Тема ведения трудовых книжек (ТК) для директоров филиалов часто вызывает вопросы, так как филиал является обособленным подразделением, но не всегда юридическим лицом. Ключевое слово в этой теме — «ведение». В официально-деловом смысле (согласно толковым словарям и нормативным актам) ведение — это «заведывание, управление, распоряжение чем-нибудь». Таким образом, ведение трудовых книжек — это комплекс обязанностей по их оформлению, хранению и учету, возложенных на конкретного работодателя или уполномоченное лицо.
Кто является работодателем для сотрудников филиала?
Это фундаментальный вопрос, от которого зависит, кто обязан вести трудовые книжки.
- Если филиал является обособленным подразделением (имеет отдельный баланс, руководителя, но не является юрлицом), то работодателем для его сотрудников является головная организация. Однако практическое ведение ТК, как правило, делегируется директору филиала как непосредственному руководителю.
- Если филиал, самостоятельное юридическое лицо (дочернее общество), то он является полноправным работодателем, и его директор несет прямую ответственность за ведение ТК своих сотрудников.
Обязанности директора филиала по ведению трудовых книжек
Обязанности регламентированы, в первую очередь, Приказом Минтруда России от № 320н, который утвердил форму, порядок ведения и хранения ТК. Директор филиала должен обеспечить выполнение следующих требований:
Оформление и вручение трудовой книжки
- При приеме на работу сотрудника (впервые или при наличии ТК) оформить запись об основании и дате заключения трудового договора.
- Вручить сотруднику его трудовую книжку (или вкладыш) под расписку.
- При увольнении сделать точную запись с указанием основания и даты увольнения, а также подписать и скрепить ее печатью организации (филиала).
Ведение журнала учета движения трудовых книжек
Это ключевой документ для контроля. Пункт 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек обязывает работодателя вести такой журнал. Директор филиала должен:
- Обеспечить ведение журнала, где фиксируются: номер ТК, ФИО сотрудника, дата выдачи, дата возврата, подпись ответственного лица.
- Контролировать, чтобы при увольнении сотрудник вернул ТК, и факт возврата был отражен в журнале.
- Следить за состоянием ТК (переплет, целостность).
Хранение и передача трудовых книжек
- Хранить ТК уволенных сотрудников в архиве филиала (или головной организации) в соответствии с установленными сроками (75 лет).
- При передаче дел (смене директора, ликвидации филиала) обеспечить актуальность и сохранность журнала и всех ТК.
Ответственность директора филиала
Нарушение правил ведения ТК влечет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:
- Для должностных лиц (включая директора филиала) — штрафы от 1 000 до 5 000 рублей.
- Для юридических лиц (головной организации) — штрафы от 30 000 до 50 000 рублей.
Кроме того, некорректные записи могут привести к спорам с сотрудниками о стаже и условиях увольнения, что чревато судебными издержками.
Крайне важно: переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 1 января 2026 года завершается переходный период по внедрению ЭТК. Это меняет парадигму ведения:
- Обязанность работодателя: с 2024 года все новые трудовые договоры должны оформляться с выдачей ЭТК (Страхового свидетельства СНИЛС). С 2026 года ведение бумажных ТК для вновь принимаемых на работу станет исключением.
- Роль директора филиала: даже при ЭТК он обязан:
- Оформлять электронные записи об основании и дате приема/увольнения в СЗВ-ТД.
- Контролировать корректность внесения данных в систему (через сервис «Сотрудник» на портале Госуслуг или через бухгалтерию).
- По требованию сотрудника предоставлять распечатанную выписку из его ЭТК.
- Бумажные ТК: для сотрудников, уже имеющих бумажную ТК на , она остается у них. Директор филиала продолжает ее вести (делать записи при увольнении) до окончания трудовых отношений. При увольнении такая ТК возвращается в организацию и хранится в архиве.
Практические шаги для директора филиала
Чтобы обеспечить корректное ведение, рекомендуется:
- Уточнить статус филиала в уставе и приказе об открытии. Кто работодатель?
- Назначить ответственного за ведение журнала и ТК в филиале (секретарь, кадровик).
- Провести инвентаризацию всех имеющихся трудовых книжек сотрудников филиала. Проверить актуальность записей.
- Ознакомиться с Приказом № 320н и внутренними правилами головной организации по кадровому делопроизводству.
- Пройти обучение по работе с системой ЭТК, если филиал переходит на электронный документооборот.
- Вести журнал учета без пропусков и исправлений (исправления, зачеркиванием с сохранением прежней записи и подписью).
Ведение трудовых книжек директором филиала, это не формальность, а важная управленческая и юридическая функция. Оно означает «заведывание, управление» процессом оформления, учета и хранения документов, подтверждающих трудовую историю сотрудников. В условиях перехода на ЭТК эта функция трансформируется, но не отменяется. Директор филиала должен четко понимать свою зону ответственности, действовать в рамках Приказа Минтруда № 320н и обеспечивать безупречное кадровое делопроизводство, что минимизирует риски для себя и организации.