Ведение трудовых книжек регулируется Трудовым кодексом РФ и Правилами ведения и хранения трудовых книжек (приказ Минфина от № 320‑н). Для временных сотрудников порядок заполнения отличается от обычных работников, поэтому важно знать все нюансы.

Нормативно‑правовая база

• Статья 58 ТК РФ – срочные и временные договоры.
• Пункт 2.1 Правил № 320‑н – порядок заполнения ьного листа.
• Форма СТД‑Р и СЗВ‑ТД – образцы заполнения.
• Приказ Минфина от № 320‑н – актуальные требования к записи в книжке.

Какие документы нужны для оформления

1. Заявление работника о переходе на электронный вариант (если он отказывается – остаётся бумажный вариант).
2. Трудовой договор (или приказ о приёме) с указанием срочности.
3. Копия паспорта и ИНН (для заполнения ьного листа).
4. Приказ о переводе (в случае временного перевода на другую должность).
5. Образец заполнения ЕФС‑1 (для подтверждения стажа).

Пошаговая инструкция по заполнению

Подготовка ьного листа

На первой странице (ьном листе) указываются:

• ФИО работника.
• Дата рождения.
• Серия и номер трудовой книжки (если выдаётся дубликат – указывается «Дубликат», серия и номер).
• Сведения о предыдущем месте работы (если есть).

Если выдаётся дубликат, в правом верхнем углу первой страницы пишутся надпись «Дубликат», а в ьном листе прежней книжки – надпись «Взамен выдан дубликат с указанием его серии и номера».

Заполнение графа «Приём на работу»

В графе «Дата приема на работу» указывается фактическая дата начала работы. При временном переводе в эту же графу вносят дату начала временного перевода, но не отмечают слово «временный» – это делается только в сопроводительных документах.

Запись о переводе

Согласно Правилам, в трудовые книжки вносятся только записи о постоянном переводе на другую постоянную должность. Временный перевод не фиксируется в книжке, однако:

• Если временный перевод превращается в постоянный, запись вносится в графе «Перевод» с указанием даты и номера приказа.
• При окончании срока действия срочного договора в книжку вносят запись об увольнении (или о переходе на другую работу).

Заполнение графа «Работа»

В графу «Работа» (или «Должность») вносят:

1. Наименование должности.
2. Ставка (полная, 0,5 и т.д.).
3. Форму занятости (полный рабочий день, частичная).
4. Сведения о квалификации, если они предусмотрены.

Оформление вкладыша

Вкладыш в трудовые книжки заполняется полностью только при выдаче дубликата или при изменении сведений (например, при переходе на электронный вариант). В обычных случаях вкладыш не используется.

Ответственные лица

За корректное заполнение трудовых книжек отвечает:

• Кадровый отдел организации.
• Специалист по персоналу, который подписывает и хранит документы;
• Руководитель подразделения, который утверждает приказы о переводе и увольнении.

Частые вопросы

Нужно ли помечать в книжке, что работник был принят временно?

Нет. По ТК РФ в книжке не указывается тип договора (временный/постоянный). Отметка делается только в сопроводительных документах (приказе, трудовом договоре).

Как оформить перевод на другую постоянную работу?

В графе «Перевод» указывают дату перевода, номер приказа и новую должность. Если перевод происходит в рамках временного перехода, запись в книжку не вносится, но при переходе на постоянную позицию – вносится.

Что делать, если работник отказался от электронного варианта?

Тогда в организации продолжают вести бумажную форму трудовых книжек, заполняют её в соответствии с ППбХ (приказ Минфина № 320‑н) и сохраняют в архиве.

Как правильно оформить дубликат?

На ьном листе прежней книжки пишут: «Взамен выдан дубликат с указанием его серии и номера». В правом верхнем углу первой страницы дубликата ставится надпись «Дубликат». Серия и номер дубликата заносятся в соответствующее поле.

Примеры заполнения

ьный лист (пример):
ФИО: Иванов Иван Иванович
Дата рождения: 
Серия/№: 1234567 / 001
Предыдущее место работы: ООО «Старое» (с по )

Графа «Приём на работу»:
Дата приема: 
Приказ № 123 от 

Графа «Перевод» (если произошел постоянный перевод):
Дата перевода: 
Номер приказа: 456 от 
Должность: Инженер‑технолог
Ставка: 100%

Заполнение трудовых книжек временного работника требует соблюдения строгих требований ТК РФ и Правил ведения книжек. Главное – правильно оформить ьный лист, не фиксировать в книжке временный перевод, а в случае его превращения в постоянный – внести соответствующую запись. Ответственность за точность ввода несет кадровый отдел, поэтому важно проверять каждое поле перед подписанием документа.

Соблюдая описанный порядок, вы гарантируете соответствие законодательству и избежите ошибок при расчёте стажа и выплатах.