Дата публикации: 23 мая 2026 г., 19:05
Нормативная база
Ведение трудовых книжек регулируется рядом законодательных актов:
- Приказ Минтруда России от N 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» (подробнее на klerk.ru);
- Ст. 16 ТК РФ, подпункт 25) – требования к форме трудовых книжек;
- Приказ Министра здравоохранения и социального развития РК от N 929 – формы и правила ведения.
Форма и содержание трудовых книжек
Трудовую кляссовую (трудовую книгу) оформляют в соответствии с Приложением 1 к приказу Минтруда России N 320н. Основные разделы:
- Шапка (данные работника, место работы, дата начала труда);
- Сведения о трудовом стаже;
- Сведения о местах работы и периодах;
- Сведения о полученных воинских званиях (если применимо);
- Отметки о премиях, надбавках, отпуске и др.
Основные правила заполнения
Для корректного заполнения используйте следующие рекомендации:
- Проверяйте даты – они должны быть указаны в формате ДД.ММ.ГГГГ;
- Указывайте полное название организации и её адрес;
- Не сокращайте должности без необходимости;
- Сохраняйте подписи руководителей и печать организации.
Ведение и хранение отдельных документов
В соответствии с письмом Минтруда от 5 … необходимо вести два обязательных документа:
- Книга учёта движения трудовых книжек – фиксирует выдачу, возврат и замену книжек;
- Книга учёта бланков трудовых книжек – отражает расход и остаток бланков;
Обе книги должны веститься на бумажном носителе. Электронные варианты пока не предусмотрены нормативными актами.
Практические рекомендации по оформлению
Для упрощения процесса и избежания ошибок следуйте этим шагам:
- Подготовьте шаблон – используйте готовый образец из Приложения 1;
- Заполняйте данные сразу при приёме на работу, а не откладывайте;
- Регулярно сверяйте с оригинальными документами (трудовой договор, приказы о приёме);
- Сохраняйте копии всех записей в архиве организации не менее 5 лет.
Частые ошибки и как их избежать
Ниже перечислены типичные просчеты и способы их предотвращения:
- Омиссивные записи – проверяйте, чтобы каждая новая запись была добавлена в обе книги;
- Неправильный формат даты – используйте единый стиль (ДД.ММ.ГГГГ);
- Отсутствие подписи – убедитесь, что каждый документ подписан уполномоченным лицом;
- Потеря бланков – фиксируйте выдачу и возврат в Книге учёта движения.
Правильное ведение и хранение трудовых книжек – важная часть соблюдения трудового законодательства. Соблюдая требования Приказа Минтруда России N 320н, используя официальные формы и правильно оформляя сопроводительные книги, вы минимизируете риск ошибок и штрафов, а также обеспечите прозрачность кадровых процессов.
Для более детального ознакомления с нормами рекомендуется обратиться к официальному тексту Приказа Минтруда России от N 320н и к приказу Министра здравоохранения и социального развития РК от N 929.