Вопрос ведения трудовых книжек (ТК) остается актуальным в условиях перехода на электронный документ. Ситуация, когда сотрудник не подает заявление о ведении или выдаче трудовой книжки, может возникнуть по разным причинам: от невнимательности до сознательного отказа. Как должен поступить работодатель в такой ситуации? Какие риски несет бездействие? Разберем подробно.
Правовая основа: что говорит закон?
Основные правила закреплены в Трудовом кодексе РФ (ст. 66, 67, 85) и Порядком ведения и хранения трудовых книжек (утвержден Постановлением Правительства РФ № 225). Ключевой момент:
- Обязанность работодателя вести трудовую книжку работника (электронную или на бумажном носителе) возникает с момента приема на работу.
- Заявление работника требуется только для конкретных действий:
- оформления новой (первой) трудовой книжки на бумажном носителе;
- выдачи трудовой книжки при увольнении (если она велась на бумаге);
- внесения сведений в уже имеющуюся бумажную книжку (например, при восстановлении).
Электронная трудовая книжка (ЭТК): новая реальность
С 1 января 2021 года при приеме на работу кадровые службы в большинстве случаев обязаны оформлять сведения в электронную трудовую книжку (Единую государственную информационную систему — ЕГИС ТК).
- С какого года? Если сотрудник впервые устраивается на работу после 2020 года, ему, как правило, оформляется ЭТК автоматически, даже если он не подавал заявления.
- Бумажная книжка по выбору Гражданин может попросить выдать ему бумажный вариант (требуется заявление), но если не попросит — сведения будут только в электронном виде.
Что если у сотрудника уже есть старая бумажная книжка?
Если у работника на руках есть трудовая книжка образца до 2004 года или 2004-2010 гг., работодатель обязан продолжать ее вести на бумаге, даже если сам сотрудник не подавал заявления. В этом случае заявление не требуется — ведение является обязанностью работодателя на основании приказа о приеме на работу.
Алгоритм действий работодателя при отсутствии заявления
Ситуация: сотрудник принят на работу, но заявления о ведении/выдаче ТК не поступало. Действуйте по схеме:
Определите тип трудовой книжки, которую вы должны вести.
- Новый сотрудник (первое трудоустройство после 2020 г.) → Оформляйте электронную ТК автоматически. Заявление не нужно.
- Сотрудник со старой бумажной книжкой → Продолжайте вести бумажную книжку. Заявление не требуется, так как ведение, ваша обязанность.
- Сотрудник, уволенный ранее, снова принят → Если у него была ЭТК, продолжайте в нее вносить записи. Если была бумажная — продолжайте вести ее.
Если сотрудник увольняется и не забрал бумажную книжку (а вы ее велись)
В этом случае действует п. 43 Порядка:
- Работодатель обязан выдать трудовую книжку при увольнении по заявлению работника.
- Если заявление о выдаче не поступает (ни от самого работника, ни от его законного представителя/родственников), трудовая книжка хранится у работодателя.
- Срок хранения — не менее 3 лет со дня увольнения работника (ст. 67 ТК РФ).
- По истечении срока хранения бумажная книжка подлежит уничтожению (с оформлением акта).
Риски бездействия работодателя
Несоблюдение правил ведения ТК влечет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:
- Для должностных лиц, штраф от 1 000 до 5 000 руб.
- Для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.
Кроме того, отсутствие корректной записи в ТК (особенно ЭТК) может стать основанием для:
⎻ споров при увольнении (например, о дате или причине ухода);
⎻ проблем с оформлением пособий (по больничному, по безработице);
⎻ трудностей при трудоустройстве сотрудника в будущем (если записи отсутствуют в ЕГИС ТК).
Практические рекомендации
- Автоматизируйте процесс. При приеме на работу через СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности) автоматически формируется запись в ЕГИС ТК. Убедитесь, что отчет отправлен.
- Информируйте сотрудника. При приеме разъясните, что сведения о его работе будут в электронной трудовой книжке. Если он хочет бумажный вариант, попросите написать заявление;
- Контролируйте увольнения. При выходе сотрудника напомните ему о необходимости забрать бумажную книжку (если она велась). Зафиксируйте этот факт (например, в служебной записке).
- Храните правильно. Бумажные книжки, оставшиеся у работодателя, храните в сейфе/отдельном помещении с ограничением доступа. Уничтожайте только после истечения 3-летнего срока.
- Не требуйте заявление для ведения ЭТК. Это ошибка. Электронная запись формируется автоматически на основании приказа о приеме и отчита СЗВ-ТД.
Отсутствие заявления от сотрудника не освобождает работодателя от обязанности вести трудовую книжку. В современной практике это чаще всего означает корректное оформление электронной записи в ЕГИС ТК. Если же речь о старой бумажной книжке, ее необходимо продолжать вести, а при увольнении хранить у себя в случае, если сотрудник не заберет. Главное — действовать в рамках закона, чтобы избежать штрафов и защитить права как работника, так и компании;
Статья подготовлена на основе анализа Трудового кодекса РФ и Порядка ведения трудовых книжек. Актуально на 2026 год.