книжку.

Соблюдение этих правил поможет избежать проблем при проверках Государственной инспекцией труда и обеспечит порядок в документации вашего предприятия.