Ведение трудовых книжек — одна из важнейших кадровых и бухгалтерских задач любой организации‚ включая бюджетные учреждения. Несмотря на постепенный переход на электронный формат‚ бумажные трудовые книжки и вкладыши в них по-прежнему требуют строгого учета‚ соблюдения правил хранения и корректного отражения в бухгалтерском учете. В данной статье мы подробно разберем‚ как бюджетной организации правильно организовать учет бланков‚ отчитываться перед бухгалтерией и отражать операции в учете.
Нормативная база и общие правила
Учет поступления и выдачи бланков трудовых книжек и вкладышей к ним‚ а также учет испорченных бланков и их уничтожение ведуться в порядке‚ установленном законодательством для бланков строгой отчетности. Согласно пунктам 39 и 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек‚ работодатель должен вести самостоятельно разработанные документы‚ учитывающие движение этих бланков.
В организации в обязательном порядке должны вестись два ключевых регистра учета:
- Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, для учета чистых бланков‚ поступающих в организацию‚ и их выдачи ответственным лицам.
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (Форма утверждена Приложением N 3 к Постановлению Минтруда России от N 69) — для учета книжек‚ переданных работниками при приеме на работу‚ впервые оформленных книжек‚ а также выданных вкладышей.
Книга учета движения: что в ней регистрировать?
В книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них вносятся следующие сведения:
- Трудовые книжки‚ переданные в кадровую службу работниками при оформлении приема на работу (поступившие от сотрудников).
- Трудовые книжки‚ впервые оформленные работникам в данной организации.
- Вкладыши в трудовые книжки‚ выданные работникам в период работы в данной организации.
В книге обязательно фиксируются дата приема на работу (или заполнения книжки/вкладыша)‚ а также фамилия‚ имя и отчество работника.
Ежемесячная отчетность перед бухгалтерией
Одно из ключевых требований законодательства касается регулярной отчетности. Согласно п. 42 Правил (Правила № 225)‚ по окончании каждого месяца лицо‚ ответственное за ведение трудовых книжек‚ обязано представить в бухгалтерию организации отчет.
В этом отчете необходимо указать:
- Сведения о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.
- Суммы‚ полученные за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них.
К отчету в обязательном порядке прилагается приходный ордер кассы организации. Данный отчет составляется в произвольной форме (Примеры форм: «Отчет об использовании бланков трудовых книжек и вкладышей в них»).
Особенности бухгалтерского (бюджетного) учета
Отражение хозяйственных операций‚ связанных с движением трудовых книжек и вкладышей к ним в бюджетной организации‚ имеет свою специфику‚ регулируемую Инструкцией № 196н и другими нормативными актами.
Принятие к учету и списание бланков
Бланки трудовых книжек и вкладыши к ним являются бланками документов строгой отчетности. При их поступлении они ставятся на баланс‚ а при выдаче работникам — списываются с подотчета. В бухучете списание конкретных серий и номеров бланков трудовых книжек с подотчета отражается записью по забалансовому счету (абз. 3 п. 22 Инструкции 196).
Выдача трудовых книжек и НДС
При оформлении трудовой книжки работодатель взимает с работника плату за бланк. Возникает вопрос: нужно ли начислять НДС при выдаче бланка работнику?
Да‚ надо начислять НДС. Объектом налогообложения НДС являются операции по реализации товаров (работ‚ услуг) на территории РФ. Операции по выдаче работодателем работникам трудовых книжек (вкладышей) относятся к такой реализации‚ так как происходит переход права собственности на бланк к работнику.
Списание испорченных бланков
Иногда при заполнении бланка допускается ошибка‚ и он становится непригодным для использования. Возникает вопрос: Как в учете бюджетной организации отразить списание испорченного по вине ответственного исполнителя бланка трудовой книжки?
Если бланк испорчен по вине ответственного работника‚ сумма ущерба взыскивается с него. Испорченные бланки подлежат обязательному уничтожению‚ для чего создаеться специальная комиссия‚ и составляется акт о списании (уничтожении) испорченных бланков.
Автоматизация учета в 1С
Для минимизации ошибок и автоматизации сложных бухгалтерских проводок целесообразно использовать специализированное программное обеспечение. О том‚ как в программе 1С:Бухгалтерия 8 отразить принятие к учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них и передачу их на возмездной основе для оформления работникам‚ подробно описано в профильных статьях и инструкциях к программному продукту. Использование 1С позволяет автоматически формировать проводки по забалансовым счетам и отслеживать серии и номера выдаваемых бланков.
Учет трудовых книжек и вкладышей в бюджетной организации требует строгой дисциплины. От кадровика требуется своевременное внесение записей в книги учета‚ а также ежемесячное предоставление отчетов в бухгалтерию с приложением кассовых ордеров. Бухгалтерия‚ в свою очередь‚ должна корректно отражать поступление и списание бланков строгой отчетности‚ не забывая о начислении НДС при реализации бланков работникам и правильном списании испорченных документов. Соблюдение этих правил обеспечит безопасность учета и отсутствие претензий со стороны контролирующих органов.