Ведение трудовой книжки – один из ключевых элементов кадровой политики любой организации. С 2021 года в Республике Беларусь действует переходный режим, при котором специалисты по кадрам обязаны заполнять только электронные трудовые книжки. Однако в ряде случаев ведение бумажной версии всё ещё допускается. Ниже приведена подробная инструкция, как правильно вести трудовую книжку, какие требования предъявляет Минтруд, и какие изменения ожидаются в ближайшем будущем.
Правовой статус трудовой книжки
Трудовая книжка в Беларуси – это документ, подтверждающий трудовые отношения между работником и работодателем. Она содержит сведения о:
- дате начала и окончания трудового договора;
- должности и подразделении;
- типе и объёме работы;
- причинах увольнения и перехода на новое место работы.
Согласно Трудовому кодексу Республики Беларусь, трудовая книжка должна быть оформлена в течение 10 рабочих дней с момента начала трудовых отношений.
Переход к электронным трудовым книжкам
С 1 января 2021 года Минтруд ввёл обязательное использование электронных трудовых книжек (ЭТК) при приёме на работу. Это решение было принято в целях упрощения кадрового учёта, повышения прозрачности и снижения бумажной нагрузки.
Ключевые особенности ЭТК:
- Вся информация хранится в единой базе данных Минтруда.
- Работник получает доступ к своему профилю через портал «Работник».
- Работодатель может вносить изменения в реальном времени, а работник подтверждает их в электронном виде.
- При необходимости печатная копия может быть выведена в формате PDF.
Когда допускается ведение бумажной трудовой книжки?
Несмотря на переход к электронным версиям, в ряде случаев допускается ведение бумажной трудовой книжки:
- при работе в организациях, не подключённых к системе Минтруда (например, небольшие семейные предприятия);
- для сотрудников, работающих в удалённом режиме, если они не имеют доступа к интернету;
- в случае, если работодатель не имеет технических средств для ввода данных в ЭТК.
В этих случаях бумажная трудовая книжка должна быть оформлена в соответствии с требованиями Трудового кодекса и храниться в кадровом отделе до 10 лет после увольнения.
Как правильно заполнить электронную трудовую книжку
Ниже приведены пошаговые рекомендации для кадровых специалистов:
- Регистрация в системе Минтруда. Создайте профиль работодателя и получите уникальный идентификационный номер.
- Ввод данных о сотруднике. Введите ФИО, дату рождения, паспортные данные, адрес.
- Указание даты начала трудовых отношений. Введите точную дату начала работы.
- Заполнение сведений о должности. Укажите название должности, подразделение, график работы.
- Подтверждение работником. Работник должен проверить введённые данные и подтвердить их в системе.
- Сохранение и архивирование. После подтверждения данные автоматически сохраняются в базе Минтруда;
Важно помнить, что любые изменения в трудовых отношениях (смена должности, повышение, перевод в другое подразделение) должны быть внесены в течение 10 рабочих дней.
Что изменит Минтруд в ближайшем будущем
Минтруд объявил о планах изменить правила ведения трудовых книжек, чтобы устранить избыточные требования и устаревшие сведения. Ожидаемые изменения включают:
- Упрощение формата записей в ЭТК (удаление лишних полей, которые не используются в современной практике);
- Внедрение единого цифрового подписи для подтверждения изменений;
- Автоматическое уведомление работников о необходимости подтверждения изменений;
- Интеграцию с другими государственными сервисами (налоговые органы, пенсионный фонд).
Эти меры позволят сделать процесс ведения трудовой книжки более прозрачным и удобным для всех участников.
Частые ошибки при ведении трудовой книжки
Ниже перечислены типичные ошибки, которые следует избегать:
- Несвоевременное внесение изменений (превышение 10‑дневного срока);
- Неправильное указание даты начала работы (например, дата начала работы отличается от даты подписания договора);
- Отсутствие подтверждения работником изменений;
- Ведение бумажной трудовой книжки без обязательного копирования данных в ЭТК;
- Неправильное хранение бумажных копий (не соблюдение сроков хранения).
Практические рекомендации для работодателя
- Обеспечьте сотрудников доступом к интернету и обучите их пользоваться порталом «Работник».
- Проведите внутренний аудит кадровой документации, чтобы убедиться, что все данные актуальны.
- Создайте внутренний регламент по работе с ЭТК, включающий сроки внесения изменений и процедуры подтверждения.
- Периодически проверяйте, что данные в системе совпадают с бумажными копиями (если они есть).
- Следите за обновлениями законодательства и своевременно вносите изменения в регламенты.
Правильное ведение трудовой книжки – это не только соблюдение закона, но и важный элемент управления персоналом. Переход к электронным трудовым книжкам в Республике Беларусь значительно упрощает процесс учёта, повышает прозрачность и снижает бумажную нагрузку. Однако важно помнить о возможных исключениях и соблюдать сроки внесения изменений. Следуя рекомендациям, указанным выше, вы сможете избежать ошибок и обеспечить надёжный кадровый учёт в вашей организации.