Ведение трудовых книжек остается одной из ключевых обязанностей работодателя, несмотря на активный переход на электронный документооборот. В 2026 году правила заполнения бумажных трудовых книжек строго регламентированы Трудовым кодексом РФ и актами Роструда. Ошибки в записях могут привести к проблемам у сотрудника при назначении пенсии или получении кредитов, а также к штрафам для организации.
В этой статье мы подробно разберем, когда вносить запись, как правильно ее оформить, что делать, если сотрудник проработал менее 5 дней, и приведем образцы заполнения.
Когда необходимо вносить запись: правило «5 дней»
Одним из самых важных нюансов, о котором напоминает Роструд, является срок фактической работы сотрудника.
- Если сотрудник проработал 5 дней или меньше и уволился, запись в трудовую книжку не вносится. В этом случае работодатель просто возвращает документ работнику без каких-либо отметок.
- Если сотрудник проработал более 5 дней, запись о приеме на работу обязательна.
Важно помнить: если запись о приеме уже была внесена (например, в первый день работы), но сотрудник не доработал до 5 дней и уволился, то в общем порядке необходимо внести запись об увольнении. Исправлять запись о приеме как «ошибочную» в этом случае не нужно — фиксируется факт расторжения договора.
Сроки внесения записей
Согласно актуальным требованиям, запись о приеме на работу вносится в графу 3 раздела «Сведения о работе»:
- В течение 5 рабочих дней с даты начала работы сотрудника (на основании ч. 1 ст. 68 ТК РФ и актуальных разъяснений 2026 года).
- Основанием служит приказ (распоряжение) о приеме на работу.
Кому положена бумажная трудовая книжка в 2026 году?
С 1 января 2021 года для новых сотрудников заводится только электронная трудовая книжка (ЭТК). Бумажный вариант ведется в следующих случаях:
- Сотрудник был принят на работу до 1 января 2021 года и не подавал заявления о переходе на электронную версию (или подал заявление о ведении бумажной).
- У сотрудника есть бумажная трудовая книжка, заведенная ранее, и в ней есть свободные страницы. В таком случае оформлять новую книжку не нужно, записи вносятся в существующую. Если место закончилось — оформляется вкладыш.
Примечание: Если трудовая книжка была утеряна или испорчена не по вине работодателя, сотрудник пишет заявление о выдаче новой (или дубликата) с указанием причины.
Инструкция: как заполнить раздел «Сведения о работе»
Запись вносится на основании приказа о приеме. Все данные должны точно соответствовать документам.
Алгоритм действий кадровика:
- Графа 1: Проставляется порядковый номер записи (сквозная нумерация в разделе).
- Графа 2: Указывается дата приема на работу (число, месяц, год). Дата должна совпадать с датой начала работы по трудовому договору.
- Графа 3: Вносится сама запись.
- Пишется: «Принят в [название отдела] на должность [название должности]».
- Если работа вахтовая, обязательно делается отметка: «с применением вахтового метода работы».
- Если сотрудник переводится на другую должность внутри компании, запись будет: «Переведен в…».
- Графа 4: Указываются реквизиты документа-основания: наименование, дата и номер приказа (распоряжения) о приеме на работу.
Образец записи о приеме на работу (2026 год)
Ниже приведен пример того, как должна выглядеть запись в таблице раздела «Сведения о работе»:
| 1 | 2 | 3 | 4 |
|---|---|---|---|
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу… | Наименование, дата и номер документа |
| 15 | Принят в отдел логистики на должность менеджера по продажам. | Приказ от № 45-к | |
| 16 | Принят в строительный цех на должность сварщика с применением вахтового метода работы. | Приказ от № 51-к |
Особые случаи и частые вопросы
Совместительство
Запись о работе по совместительству вносится по желанию работника. Это делает работодатель по основному месту работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (справка, копия приказа).
Исполнение обязанностей временно отсутствующего
Если сотрудник временно исполняет обязанности другого работника (без перевода), запись в трудовую книжку не вносится. Запись делается только при официальном переводе на другую должность.
Дистанционные работники
Перевод на дистанционную работу или прием дистанционного работника оформляются по общим правилам с внесением записи в трудовую книжку (если она ведется в бумажном виде), но с указанием специфики работы, если это отражено в приказе.
Ответственность за ошибки
Работодатель обязан обеспечить правильность и своевременность записей. Неправильное заполнение (например, внесение записи при стаже менее 5 дней с последующим увольнением без фиксации расторжения, или наоборот — отсутствие записи при стаже более 5 дней) может быть расценено как нарушение трудового законодательства.
При обнаружении ошибки в записи (например, неверная дата или должность), она не зачеркивается. Ошибочная запись признается недействительной путем внесения новой записи с указанием: «Запись за номером таким-то недействительна», после чего вносится правильный вариант.
Внесение записи о приеме на работу — процедура, требующая внимательности. Главное правило 2026 года: вносим запись в бумажную книжку только тем, кто проработал более 5 дней, и делаем это в течение 5 рабочих дней с момента начала работы. Соблюдение этих норм защитит права сотрудников и обезопасит компанию от проверок.