Вопрос ведения трудовых книжек (ТК) для иностранных граждан и лиц без гражданства, работающих в России, часто вызывает затруднения. Как поступать с записями, сделанными за рубежом или в другой стране СНГ? Можно ли продолжать старые записи? Обязательно ли переносить их в новую российскую книжку? Данная статья разбирает эти вопросы на основе действующего законодательства и официальных разъяснений.
Ключевой принцип: признание формы трудовой книжки
Основной критерий, определяющий дальнейшие действия с трудовой книжкой (ТК) иностранного гражданина, — это соответствие её формы образцам, признаваемым на территории Российской Федерации.
Трудовая книжка, признаваемая в РФ (образцы 1938 или 1974 гг.)
Если иностранный работник предъявил трудовую книжку, соответствующую российским стандартам (например, советские образцы 1938 или 1974 годов, которые до сих пор действуют), работодатель обязан продолжать её ведение.
- Все новые записи о приёме на работу в российскую организацию вносятся в эту же книжку.
- Записи делаются исключительно на русском языке в соответствии с Приказом Минтруда России от № 320н.
- Не требуется переносить старые записи в новую книжку российского образца.
Пример: Гражданин Белоруссии предоставил ТК образца 1974 года. При приёме на работу в Москву работодатель вносит новую запись в эту же книжку на русском языке.
Трудовая книжка, НЕ признаваемая в РФ (иностранный образец)
Если представленная трудовая книжка имеет форму, не соответствующую российским стандартам (например, современный образец другой страны), работодатель должен:
- Выдать работнику новую трудовую книжку установленной российской формы (Постановление Правительства РФ № 225).
- Не переносить записи из иностранной книжки в новую российскую. Это прямо указано в письме Роструда от № 908-6-1.
- В новую российскую ТК вносится только запись о приёме на работу в данную организацию.
Пример: Гражданин Германии предоставил трудовую книжку немецкого образца. Работодатель выдаёт ему российскую ТК и вносит в неё только запись о приёме у себя. Иностранная книжка возвращается работнику;
Нормативная база
- ТК РФ, Статья 327.3: Определяет перечень документов, которые иностранный гражданин или лицо без гражданства должны предъявить при приёме на работу, включая документы, подтверждающие право на труд.
- ТК РФ, Статья 66: Регулирует общие правила ведения, хранения и выдачи трудовых книжек.
- Письмо Минтруда России от № 16-3/10/В-5324: Ключевое разъяснение по вопросу продолжения ведения «признанных» трудовых книжек.
- Письмо Роструда от № 908-6-1: Уточняет, что перенос записей из непризнанной иностранной ТК в новую российскую не является обязанностью работодателя.
- Приказ Минтруда России от № 320н: Утверждает форму ТК и порядок её заполнения (все записи — на русском).
Порядок действий работодателя при приёме иностранного работника
Шаг 1: Проверка формы трудовой книжки
Определите, соответствует ли предоставленная ТК российским образцам (1938 или 1974 гг.). Если сомневаетесь — запросите консультацию у юриста.
Шаг 2: Принятие решения
- Если форма признана: Продолжайте ведение этой книжки. Вносите записи на русском языке, заверяя их подписью должностного лица и печатью организации.
- Если форма не признана: Оформите новую российскую трудовую книжку. Старую (иностранную) верните работнику. В новую вносите только запись о приёме на работу в вашу организацию.
Шаг 3: Оформление записей
Все записи в российской ТК (как в старой, так и в новой) должны содержать:
- Дату приёма/увольнения.
- Название организации (на русском языке).
- Наименование должности/специальности.
- Подпись руководителя (уполномоченного лица) и печать организации.
Особые случаи и частые вопросы
Можно ли ставить печать с иностранными словами?
Нет. Печать, используемая для заверения записей в российской трудовой книжке, должна содержать полное наименование организации на русском языке (как в Уставе). Использование печати с иностранным текстом для заверения записей в ТК недопустимо.
Как исправлять ошибки в записях, сделанных ранее?
Исправление неточной или ошибочной записи в трудовой книжке (включая записи, сделанные ранее в другой организации) производится по месту внесения первоначальной записи (старое место работы) на основании их официального документа. Если это невозможно, исправление может сделать текущий работодатель на основании предоставленного документа от прежнего работодателя. Исправление заверяется подписью и печатью организации, производящей исправление.
А что с записью о разрешении на работу?
В случае необходимости, в раздел «Сведения о работе» или в запись о приёме может быть внесена информация о наличии у работника разрешения на работу или патента. Это делается в соответствии с требованиями Приказа Минтруда № 320н.
- Главный критерий — форма книжки. Если ТК образца 1938/1974 гг. — продолжайте вести. Если иной образец — выдайте новую российскую.
- Язык записей — только русский. Все записи в российской ТК, вносимые любым работодателем, должны быть на русском языке.
- Перенос записей не обязателен. Из иностранной (непризнанной) ТК записи в новую российскую книжку не переносятся.
- Печать — на русском. Для заверения записей используйте печать с наименованием организации на русском языке.
- При ошибках — исправляйте по месту первоначальной записи. Это правило универсально.
Соблюдение этих правил обеспечит законность кадрового документооборота и защитит как права работника, так и интересы работодателя от возможных претензий со стороны контролирующих органов (Государственная инспекция труда, Роструд).
Статья подготовлена на основе анализа нормативных правовых актов и официальных писем контролирующих органов по состоянию на 22 апреля 2022 года. Для решения конкретных ситуаций рекомендуется консультация с юристом по трудовому праву.