Ведение трудовых книжек – один из ключевых элементов кадрового учёта в организации․ Ответственность за их правильное оформление‚ хранение и выдачу возлагается на специально уполномоченное лицо‚ которое назначается приказом (распоряжением) работодателя․ В данной статье подробно рассматриваются все аспекты этой процедуры‚ а также отвечаем на часто задаваемый вопрос о необходимости ежегодного переиздания приказа․
Правовое основание
Основными нормативными актами‚ регулирующими порядок ведения и хранения трудовых книжек‚ являются:
- Пункт 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек‚ утверждённых постановлением Правительства РФ от N 225;
- Приказ Минтруда России от N 320н «Об утверждении формы‚ порядка ведения и хранения трудовых книжек»;
- КонсультантПлюс – практические рекомендации и образцы документов․
Кто может быть назначен ответственным?
Ответственным за ведение‚ хранение‚ учет и выдачу трудовых книжек может быть только специально уполномоченное лицо‚ которое:
- Назначается приказом (распоряжением) руководителя организации;
- Имеет необходимые кадровые полномочия (чаще всего – это руководитель кадрового отдела или назначенный им специалист);
- Обеспечивает соблюдение всех требований к оформлению и хранению книжек․
Как оформить приказ о назначении ответственного?
Приказ составляется в произвольной форме‚ но обязательно содержит:
- Наименование организации;
- Номер и дату приказа;
- ФИО и должность назначаемого лица;
- Перечень возлагаемых на него обязанностей;
- Подпись руководителя и (при необходимости) печать организации․
Пример оформления:
Приказ № 15 от «__» ______ 2026 г․ О назначении ответственного за ведение‚ хранение‚ учет и выдачу трудовых книжек В соответствии с пунктом 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек‚ я приказываю: Назначить Иванова И․И․‚ старшего менеджера по персоналу‚ ответственным за ведение‚ хранение‚ учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них․ Обязать Ивана Ильича выполнять все функции‚ предусмотренные Положением о ведении трудовых книжек․ Приказ вступает в силу с момента его подписания․
Подпись: ___________________ (руководитель)
Содержание приказа
В тексте приказа следует указать:
- ФИО и должность ответственного лица;
- Конкретные функции (ведение‚ хранение‚ учет‚ выдача);
- Срок действия приказа (обычно – до отмены или замены);
- При необходимости – ссылку на нормативный акт‚ на который он основан․
Обязанности ответственного за трудовые книжки
К основным обязанностям относятся:
- Ведение актуального реестра трудовых книжек;
- Хранение книжек в специальном архиве (пронумерованных‚ скрепленных‚ заверенных подписью руководителя и печатью);
- Ведение журнала (или электронного документа) учёта движения книжек и вкладышей;
- Выдача книжек работникам по их заявке;
- Ведение необходимой документации (актовые записи‚ приём‑передача‚ сверки)․
Хранение и учёт трудовых книжек
По требованиям Правил ведения и хранения трудовых книжек:
- Книжки хранятся как документы строгой отчётности;
- Они пронумерованы‚ скреплены‚ заверены подписью руководителя и печатью (если она есть);
- Хранение осуществляется в специальном помещении‚ доступном только уполномоченным лицам․
Ответственность за нарушения
За неправильное ведение‚ хранение‚ учёт или выдачу трудовых книжек ответственность несут:
- Само уполномоченное лицо (в рамках его полномочий);
- Работодатель (в случае системных ошибок или отсутствия контроля);
- Кадровые службы‚ если они не обеспечивают соблюдения норм․
Нарушения могут привести к административным штрафам‚ а в случае выявления недостоверных сведений – к уголовной ответственности в соответствии с законодательством РФ․
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли приказ о назначении ответственного за ведение и хранение трудовых книжек переиздавать каждый год?
Нет‚ переиздавать приказ каждый год не требуется․ Достаточно одного приказа‚ который вступает в силу с момента подписания и действует до его официального отмены или замены․ Переиздание необходимо только в случае:
- Изменения ответственного лица;
- Изменения структуры организации или кадровых функций;
- Требования нового нормативного акта‚ который уточняет порядок назначения․
Если ни одно из указанных обстоятельств не наступило‚ достаточно оставить приказ без изменений․
Может ли ответственный лицо ставить подпись в своей собственной трудовой книжке?
Да‚ ответственный может ставить подпись в своей книжке при приёме на работу и при увольнении‚ однако не он несет основную ответственность за ведение книжек организации – эту функцию выполняет уполномоченное лицо‚ назначенное приказом․
Какие документы подтверждают правильность внесённых записей?
Внесенные записи в трудовые книжки заверяются:
- Подписью работодателя (или уполномоченного лица);
- Подписью ответственного за ведение;
- Печатью организации (если она имеется)․
Правильное назначение и оформление приказа о ответственном за ведение и учет трудовых книжек – обязательный элемент корпоративного кадрового контроля․ Один well‑сформированный приказ достаточно для легального регулирования процесса‚ однако его необходимо обновлять при изменениях в персонале или в нормативных требованиях․
Соблюдение указанных требований позволяет избежать ошибок в электронных и бумажных трудовых книжках‚ снизить риск административных штрафов и обеспечить надёжное хранение кадровой документации․