В современных условиях ведения кадрового учета важно правильно оформлять документы, связанные с выбором формы ведения трудовой книжки сотрудников․ В программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) существует специализированный документ Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности, который позволяет фиксировать выбор сотрудника между бумажной и электронной трудовой книжкой․

Что такое заявление о трудовой книжке?

Заявление о трудовой книжке – это документ, в котором сотрудник указывает, в каком виде он желает вести свою трудовую книжку:

• Бумажная трудовая книжка – традиционный вариант, записи вносятся в печатный бланк;
• Электронная трудовая книжка – данные хранятся в информационной системе ПФР и доступны через личный кабинет гражданина․

Согласно законодательству, сотрудник имеет право выбрать один из этих вариантов и изменить свой выбор в дальнейшем, оформив новое заявление․

Где находится документ в 1С ЗУП?

Для создания заявления необходимо перейти в один из следующих разделов программы:

1. Кадры → Электронные трудовые книжки;
2. или Отчетность и справки → Электронные трудовые книжки․

В открывшемся окне нажимаем кнопку Создать и выбираем операцию Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности․

Пошаговая инструкция по заполнению заявления

1. Выбор сотрудника(ов) – в форме указываем одного или нескольких сотрудников, для которых оформляем заявление․
2. Вид заявления – в колонке Вид заявления выбираем нужный вариант:
   • Ведение бумажной трудовой книжки;
   • Сведения о трудовой деятельности в электронной форме․
3. Дата заявления – по умолчанию программа ставит текущую дату, но её необходимо заменить на дату, указанную сотрудником в его письменном заявлении․
4. Флажок «Отразить в трудовой книжке» – если требуется включить сведения в трудовую книжку (например, при приёме на работу), ставим этот флажок․
5. Сохранение и печать – после заполнения нажимаем Записать․ Для получения печатного варианта используем кнопку Заявление, которая формирует документ на отдельном листе готовый к подписи․

Как распечатать и передать заявление?

Кнопка Заявление в форме документа генерирует печатную версию, которую можно:

• распечатать на принтере;
• подписать сотрудником;
• передать в отдел кадров для дальнейшего оформления и подачи в ПФР․

Важно! Дата на печатном бланке должна совпадать с датой, указанной в электронном варианте заявления, иначе может возникнуть расхождение при сдаче отчёта СЗВ‑ТД․

Автоматизированный учёт заявлений в 1С ЗУП

После сохранения заявления система автоматически:

• фиксирует факт выбора сотрудника;
• позволяет отслеживать последующие изменения или отмену заявления (если сотрудник решит поменять форму ведения трудовой книжки);
• включает выбранных сотрудников в отчёт Сведения о трудовой деятельности работников и в форму СЗВ‑ТД при приёме, переводе или увольнении․

Таким образом, кадровый специалист получает полную историю изменений выбора формы ведения трудовой книжки без необходимости ведения отдельных журналов․

Как изменить способ ведения трудовой книжки?

Если сотрудник желает перейти с бумажной на электронную трудовую книжку (или наоборот), необходимо:

1. Попросить сотрудника написать новое заявление о выборе способа ведения трудовой книжки;
2. В 1С ЗУП создать новый документ Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности с нужным видом заявления;
3. Указать актуальную дату (дату подачи нового заявления сотрудником);
4. Сохранить документ – система автоматически аннулирует предыдущее заявление и отразит новый выбор в отчётах․

При этом важно помнить, что изменение формы ведения трудовой книжки не требует подачи отдельного заявления в ПФР – достаточно обновления данных в 1С, которые затем будут переданы в составе СЗВ‑ТД․

Полезные советы и типичные ошибки

• Проверяйте дату – самая частая ошибка – оставлять текущую дату программы вместо даты, указанной сотрудником․ Это приводит к несоответствию в отчёте СЗВ‑ТД․
• Не забывайте про флажок «Отразить в трудовой книжке» – без него сведения не попадут в трудовую книжку, даже если заявление заполнено правильно․
• Храните копии заявлений – хотя документ не имеет утверждённой формы, рекомендуется сохранять скан подписанного заявления в личном деле сотрудника․
• Используйте печатную форму для подписи – кнопка Заявление формирует документ, удобный для ручной подписи; после подписи его можно отсканировать и прикрепить к электронному делу․
• Обновляйте справочники – при изменениях в законодательстве (например, новые требования к электронной трудовой книжке) проверяйте обновления конфигурации 1С ЗУП․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли оформить заявление на группу сотрудников сразу?

Да, в форме документа можно добавить несколько сотрудников и указать для каждого свой вид заявления (бумажный или электронный)․

Нужно ли заверять заявление печатью организации?

Законодательно печать не требуется, но многие организации ставят её для внутреннего контроля․

Что делать, если сотрудник потерял заявление?

Можно выдать дубликат: в 1С ЗУП открываем ранее сохранённое заявление, печатаем его заново и просим сотрудника подписать новый экземпляр․

Как отразить изменение формы ведения трудовой книжки в отчёте СЗВ‑ТД?

Достаточно обновить заявление в 1С; при формировании СЗВ‑ТД система автоматически включит актуальные сведения о выбранной форме․

Оформление заявления о трудовой книжке в 1С ЗУП – это простой, но важный процесс, который обеспечивает корректный учёт выбора формы ведения трудовой книжки сотрудниками и своевременную передачу данных в Пенсионный фонд России․ Следуя представленной инструкции, избегая типичных ошибок и используя возможности автоматизированного учёта, кадровый специалист сможет эффективно управлять этим документооборотом и минимизировать риски штрафов или недочётов в отчётности․

Помните: ключевые моменты – правильная дата, правильный вид заявления и установка флага «Отразить в трудовой книжке»․ При соблюдении этих условий ваш учёт будет соответствовать всем требованиям законодательства и внутренним регламентам организации․