Ведение трудовой книжки – обязательный процедурный элемент деятельности любого индивидуального предпринимателя (ИП), который имеет работников по трудовому договору․ В 2025 году бумажные формы всё ещё актуальны, однако их оформление регламентируется рядом нормативных актов; В этой статье мы подробно разберём, как правильно вести учёт трудовых книжек ИП, какие документы нужны, какие требования предъявляются к оформлению и как избежать типовых ошибок․
Правовая база
Основные нормативные документы, которые регламентируют порядок учёта трудовых книжек:
- Статья 66 Трудового кодекса РФ – требования к оформлению и хранению трудовых книжек․
- Приказ Минтруда России № 320н от 19 мая 2021 г․ «Порядок ведения и хранения трудовых книжек»․
- Ст․ 309 ТК РФ – порядок оформления переводов и переходов работников․
- Постановления и разъяснения Федеральной службы по надзору в сфере труда и занятости (Роструд)․
Эти документы определяют:
- Форму и содержание трудовых книжек․
- Порядок перенумерации и переноса записей․
- Требования к подписи, печати и хранению․
- Порядок перехода от бумажной к электронной форме․
Что такое журнал учета трудовых книжек?
Журнал (или книга) учета трудовых книжек – обязательный кадровый документ, в котором фиксируются все операции с трудовыми книжками сотрудников ИП:
- приём на работу;
- перенос (перевод) работника в другое подразделение или организацию;
- снятие с учёта (увольнение, прекращение трудового договора);
- внесение изменений в данные (имена, даты рождения, сведения о стаже и т․д․)․
Журнал должен быть пронумерован (страницы – последовательно), прошифрован (сургучная печать), а также заверен подписью руководителя ИП и печатью (если она есть)․
Порядок перенумерации и переноса записей
При переносе записи из одной книги (трудовой книжки) в другую (например, при переходе работника в электронный кадровый учет) соблюдаются следующие правила:
- Перенумерация страниц – все страницы первой книги пронумерованы последовательно, затем вторая книга получает продолжение нумерации․
- Перенос записи производится без сокращений, полностью и с указанием даты перехода․
- В конце каждой книги ставится заверяющая подпись руководителя ИП и (при наличии) печать организации․
- Скреплять книги сургучной печатью не требуется, так как Порядок № 320н не предусматривает такой требования․
Пример оформления переноса:
Запись в книге № 1 (ст․ 66 ТК РФ): «Перевод в ИП «Х» с по (период с по ) – перенос в электронный кадровый учет»․
В новой книге (или в электронном модуле) эта же информация вносится полностью, без сокращений, и подписывается тем же руководителем․
Как правильно оформить перевод работника?
Перевод (перенос) работника в другое место работы или в другую организацию оформляется в журнале учёта трудовых книжек следующим образом:
- Указывается дата начала и окончания перевода (если перевод временный);
- Обязательно указывается наименование организации или ИП, в которое происходит перевод․
- Перевод оформляется по согласованию работника (по его просьбе или с его согласия)․
- Запись заверяется подписью руководителя ИП и печатью (при наличии)․
Важно: все записи в журнале должны быть сделаны без сокращений и заверены подписью ответственного лица․
Электронный кадровый учет: когда и как переходить?
С 2022 года в РФ допускается переход от бумажных трудовых книжек к электронному кадровому учёту․ Переход возможен только после того, как:
- Бумажная книжка полностью оформлена и закрыта (последняя страница пронумерована, поставлена подпись и печать)․
- В электронную систему (например, Электронный кадровый учет на портале СФР) внесена информация о всех сотрудниках․
- Работник дал согласие на переход в электронный формат․
После перехода в электронный учет:
- Бумажная книжка остаётся в архиве в течение установленного срока (обычно 5 лет)․
- Все новые записи вносятся только в электронный модуль․
- Для переноса уже существующих записей используется описанный выше порядок перенумерации и переноса․
Как оформить выписку из электронной трудовой книжки?
Для получения выписки из электронной трудовой книжки работник или ИП могут:
- Войти на портал СФР (https://www․sfr․gov․ru)․
- Выбрать раздел «Трудовая деятельность» → «Сведения о трудовой деятельности (СЗВ‑ТД)»․
- Загрузить или запросить выписку, которая содержит:
- ФИО работника;
- Дата рождения;
- Место работы (наименование ИП/организации);
- Стаж работы;
- Сведения о переводах и увольнениях․
Эта выписка может использоваться при оформлении пенсионных взносов, банковских кредитов и иных официальных целей․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Обязательно ли вести журнал учёта трудовых книжек, если у ИП только один работник?
Да․ По закону любой ИП, у которого есть работники по трудовому договору, обязан вести журнал учёта трудовых книжек, независимо от количества сотрудников․
Можно ли обойтись без бумажной формы, если все записи сделаны в электронном виде?
Переход на электронный формат возможен только после полного оформления бумажной версии и её закрытия․ До этого момента обязательна бумажная запись․
Как правильно оформить подпись и печать в журнале?
Подпись ставится руководителем ИП (или лицом, ответственным за кадровое дело)․ При наличии у ИП печати её ставят рядом с подписью․ Если печати нет, достаточно подписи․
Что делать, если в журнале пропущена страница или ошибка в записи?
Ошибку необходимо зачеркнуть (не стирать) и рядом написать правильную запись с указанием даты и подписью․ Пропущенную страницу заполняют последней, пронумеровывая её последовательно․
Сколько времени нужно хранить журнал учёта трудовых книжек?
Согласно Порядку № 320н, журналы и книги хранятся в течение 5 лет с даты их закрытия (последняя страница пронумерована и подписана)․
Ведение учёта трудовых книжек ИП – это процесс, требующий строгого соблюдения нормативных требований․ Правильное оформление журнала, правильная перенумерация, корректный перенос записей и своевременный переход в электронный формат позволяют:
- Избежать штрафов и проверок со стороны трудовой инспекции․
- Обеспечить работникам официальные документы, подтверждающие их стаж и условия работы․
- Упростить расчёт пенсионных взносов и оформление выписок из электронной трудовой книжки․
Соблюдая перечисленные правила, ИП сможет эффективно управлять кадровыми документами, минимизировать риск ошибок и сосредоточиться на развитии своего бизнеса․
Автор статьи: кадровый консультант, специалист по трудовому праву․