Трудовая книжка (ТК) — ключевой документ, подтверждающий трудовой стаж и историю занятости гражданина․ Вопрос «кто может вести трудовые книжки» и «кто должен вести трудовые книжки» часто вызывает путаницу․ В этой статье разберем, кто несет ответственность за ведение ТК, как это происходит в условиях перехода на электронные документы, и какие есть нюансы․
Основное правило: обязанность работодателя
Согласно Трудовому кодексу РФ (статья 66) и Постановлению Правительства № 225, обязанность по ведению трудовых книжек лежит на работодателе․ Это юридическое лицо или индивидуальный предприниматель (ИП), с которым заключен трудовой договор․
- Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков ТК и вкладышей․
- Он может приобретать бланки у официальных изготовителей или распространителей․
- ТК хранится у работодателя (в отделе кадров), а выдается сотруднику только при увольнении для внесения последней записи․
Кто конкретно выполняет работу по ведению?
Хотя обязанность лежит на работодателе как на организации, непосредственное заполнение обычно поручается конкретным сотрудникам:
- Специалист отдела кадров (кадровик) — наиболее частый вариант․
- Бухгалтер — в небольших компаниях, где функции совмещены․
- Секретарь или делопроизводитель․
- Руководитель организации — может подписать записи самостоятельно, если ответственный сотрудник временно отсутствует (в отпуске, на больничном)․
Важно: Если в организации нет отдела кадров, руководитель должен либо сам заверять записи, либо официальным приказом назначить ответственного сотрудника․
Электронная трудовая книжка (ЭТК): новые правила с 2021 года
С 1 января 2021 года вступили в силу масштабные изменения․ Теперь действует два параллельных вида ТК:
- Бумажная трудовая книжка (устаревший, но еще действующий формат)․
- Электронная трудовая книжка (основной формат для новых работников)․
Кому выдают ЭТК, а кому — бумажную?
- Гражданам, впервые устраивающимся на работу после , бумажную трудовую книжку не оформляют․ Все записи вносятся только в ЭТК․
- Работникам, уже имевшим бумажную ТК на , работодатель может оставить ее, а может перевести на электронную (по заявлению работника или по инициативе работодателя)․
- При переводе с бумажной на электронную сведения дублируются: запись вносится и в старую бумажную книжку (если она есть), и в ЭТК․
Кто ведет Электронную Трудовую Книжку?
Ведение ЭТК — это обязанность работодателя, но технически она осуществляется через Средства АИС «Труд» (Единую государственную информационную систему)․
- Работодатель (или уполномоченное им лицо) вносит данные о приеме, переводе, увольнении и награждениях в электронный реестр․
- Работник может в любой момент получить выписку из ЭТК через портал «Госуслуги» или в отделении Пенсионного фонда․
Особые случаи и часто задаваемые вопросы
Работодатель — физическое лицо (ИП, без работников)
Если ИП не принимает наемных работников, он не является работодателем в смысле ТК и не обязан вести трудовые книжки․ Если же ИП нанимает работников, он получает статус работодателя и обязан оформлять для них ТК (бумажные или электронные, в зависимости от даты приема)․
Работа по совместительству
По письменному заявлению работника запись о совместительстве может не вноситься в ТК․ Если заявления нет, запись об этом месте работы вносится обязательна․
Когда не нужно вести ТК?
Трудовая книжка не ведется для:
- Граждан, заключивших гражданско-правовой договор (ГПД, договор подряда/услуг), а не трудовой договор․
- Спортсменов и тренеров (у них свой порядок учета)․
- Работников, заключивших договор контрактации (сельское хозяйство)․
- Лиц, работающих вне штатного расписания (например, по договору гражданско-правового характера);
Кто оплачивает бланки и вкладыши?
Все расходы на приобретение бланков ТК и вкладышей несет работодатель․ Это его служебная обязанность․ Стоимость бланков не может быть удержана из заработной платы работника․
Учет и хранение бланков
Работодатель обязан вести приходно-расходную книгу для учета бланков трудовых книжек и вкладышей․ Это позволяет отслеживать каждый бланк: кому выдан, когда, на каком основании․
Ответственность за нарушение правил ведения ТК
Неисполнение обязанности по ведению ТК (или ведение с нарушениями) влечет административную ответственность по ст․ 5․27 КоАП РФ:
- Для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 руб․
- Для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб․
Краткий итог: ключевые тезисы
- Вести трудовые книжки ОБЯЗАН работодатель (организация или ИП с наемными работниками)․
- Может выполнять эту работу кадровик, бухгалтер, секретарь или руководитель․
- С впервые устраивающимся на работу выдают только электронную ТК, бумажную — нет․
- Работник, имеющий бумажную ТК, может по заявлению перевести ее в электронную․
- Бланки и вкладыши покупает и хранит работодатель, ведя строгий учет․
- Записи о работе могут не вноситься в ТК только по письменному заявлению работника (совместительство)․
Полезный совет работнику: Регулярно проверяйте актуальность записей в своей электронной трудовой книжке через портал «Госуслуги»․ При обнаружении ошибок обращайтесь с заявлением к своему работодателю для их исправления․
Дата актуализации информации по состоянию на 23 мая 2026 года․ Перед применением в конкретной ситуации рекомендуется уточнять нормы в актуальных редакциях Трудового кодекса РФ и иных нормативных правовых актов․