Ведение трудовых книжек – обязательная процедура для любого работодателя, которая позволяет фиксировать периоды работы сотрудника, его должность, условия занятости и иные сведения, необходимые для расчёта стажа, начисления пенсии и иных выплат. В 2026 году правила учёта трудовых книжек изменились, и работодателям необходимо соблюдать новые требования, чтобы избежать штрафов и ошибок в бухгалтерском учёте.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие учёт трудовых книжек:

• Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек»;
• Приказ Минфина России от № 55н «Об утверждении Порядка изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей»;
• Федеральный закон № 439‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части обеспечения ведения трудовых книжек в электронном виде»;
• Постановление Правительства РФ № 1250 «Об утверждении нового образца трудовой книжки» (вступил в силу ).

Формы трудовых книжек

С используется только защищённый бланк уровня защиты В, изготовленный на территории РФ. Бланки могут быть:

1. Старый образец, приобретённый до 2024 года (можно использовать до окончания срока годности);
2. Новый образец, соответствующий требованиям Приказа 55н.

Бумажные трудовые книжки оформляются бесплатно, если работодатель их выдаёт.

Порядок ведения и хранения

Ведение трудовых книжек осуществляется в соответствии с Приказом 320н. Основные правила:

• Трудовую книжку выдают новому работнику при приёме на работу;
• Записи в книжке вносятся вручную или печатно (по согласованию с отделом кадров);
• Все изменения фиксируются в Журнале учёта движения трудовых книжек и вкладышей;
• Хранение книжек осуществляется в защищённом помещении, доступном только уполномоченным сотрудникам.

Как правильно внести запись в трудовые книжки

Текст записи должен соответствовать образцу, опубликованному в 2026 году. Пример:

Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) 
о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности 
в соответствии со статьёй 66.1 ТК РФ (часть 2 статьи 2 ФЗ 439‑ФЗ).

Запись оформляется в графе «Расписка работника в получении трудовой книжки» журнала учёта.

Журнал учёта движения трудовых книжек

Документ может называться «Книга учёта движения трудовых книжек» или «Журнал учёта движения трудовых книжек и вкладышей». Пример структуры:

1. Номер записи;
2. ФИО работника;
3. Дата выдачи/получения;
4. Номер и дата записи в книжке;
5. Подпись ответственного лица.

Образцы оформления журнала утверждены Правительством РФ (Постановление 1250).

Особенности в условиях военного положения

Если работодатель находится в районе активных боевых действий, в период действия военного положения он имеет право самостоятельно определять порядок оформления и ведения трудовых книжек (ст. 2024‑06‑13). Это включает:

• Возможность использовать электронные формы без предварительного согласования;
• Упрощённые процедуры внесения записей;
• Отсрочку некоторых требований к оформлению бланков.

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 2020 года компании могут оформлять сотрудникам электронные трудовые книжки. Основные особенности:

• Все сведения о периодах работы хранятся в электронном виде в СФР;
• Для перехода на ЭТК необходимо получить письменное заявление работника;
• Электронные книжки интегрируются с 1С и другими системами учёта;
• Переход полностью завершён к  г. для всех работников, не подавших возражения.

Для организации работы с ЭТК в 1С используется модуль «Электронная трудовая книжка», где автоматически формируются сведения из подразделов 1.1 ЕФС‑1.

Дублирование и замена бланков

Если оригинальная книжка потеряна или повреждена, работодатель может:

1. Оформить дубликат на старом чистом бланке, приобретённом до 2024 года;
2. Использовать новый образец, соответствующий требованиям Приказа 55н;
3. Внести запись о дублировании в Журнал учёта.

При этом все записи из оригинальной книжки переносятся в новый бланк, а в журнале отмечается дата и причина замены.

Примеры оформления разных ситуаций

Пример 1: Приём на работу

• Запись: «Принят в должность менеджера отдела продаж ».
• Подпись руководителя и печать организации.

Пример 2: Увольнение

• Запись: «Уволен по сокращению ».
• Отметка в Журнале: «Выдано подтверждение об увольнении, подпись работника».

Пример 3: Перевод в другой отдел

• Запись: «Перевод в отдел бухгалтерии с ».
• Указываются новые подразделения и дата начала работы.

Для корректного учёта трудовых книжек в 2026 году необходимо:

1. Использовать только защищённые бланки, утверждённые Приказом 55н;
2. Вносить записи в соответствии с образцом, опубликованным в 2026 году;
3. Вести Журнал учёта движения трудовых книжек и вкладышей;
4. Своевременно обновлять бланки при необходимости дублирования;
5. Обеспечить безопасное хранение книжек и доступ только уполномоченным сотрудникам;
6. При работе в условиях военного положения учитывать особые полномочия, предусмотренные законом;
7. При переходе на электронные трудовые книжки оформлять письменные заявления работников и интегрировать данные в бухгалтерские системы.

Соблюдение этих требований позволит избежать ошибок в расчёте стажа, сократить риск штрафов и обеспечить прозрачность кадрового учёта.