В этой статье мы подробно рассмотрим порядок ведения трудовых книжек, их учет и хранение, а также особенности работы с электронными трудовыми книжками. Информация актуальна на 2026 год и основана на официальных документах и нормативных актах.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
Трудовая книжка – это документ, который содержит сведения о трудовой деятельности работника. Она является важным документом, подтверждающим стаж работы, квалификацию и другие сведения, необходимые для различных целей, таких как расчет пенсий, социальных пособий, а также для трудоустройства.
Кто отвечает за ведение трудовых книжек?
Ответственность за ведение трудовых книжек возлагается на работодателя. Работодатель обязан обеспечить правильное заполнение, хранение и выдачу трудовых книжек работникам. Обычно эту работу поручают сотруднику отдела кадров или бухгалтерии.
Самое главное помнить: Поручайте ведение трудовых книжек тем, кто хорошо разбирается в законодательстве и может избежать ошибок.
Порядок ведения трудовых книжек
Ведение трудовых книжек регламентируется Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда № 40. В соответствии с этой инструкцией, работодатель должен:
Завести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Эта книга предназначена для учета выдачи и возврата трудовых книжек работникам.
Завести книгу учета бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Эта книга предназначена для учета поступления и выдачи бланков трудовых книжек.
Заполнять трудовую книжку работника в установленном порядке. Записи в трудовую книжку должны быть сделаны на основании приказа работодателя.
Выдавать трудовую книжку работнику при приеме на работу и возвращать при увольнении.
Хранить трудовые книжки в безопасном месте.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей – это обязательный документ, который ведется работодателем. В этой книге фиксируются все операции с трудовыми книжками: выдача, возврат, уничтожение и т.д;
Пример записи в книге учета движения трудовых книжек:
| Дата | ФИО работника | Номер трудовой книжки | Действие | Подпись ответственного лица |
|————|—————|————————|—————-|——————————|
| | Иванов Иван Иванович | 1234567890 | Выдана на руки | Петров П.П. |
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 1 января 2020 года действует Федеральный закон, предусматривающий введение электронных трудовых книжек (ЭТК). В соответствии с этим законом, все основные сведения о работнике формируются работодателем в электронном виде и передаются для хранения в Пенсионный фонд.
Преимущества ЭТК:
- Удобство и доступность сведений о трудовой деятельности.
- Сокращение бумажного документооборота.
- Повышение безопасности данных.
Как работать с ЭТК:
- Работодатель должен добавить заявление о форме ведения трудовой книжки в СФР.
- Работодатель должен отслеживать статусы мероприятий и заявлений.
- Работодатель должен оформлять электронные трудовые книжки работникам.
Хранение трудовых книжек
Трудовые книжки являются документами строгой отчетности и должны храниться в организации как минимум 50 лет после увольнения работника. Они должны храниться в безопасном месте, защищенном от повреждений и несанкционированного доступа.
Что нужно знать работодателю в 2026 году?
- Необходимо вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них на бумажном носителе.
- Необходимо правильно оформлять записи в трудовой книжке.
- Необходимо соблюдать требования законодательства при выдаче и возврате трудовых книжек.
- Необходимо своевременно передавать сведения о трудовой деятельности работников в Пенсионный фонд.
- Обязательно ознакомьтесь с изменениями в законодательстве, касающимися ведения трудовых книжек.
Где найти дополнительную информацию?
- Официальный сайт Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь: [https://mintrud.gov.by/](https://mintrud.gov.by/)
- КонсультантПлюс: [https://www.consultant.ru/](https://www.consultant;ru/)
- Контур.Экстерн: [https://www.kontur.ru/](https://www.kontur.ru/)
Ведение трудовых книжек – важная задача для любого работодателя. Соблюдение требований законодательства поможет избежать штрафов и других неприятностей. Внимательное отношение к оформлению и хранению трудовых книжек – залог успешной работы и соблюдения прав работников.
Важно: Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. При возникновении вопросов рекомендуется обратиться к специалистам в области трудового права.