В 2026 году ведение трудовых книжек для индивидуальных предпринимателей (ИП) и глав крестьянских (фермерских) хозяйств (КФХ) строго регламентируется законодательством РФ․ Несмотря на активный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)‚ бумажный документооборот все еще актуален для сотрудников‚ не подавших заявление о переходе на ЭТК‚ а также для архивных целей․

Ниже приведена подробная инструкция‚ основанная на актуальных нормах права․

Кто обязан вести трудовые книжки?

Согласно Трудовому кодексу РФ‚ ИП и КФХ являются полноценными работодателями․ Это означает‚ что они несут те же обязанности по учету трудового стажа своих сотрудников‚ что и крупные организации․

• ИП: Должен заводить и вести трудовые книжки на каждого работника‚ проработавшего у него более 5 дней‚ если эта работа является основной․
• КФХ: Глава КФХ ведет трудовые книжки на наемных работников․ Члены КФХ (если они являются родственниками главы и работают без заключения трудового договора) могут не иметь записей в трудовой книжке от имени хозяйства‚ так как их статус регулируется отдельным соглашением‚ однако на практике часто рекомендуется фиксация стажа во избежание проблем с пенсией․

> Важно: С 2020 года все работодатели‚ включая ИП‚ обязаны были уведомить сотрудников о переходе на электронные трудовые книжки․ Записи в бумажную версию вносятся только тем сотрудникам‚ которые выбрали эту форму или чей стаж начался до 2020 года и они не подали заявление на ЭТК․

Основные правила заполнения

При заполнении трудовой книжки ИП или глава КФХ должны соблюдать следующие требования:
Язык: Все записи вносятся на русском языке․
Инструменты: Записи производятся шариковой‚ перьевой или гелевой ручкой черного‚ синего или фиолетового цвета․ Использование карандаша запрещено․
Аккуратность: Не допускается наличие сокращений (например‚ «приказ» вместо «приказа»‚ «ст․» вместо «статья»)․
Даты: Даты во всех разделах записываются арабскими цифрами (день и месяц — двузначными‚ год — четырехзначными)․
Печать: ИП с 2016 года не обязаны иметь круглую печать․ Если печать есть‚ она ставится․ Если нет — запись заверяется только подписью работодателя (ИП или главы КФХ)․

Пошаговая инструкция по заполнению разделов

ьный лист

Заполняется при первом приеме на работу сотрудника‚ у которого еще нет трудовой книжки‚ или при ее утере․

• ФИО: Пишется полностью‚ без сокращений․
• Дата рождения: В формате ДД․ММ․ГГГГ․
• Образование: Указывается на основании документов об образовании (среднее‚ высшее и т․д․)․
• Профессия/специальность: Записывается точно так‚ как в дипломе․
• Дата заполнения: Текущая дата․
• Подпись работника: Обязательна․
• Подпись работодателя: ИП или глава КФХ ставит подпись․ Печать ставится только при ее наличии․

Раздел «Сведения о работе»

Это основной раздел‚ куда вносятся записи о приеме‚ переводе и увольнении․

#### Запись о приеме на работу
В графе 3 (наименование предприятия) указывается: Индивидуальный предприниматель Иванов Иван Иванович или Глава КФХ Петров П․П․․
В графе 1 ставится порядковый номер записи․
В графе 2 указывается дата приема (приказ)․
В графе 3 пишется: Принят на должность [должность] в [структурное подразделение‚ если есть]․
В графе 4 указываются реквизиты приказа (номер и дата)․

#### Запись об увольнении
В графе 2 указывается дата увольнения․
В графе 3 пишется причина увольнения со ссылкой на статью ТК РФ (например: Трудовой договор прекращен по соглашению сторон‚ пункт 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации)․
В графе 4, реквизиты приказа об увольнении․
Запись заверяется подписью работодателя и работника․ Печать — при наличии․

Особенности для КФХ (Крестьянских Фермерских Хозяйств)

Для КФХ существуют нюансы в зависимости от статуса работника:

• Наемные работники: На них заводятся обычные трудовые книжки‚ записи вносятся в общем порядке от имени Главы КФХ․
• Члены КФХ: Если члены хозяйства (часто родственники) работают на основе членства без трудового договора‚ записи в трудовую книжку могут не вноситься‚ так как их деятельность регулируется Гражданским кодексом и законом о КФХ․ Однако‚ если с членом КФХ заключен трудовой договор‚ запись обязательна․

Электронные трудовые книжки (ЭТК) и отчет ЕФС-1

С 2020 года‚ и особенно актуально в 2026 году‚ основным форматом учета стала электронная трудовая книжка․

• Обязанность ИП/КФХ: Передавать сведения в Социальный фонд России (СФР)․
• Форма отчетности: С 2023 года используется единая форма ЕФС-1 (раздел 1)․ Ранее использовалась форма СЗВ-ТД․
• Сроки сдачи:
• При приеме и увольнении, не позднее следующего рабочего дня после издания приказа․
• При переименовании организации или переводе, до 25 числа следующего месяца․

> Внимание: Если сотрудник выбрал электронную трудовую‚ бумажная ему на руки не выдается (хранится у работодателя)‚ и новые записи в нее не вносятся (за исключением случаев восстановления утерянной книжки или по желанию сотрудника до конца 2020 года‚ что уже в прошлом)․

Типичные ошибки и как их избежать

Отсутствие нумерации: Каждая запись должна иметь свой порядковый номер․
Неверная дата: Ошибка в дате приказа или приема может создать проблемы со стажем для пенсии․
Сокращения: Любое сокращение делает запись недействительной․
Игнорирование ЭТК: Несвоевременная подача формы ЕФС-1 грозит ИП и КФХ штрафами от СФР․

Ведение трудовых книжек для ИП и КФХ — это ответственная задача‚ требующая внимательности к деталям․ В 2026 году приоритет отдается электронному документообороту‚ но правильное заполнение бумажных документов (где они еще ведутся) остается критически важным для подтверждения стажа работников․ Соблюдение правил заполнения‚ использование правильных формулировок и своевременная сдача отчетности ЕФС-1 помогут избежать штрафов и трудовых споров․

Рекомендуется регулярно проверять актуальность форм отчетов на официальном сайте Социального фонда России‚ так как требования могут оперативно меняться․