Ведение трудовой книжки – один из ключевых элементов кадрового учёта в России. С 1 сентября 2021 г. и с 1 января 2024 г. в порядок её ведения вносятся существенные изменения. Ниже представлена подробная информация о нормативных актах‚ которые определяют правила оформления‚ хранения и электронного учёта трудовых книжек.

Основные законодательные акты

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – основной закон‚ в котором закреплены общие принципы ведения трудовых книжек.
• Федеральный закон № 439-ФЗ от 22 января 2019 г. «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде». Закон вводит обязательность электронного учёта трудовой деятельности.
• Федеральный закон № 436-ФЗ от 22 января 2019 г. «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде». Закон уточняет порядок формирования электронных записей.

Приказ Минтруда России № 320н от 19 мая 2021 г.

Этот приказ является ключевым документом‚ регулирующим форму‚ порядок ведения и хранения трудовых книжек. Он был зарегистрирован в Минюсте России 1 июня 2021 г. (№ 63748) и действует до 1 сентября 2027 г. (срок действия указан в тексте приказа).

• Форма трудовой книжки – приказ утверждает стандартный бланк‚ который должен использоваться всеми работодателями.
• Порядок ведения – прописаны правила записи о приёме на работу‚ увольнении‚ переводе‚ повышении квалификации и т.д;
• Ответственный за ведение – в приказе закреплены обязанности работодателя и конкретного сотрудника‚ ответственного за правильность и своевременность записей.
• Хранение – указаны сроки хранения бумажных и электронных трудовых книжек‚ а также требования к архивированию.

Ключевые положения приказа 320н

1. Ведение трудовой книжки в электронном виде становится обязательным для всех организаций.
2. Записи в электронном виде должны быть сделаны в течение 3 рабочих дней с момента фактического события.
3. Приём на работу‚ увольнение‚ перевод – все события фиксируются в единой системе «Электронная трудовая книжка».
4. Формат электронных записей соответствует требованиям Федерального закона № 439-ФЗ.

Новшества с 1 января 2024 г.

С 1 января 2024 г. в Трудовом кодексе вступили в силу изменения‚ которые затрагивают порядок оформления и выдачи дубликата трудовой книжки.

• Статья 50 ТК РФ – теперь дубликат трудовой книжки можно оформить в электронном виде‚ если оригинал утратился.
• Порядок выдачи дубликата уточнен: необходимо подать заявление в электронном виде‚ приложить копию оригинала (если он есть) и подтвердить личность через систему «Госуслуги».
• Срок рассмотрения заявления – 10 рабочих дней.

Инструкции и образцы документов

Для практического применения нормативных актов в России существует ряд инструкций и образцов‚ которые можно скачать на официальных порталах:

• Инструкция по заполнению трудовой книжки – прилагается к приказу 320н и содержит подробные правила заполнения разделов «Работа»‚ «Награждения» и «Образование».
• Образец приказа о назначении ответственного за ведение трудовых книжек – примерный документ‚ который можно адаптировать под конкретную организацию.
• Формы заявлений о приёме на работу‚ увольнении‚ переводе – стандартные бланки‚ используемые в большинстве предприятий.

Пример структуры приказа о ведении трудовых книжек

ПРИКАЗ 
о назначении ответственного за ведение трудовых книжек 

На основании ст. 42 Трудового кодекса РФ и приказа Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н 
НАЗНАЧАЮ: 
Иванов И.И. – ответственный за ведение трудовых книжек в подразделении «Персонал» 
Петрова А.А. – ответственный за электронный учёт трудовой деятельности 
Срок действия приказа: с 1 июня 2026 г. по 30 июнь 2027 г. 

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

• Все записи делаются в реальном времени через портал «Госуслуги».
• Пользовательский интерфейс позволяет работодателю и работнику проверять актуальность данных.
• Электронные записи автоматически сохраняются в базе данных Минтруда и доступны для проверки со стороны контролирующих органов.
• В случае необходимости – можно получить печатную копию ЭТК в виде PDF.

Практические рекомендации

1. Обучение персонала – проведите тренинги для сотрудников отдела кадров по работе с ЭТК и новым правилам оформления.
2. Проверка бланков – убедитесь‚ что используемые бланки соответствуют требованиям приказа 320н.
3. Контроль сроков – установите внутренние сроки для внесения записей (не более 3 рабочих дней).
4. Архивирование – храните бумажные копии в соответствии с требованиями (не менее 10 лет) и обеспечьте доступ к ним в случае проверки.
5. Регулярные аудиты – проводите внутренние проверки соблюдения правил ведения трудовых книжек.

Ведение трудовых книжек в России находиться под строгим регулированием‚ которое постоянно обновляется. Основные нормативные акты – ТК РФ‚ федеральные законы № 439-ФЗ и № 436-ФЗ‚ а также приказ Минтруда 320н – формируют правовую основу. С 1 января 2024 г. изменился порядок оформления дубликатов‚ а с 1 сентября 2021 г. обязательным стало ведение электронных записей. Соблюдение этих правил обеспечивает законность кадрового учёта‚ упрощает контроль со стороны государственных органов и повышает прозрачность работы с персоналом.