Вопрос ведения трудовых книжек у индивидуального предпринимателя (ИП) часто вызывает сомнения у начинающих работодателей. Ниже подробно разобраны все нюансы, которые необходимо знать, чтобы оформить сотрудников правильно, избежать штрафов и обеспечить надёжный кадровый учёт.

Правовая основа

Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) и Федеральный закон «Об индивидуальном предпринимательстве» (ст. 15) устанавливают обязательность ведения трудовых книжек у всех работодателей, включая ИП, за исключением:

• Сотрудников‑совместителей, работающих менее 5 календарных дней.
• Тех, кто отказался от бумажной трудовой книжки в пользу электронного варианта.

Статья 309 ТК РФ гласит: «Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если данная работа является основным местом работы сотрудника».

Кому ИП обязан вести трудовую книжку?

1. Работники, отработавшие более 5 дней (включая испытательный срок).
2. Сотрудники, для которых работа у ИП является основным местом работы (не совместительство).
3. Те, кто не отказался от бумажного варианта трудовой книжки.

Если работник отказывается от бумажной книжки, он может оформить электронную трудовую книжку (ЭТК), которая с 2026 года полностью заменит бумажный документ.

Что нужно подготовить перед оформлением

• Личная карточка сотрудника (паспортные данные, СНИЛС, ИНН, дата рождения).
• Трудовой договор (письменный, с указанием всех условий работы).
• Если у сотрудника нет СНИЛС – оформить его в ПФР (это часто требуется при первом трудоустройстве).
• Заявление сотрудника о выдаче/получении трудовой книжки (образец можно скачать с сайта Минтруда).

Порядок заполнения бумажной трудовой книжки

Записи в трудовую книжку ИП вносит точно так же, как и юридическое лицо. Основные пункты:

1. Вводная запись – ФИО, дата рождения, место рождения, гражданство, образование, воинская обязанность.
2. Запись о приёме на работу – дата приёма, должность, основание (трудовой договор), размер оплаты труда, режим рабочего времени.
3. Записи о повышении, переводе, изменении условий труда – каждая такая операция фиксируеться отдельной записью.
4. Запись об увольнении – дата увольнения, причина (по соглашению сторон, по инициативе работодателя и т.д.).

Все записи делаются чернильным или шариковым письмом, без исправлений. После каждой записи ставится подпись работодателя (ИП) и печать (если ИП имеет печать).

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 года ИП могут вести ЭТК, а с 1 января 2026 года переходный период завершён – электронный вариант стал обязательным для новых записей.

• Регистрация в системе Госуслуги и получение доступа к сервису «Электронная трудовая книжка».
• Загрузка сканов документов (паспорт, СНИЛС) в личный кабинет сотрудника.
• Внесение записей происходит онлайн, подпись ставится электронной подписью (ЭЦП) ИП.
• Сотрудник получает уведомление и может просматривать свою книжку в мобильном приложении.

ЭТК упрощает учёт, исключает необходимость вести бумажный журнал движения трудовых книжек и книгу учёта бланков, однако ИП всё равно обязан вести книгу учёта движения электронных книжек в электронном виде (по требованиям Минтруда).

Книга учёта движения трудовых книжек и книга учёта бланков

Если ИП использует бумажные книжки, необходимо вести две обязательные книги:

1. Книга учёта движения трудовых книжек – фиксирует выдачу, возврат, временное изъятие книжки.
2. Книга учёта бланков трудовых книжек – отражает количество полученных и использованных бланков (в т.ч. их серию и номер).

С 2026 года эти книги могут вести в электронном виде, но запись должна быть достоверной и доступной для проверок.

Запись в трудовую книжку ИП о собственной деятельности

ИП не вносит запись в свою собственную трудовую книжку о том, что он работает как индивидуальный предприниматель. Трудовая книжка предназначена только для фиксирования трудовых отношений с работодателем. Поэтому:

• Если ИП ранее был наёмным работником, в книжке сохраняются записи о прежних местах работы.
• Запись о собственном ИП в книжку не делается – это противоречит ч. 1 ст. 15 ТК РФ.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вести только электронную книжку?

Да. С 2026 года новые записи вносятся только в электронный формат. Сотрудник может отказаться от бумажного варианта, подав заявление в письменной форме.

Что делать, если сотрудник отказывается от бумажной книжки, а ИП ещё не подключён к системе ЭТК?

Необходимо в течение 30 дней оформить подключение к сервису «Электронная трудовая книжка» через портал Госуслуг. До этого момента можно оформить бумажную книжку и позже перевести её в электронный вид.

Какие штрафы могут быть наложены за нарушение порядка ведения трудовых книжек?

Согласно ст. 5.27 КоАП РФ, за отсутствие или неправильное ведение трудовых книжек предусмотрен штраф от 5 000 до 30 000 рублей для ИП.

Нужна ли печать у ИП при внесении записей?

Если у ИП есть печать, её следует использовать. При отсутствии печати запись считается действительной, если она подписана ИП и сопровождается документом, подтверждающим полномочия (например, выписка из ЕГРИП).

Пошаговый чек‑лист для ИП

1. Убедиться, что у ИП есть регистрационный номер в ЕГРИП и, при необходимости, печать.
2. Собрать личные данные сотрудника (паспорт, СНИЛС, ИНН).
3. Подготовить трудовой договор и оформить его в двух экземплярах.
4. Получить от сотрудника заявление о выдаче/получении трудовой книжки (бумажной или электронный вариант).
5. Если используется бумажная книжка – оформить книгу учёта движения и книгу учёта бланков.
6. Внести запись о приёме на работу в трудовую книжку (бумажную или электронную).
7. Вести журнал учёта рабочего времени (по требованию ПФР).
8. При изменении условий труда (повышение, перевод) вносить соответствующие записи.
9. При увольнении оформить приказ об увольнении и запись в книжке.
10. Сохранить копии всех документов в архиве (не менее 5 лет).

Практические рекомендации

• Автоматизировать процесс – использовать онлайн‑сервисы (например, «Кадровый сервис» от «КонсультантПлюс») для формирования записей и их отправки в ЭТК.
• Регулярно проверять состояние электронных записей в личном кабинете ИП, чтобы избежать ошибок.
• Обучать персонал отдела кадров правилам оформления и хранения трудовых книжек.
• Вести резервные копии электронных документов на надёжных носителях.
• Следить за изменениями в законодательстве – Минтруд регулярно публикует новые инструкции по ведению ЭТК.

Ведение трудовых книжек у индивидуального предпринимателя – обязательный элемент кадрового учёта, который регулируется Трудовым кодексом РФ. С 2026 года основной акцент смещён в сторону электронных трудовых книжек, что упрощает процесс и снижает риск ошибок. Тем не менее, ИП обязан соблюдать все требования к оформлению, хранению и учёту как бумажных, так и электронных документов. Следуя приведённому выше чек‑листу и рекомендациям, вы сможете обеспечить законность трудовых отношений и избежать штрафных санкций.

Если у вас остались вопросы, рекомендуется проконсультироваться с юристом, специализирующимся на трудовом праве, или обратиться в региональное отделение Минтруда.