В небольших организациях, у индивидуальных предпринимателей или в стартапах часто возникает ситуация, когда штатный отдел кадров отсутствует. Кто в таком случае должен вносить запись в трудовой книжке? Как оформить это юридически грамотно, чтобы избежать штрафов от трудовой инспекции? В этой статье мы подробно разберем все нюансы ведения трудовых книжек без кадровика.
Кто имеет право вносить записи?
Согласно законодательству Российской Федерации, ответственность за ведение и хранение трудовых книжек несет работодатель. Если в организации нет штатного специалиста по кадрам, его функции распределяются следующим образом:
- Руководитель организации — по умолчанию именно он несет ответственность за кадровый документооборот.
- Главный бухгалтер — чаще всего именно на эту должность возлагают обязанности по ведению трудовых книжек в малом бизнесе.
- Секретарь или офис-менеджер — еще один частый вариант распределения обязанностей.
- Специалист по документообороту — если такая штатная единица предусмотрена.
Обязательный порядок действий: Приказ
Просто сказать сотруднику: «Ты теперь ведешь трудовые» — недостаточно с точки зрения закона. Уполномоченный сотрудник должен быть назначен официально. Для этого работодатель обязан издать приказ (распоряжение) о возложении обязанностей по ведению, учету, выдаче и хранению трудовых книжек.
В приказе необходимо указать:
- ФИО сотрудника, на которого возлагаются обязанности.
- Его должность.
- Конкретный перечень возлагаемых на него функций.
- Основание (например, отсутствие штатного кадровика).
С этим приказом назначенный сотрудник должен быть ознакомлен под подпись. Только после этого он имеет право ставить свою подпись и печать (при ее наличии) в трудовой книжке работника.
Правила внесения записей
Даже если записи делает бухгалтер или секретарь, они должны соответствовать строгим правилам, установленным Правилами ведения и хранения трудовых книжек, а также Инструкцией по заполнению трудовых книжек.
Основные требования к заполнению:
- Сроки: Запись о приеме на работу должна быть внесена не позднее 5 рабочих дней со дня приема сотрудника.
- Чернила: Записи производятся ручкой (перьевой, гелевой или шариковой), используя световодостойкие чернила. Допускаются цвета: черный, синий или фиолетовый.
- Сокращения запрещены: Все слова пишутся полностью (нельзя писать «пр.», «перев.», «распр.» и т.д.).
- Нумерация: Все записи имеют свой порядковый номер в пределах соответствующего раздела.
- Ссылки на документы: Каждая запись (о приеме, увольнении, переводе) должна опираться на соответствующий приказ или распоряжение работодателя с указанием его даты и номера.
Как оформить раздел «Сведения о работе»
В графе 3 в виде заголовка (без номера и даты) пишется полное и сокращенное (при наличии) наименование вашей организации. Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2, дата приема. В графе 3 указывается: «Принят(а) в [название отдела] на должность [название должности]». В графе 4 — реквизиты приказа о приеме.
Кто подписывает трудовую книжку?
Это один из самых частых вопросов. Если нет инспектора по кадрам, кто ставит подпись после записи об увольнении?
После записи об увольнении (основании и дате) вносятся подписи:
- Подпись работника, обязательно с расшифровкой (например: Иванов И.И.).
- Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек — тот самый сотрудник, назначенный приказом (бухгалтер, секретарь или сам директор). Подпись также должна быть с расшифровкой.
Важно: Если назначенного сотрудника нет на рабочем месте в день увольнения (например, бухгалтер в отпуске), подписать трудовую книжку должен сам руководитель организации. В противном случае работодатель рискует нарушить сроки выдачи документов при увольнении.
Ответственность работодателя
Отсутствие отдела кадров не освобождает работодателя от соблюдения трудового законодательства. За нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек предусмотрена административная ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ).
Штрафы могут составлять:
- Для должностных лиц и ИП — от 1 000 до 5 000 рублей.
- Для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.
Также, если из-за неправильной записи сотрудник не смог вовремя выйти на новую работу или оформить пенсию, работодатель обязан будет возместить ему материальный ущерб (ст. 234 ТК РФ).
Полезные советы для небольших компаний
- Заведите журнал учета движения трудовых книжек. Это обязательный документ, в котором регистрируются все принятые и выданные трудовые книжки и вкладыши к ним.
- Используйте актуальные бланки. С 2023 года в России введены новые бланки трудовых книжек с голографической защитой. Убедитесь, что вы приобретаете бланки у сертифицированных поставщиков.
- Не забывайте про вкладыши. Если раздел «Сведения о работе» закончился, заводить новую трудовую книжку нельзя, необходимо вшить вкладыш.
- Храните трудовые книжки в сейфе. Это требование закона. Бланки и заполненные книжки должны храниться в несгораемом шкафу или сейфе, а ключи — у ответственного лица.
Ведение трудовых книжек без отдела кадров, это абсолютно реальная и законная практика для малого бизнеса. Главное правило в такой ситуации, официально назначить ответственного сотрудника приказом и строго соблюдать инструкции по заполнению. Аккуратность и внимание к деталям помогут избежать ошибок, которые потом придется исправлять через комиссию или суд, а также защитят вашу компанию от штрафов Роструда.