Ведение трудовых книжек – одна из ключевых функций кадровой службы любой организации. По законодательству РФ запись в трудовую книжку должна быть заверена подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, а также печатью организации (если она предусмотрена). В статье мы подробно разберём, кто может ставить подпись, какие требования к ней предъявляются, как правильно оформить подпись в разных ситуациях и какие документы подтверждают полномочия ответственного лица.

Содержание

1. Нормативно-правовая база
2. Кто может быть ответственным за ведение трудовых книжек
3. Требования к подписи и её оформлению
4. Образец приказа о назначении ответственного
5. Практические рекомендации при увольнении и приёме на работу
6. Часто задаваемые вопросы

Нормативно-правовая база

Основные документы, регулирующие порядок ведения и подписи в трудовых книжках:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 66.1, ст. 68, ст. 69.
• Правила ведения и хранения трудовых книжек (утверждены постановлением Правительства РФ от № 225).
• Инструкция по ведению электронных трудовых книжек (приказ Минтруда России от № м/р‑2‑22/2022).
• Методические рекомендации Гарант.ру и КонсультантПлюс (2024‑2026 годы).

Согласно пункту 2.2 Инструкции и пункту 35 Правил:

«Записи в трудовой книжке заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, а также печатью организации (при её наличии).»

Кто может быть ответственным за ведение трудовых книжек

Ответственное лицо назначается приказом (распоряжением) работодателя. В зависимости от организационной структуры это может быть:

• Директор (генеральный директор) организации – в небольших компаниях, где нет отдельного кадрового отдела.
• Главный специалист по кадрам, HR‑менеджер, специалист отдела кадров – в средних и крупных предприятиях.
• Уполномоченный сотрудник (делопроизводитель) – если кадровая служба делегирует функции.
• Ответственный за электронные трудовые книжки – при переходе на электронный формат.

Назначение ответственного лица не освобождает работодателя от ответственности за правильность и полноту записей в трудовых книжках.

Требования к назначаемому лицу

• Должен иметь соответствующее образование (не менее среднего профессионального) и опыт работы в кадровой сфере.
• Должен быть ознакомлен с требованиями ТК РФ и Правил ведения трудовых книжек.
• В организации должна быть оформлена должностная инструкция, где прописаны полномочия по ведению, хранению, учёту и выдаче трудовых книжек.

Требования к подписи и её оформлению

Формат подписи

В соответствии с практикой, установленной Минтрудом, подпись должна включать:

• Фамилию, инициалы (или полные имя и отчество) ответственного лица.
• При необходимости – должность (особенно если подпись ставит не директор).

Пример правильного оформления:

Иванов И. И.
Главный специалист отдела кадров

Важно: подпись без инициалов (только фамилия) считается нарушением требований к оформлению записей, так как затрудняет проверку подлинности подписи в случае спора.

Печать организации

Если у организации есть печать (обычно печать кадровой службы), она ставится рядом с подписью. При отсутствии печати запись считается действительной, но наличие печати повышает юридическую силу.

Электронные трудовые книжки

Для электронных трудовых книжек (ЭТК) подпись заменяется электронной подписью (ЭП) уполномоченного лица, которая регистрируется в системе «Госуслуги» или в специализированных сервисах (например, «Трудовая книжка онлайн»).

Образец приказа о назначении ответственного за ведение трудовых книжек

Приказ издаётся от имени директора (или иного уполномоченного лица). Ниже – типовой шаблон, который можно адаптировать под конкретную организацию.

Образец приказа (октябрь 2025 г.)

Государственное унитарное предприятие «Пример»
Приказ № 45‑О/2025
«О назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек»

В соответствии с пунктом 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек,
утверждённых постановлением Правительства РФ от № 225,
приказываю:

Назначить ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек
 и вкладышей в них ФИО: Петров П. П., должность – Главный специалист отдела кадров.

Утвердить должностную инструкцию для Петрова П. П., в которой указаны:
 • порядок ведения и хранения трудовых книжек;
 • порядок внесения записей и их заверения подписью и печатью;
 • ответственность за нарушение требований Трудового кодекса РФ.

Ознакомить всех работников с настоящим приказом под подпись.

Контроль исполнения: директору предприятия.

Генеральный директор ___________________ /Иванова А. С./

После подписания приказа необходимо разместить его в личных делах сотрудников и в кадровой документации.

Практические рекомендации при увольнении и приёме на работу

Приём на работу

1. Внести запись о приёме в трудовую книжку.
2. Запись заверяется подписью ответственного лица (или директора) и печатью.
3. Если работник просит вести трудовую книжку в электронном виде, оформить заявление согласно ст. 66.1 ТК РФ и заверить подписью ответственного лица.

Увольнение

1. Составить приказ об увольнении (подписывает директор).
2. Внести запись об увольнении в трудовую книжку.
3. Запись заверяется подписью ответственного за ведение трудовых книжек и печатью.
4. Работнику выдается трудовая книжка с подписью и печатью (если книжка возвращается).

Ошибки, которые часто встречаются

• Отсутствие инициалов в подписи. Исправить можно только путем внесения новой записи с правильной подписью.
• Отсутствие печати. При отсутствии печати запись считается действительной, но рекомендуется использовать печать для избежания споров.
• Отсутствие приказа о назначении ответственного. В этом случае считается, что ответственным является директор, но лучше оформить приказ.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Кто обязан вести трудовые книжки?

Обязанность вести трудовые книжки возлагается на работодателя; Внутри организации он может делегировать эту функцию уполномоченному лицу (специалисту по кадрам, делопроизводителю и т.п.) приказом.

Можно ли ставить подпись без печати?

Да, подпись без печати считается действительной, если подпись принадлежит уполномоченному лицу и документ (приказ) оформлен надлежащим образом. Однако наличие печати повышает доказательную силу.

Какая форма подписи считается корректной?

Корректной считается подпись, включающая фамилию и инициалы (или полное имя и отчество). При необходимости указывается также должность.

Нужно ли переиздавать приказ о назначении ответственного каждый год?

Нет. Приказ действует до момента его отмены или изменения. Переиздавать его ежегодно не требуется, однако при изменении должностных обязанностей или структуры организации рекомендуется оформить новый приказ.

Можно ли сам ставить подпись в своей трудовой книжке при приёме на работу?

Нет. Запись в трудовой книжке может заверять только работодатель или лицо, ответственное за ведение трудовых книжек. Самостоятельное подписание записи работником недопустимо.

Как оформить подпись в электронных трудовых книжках?

Для ЭТК используется электронная подпись (ЭП), выданная в соответствии с ФЗ «Об электронной подписи». Подпись регистрируется в системе «Трудовая книжка онлайн» и сопоставляется с ФИО уполномоченного лица.

Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, – важный элемент обеспечения законности трудовых отношений. Правильное оформление подписи (фамилия + инициалы, при необходимости должность) и наличие приказа о назначении ответственного позволяют избежать юридических споров и обеспечить надёжный учёт трудового стажа работников.

Статья подготовлена на основе актуального законодательства РФ и практических рекомендаций сервисов «Гарант», «КонсультантПлюс», а также официальных инструкций Минтруда (по состоянию на 22 мая 2026 г.).