Ведение трудовых книжек – один из обязательных процедур, которые должны соблюдать все работодатели в России. С 2020 года в законодательство внесены значительные изменения, связанные с переходом на электронные формы, новыми требованиями к оформлению и хранению. В этой статье мы подробно разберём правила ведения трудовых книжек, приведем образцы заполнения и расскажем, как правильно оформить все необходимые записи.

Нормативно‑правовая база

Для понимания текущих требований важно знать, какие документы регулируют порядок ведения трудовых книжек:

• Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей».
• Приказ Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» (зарегистрировано в Минюсте России № 63748).
• Федеральный закон от 28 декабря 2019 г. № 355‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части введения электронных трудовых книжек».

Все перечисленные акты действуют на текущий момент ( 18:50:14) и являются обязательными для исполнения.

Электронные и бумажные формы

С 1 января 2020 г. в РФ действует закон, предусматривающий введение электронных трудовых книжек (ЭТК). При этом:

1. Работодатель может вести трудовые книжки в бумажном виде, в электронном виде или в обоих форматах одновременно.
2. Электронные записи должны быть переданы в Пенсионный фонд РФ для хранения.
3. Переход на электронную форму не требует отдельного согласия работника – он автоматически переходит в электронный режим, если работодатель выбрал такой способ.

При этом бумажные трудовые книжки продолжают использоваться до полного перехода на электронный формат, однако их заполнение должно соответствовать новым требованиям, вступившим в силу с 1 сентября 2021 г.

Порядок заполнения ьного листа

ьный лист – первый документ, в котором фиксируются основные сведения о работнике. Правильное оформление позволяет избежать ошибок в дальнейшем;

Что указывается на ьном листе

• ФИО работника (фамилию, имя, отчество – прописными буквами).
• Дата рождения (число, месяц – прописью, год – цифрами).
• Пол.
• Дата начала работы в организации (число и месяц – цифрами, год – цифрами).
• Должность и подразделение.
• Сведения о стаже работы (если имеются).

После заполнения ьного листа ставятся две подписи:

1. Работника.
2. Лица, ответственного за ведение трудовых книжек (чаще всего – руководитель или HR‑менеджер).

Пример оформления (см. образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем в 2025 году):

ьный лист
ФИО: ИВАНОВ ИВАН ИВАНОВИЧ
Дата рождения: 12 марта 1985 года
Пол: Мужской
Дата начала работы: 
Должность: Бухгалтер
Подразделение: Финансовый отдел

Правила внесения записей

Записи в трудовые книжки вносятся в строгом порядке и по определённым правилам. Ниже перечислены основные требования.

Записи о приёме на работу

• Указываются дата и номер приказа (если есть).
• ФИО работника, должность, подразделение, условие труда.

Записи о переводе, изменении условий труда

• Оформляются в виде отдельной записи с указанием даты изменения.
• В записи указываются новые должность, подразделение и условия работы.

Записи об увольнении

• Вносятся по окончании трудового договора или по соглашению сторон.
• Указываются дата увольнения, причина (по собственному желанию, по сокращению и т.д.).
• Последняя запись в книжке – подпись работника и руководителя.

Замена бумажной книжки на электронную

• Если работодатель переходит на электронный формат, в книжке фиксируется дата перехода и номер протокола.
• Электронная запись должна быть подтверждена подписью работника и ответственного лица.

Сроки и порядок хранения

Согласно Постановлению Правительства № 225, трудовые книжки хранятся в следующих условиях:

• Бумажные трудовые книжки – в архиве организации в течение 75 лет с даты увольнения.
• Электронные трудовые книжки – в информационных системах Пенсионного фонда РФ, доступные для проверок в течение того же срока.

При утрате оригинала работодатель обязан выдать копию, заверенную подписью руководителя, и оформить дубликат в соответствии с установленным образцом.

Образцы заполнения

Ниже представлены типичные образцы записей в различных ситуациях.

Приём на работу

 – Приём на работу
ФИО: ИВАНОВ ИВАН ИВАНОВИЧ
Должность: Бухгалтер
Подразделение: Финансовый отдел
Условия труда: полный рабочий день, оклад 45 000 руб.

Перевод в другое подразделение

 – Перевод
ФИО: ИВАНОВ ИВАН ИВАНОВИЧ
Новая должность: Старший бухгалтер
Новое подразделение: Бухгалтерия

Увольнение

 – Увольнение по соглашению сторон
ФИО: ИВАНОВ ИВАН ИВАНОВИЧ
Дата увольнения: 
Причина: Сокращение

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли вести трудовые книжки только в электронном виде? – Да, с 2020 г. работодатель может выбрать электронный формат, но при этом необходимо передать все сведения в ПФР.
• Нужно ли оформлять отдельное заявление о переходе на электронную форму? – Нет, переход происходит автоматически, если работодатель принял решение вести ЭТК.
• Какие ошибки чаще всего допускаются при заполнении? – Ошибки в датах (месяц написан цифрами вместо прописных букв), отсутствие подписи ответственного лица, неверное указание причины увольнения.
• Можно ли использовать старый бланк бумажной трудовой книжки? – Да, до полного перехода на новые формы, однако с  г. рекомендуется использовать обновлённый бланк, утвержденный Приказом Минтруда № 320н.

Соблюдение правил ведения трудовых книжек – обязательное условие для любой организации. Правильное оформление ьного листа, своевременное внесение записей о переводе, увольнении и переходе на электронный формат позволяет избежать юридических рисков и упростить работу с Пенсионным фондом. Для удобства подготовки используйте образцы заполнения, которые можно скачать на официальных ресурсах или в системе «Кадры».

Если у вас возникнут дополнительные вопросы по оформлению трудовых книжек, рекомендуем обратиться к специалисту по персоналу или юридическому отделу вашей компании.